総務、労務のピンチヒッターを任される2

総務、労務のピンチヒッターを任される 1
はこちら。続きです🙈🙏

■月初給与計算

業務を分担した。
いくらピンチヒッターとはいえ、社員の給与を公開できない。ということで、
勤怠の締めと、工数の締めを私と部長で主に担い、その後の社労士から戻ってくる、いわゆる金額が乗った業務に関しては、部長、執行役員、取締役で担う方針となった。
2営業日12時までに、工数を締めなければならない。そしてこの工数を締めるためには、勤怠が締まっていなければならない。

実質、1営業日で勤怠を締めなければ、期日に間に合わない。私はやってみるまで、この難しさの意味がわからなかった。
使っている勤怠ソフトはチームスピリット。
毎日打刻しているのに、1影響日かかる意味が全くわからない🤔現に私は、1営業日の11:00には、上司に【勤怠の月次申請】(これで勤怠完璧です、という申請。この申請を上司が承認することによって、個人の勤怠が締まり、確定する)を申請している。
大きな修正ややり忘れもないので、上司の承認に1営業日がかかるものだと思っていた。

■じ、事業部、、、！！

11時。コーポレートのみんなは順調に月次申請を申請。なんの問題もない。
私はまだ、問題の根深さを知らない。

(事業部もそろそろかな？)と思って、先頭チームの勤怠状況を見て、一瞬絶句した。
エラーを示す【！】ビックリマーク表示の嵐。
休みに休暇申請も出していないようで、空白の日もある。
それが、一人ではなかった。
チームのほとんどがそういう状態である。
忙しかったのかもしれない。そう思って、14時まで待ってみることにした。

きっと、今一生懸命打刻修正をしてくれているに違いない。

14時半。
30分長めに待ってみたが、申請は一つも上がってこない。
仕方なく、本人にDMで聞いてみる。
「本日もお疲れさまです！！お忙しいところ申し訳ありません、勤怠がまだ締まってないようなのですが、本日内のご対応は可能でしょうか？🙇」

とりあえず、【！】が出ているが対応してなさそうな社員に片っぱしから送った。

「今日の22時までにはやります」
「ちょっと今日は厳しくて….明日の朝一でもいいですか？」
「何すればいいんでしたっけ」
「なぜか月次申請ができなくて～～」

この日、私は「本日内の対応」ではなく、「本日17時までの対応」と書かなきゃだめだと学んだ。
そこからはDM対応の嵐。

1営業日の15時から、「これどうすればいいんですか？」を聞かれるとは思わなかった。
その質問のほとんどが、エラーが出ていたり、申請時間がおかしくてきちんと反映されていないことが原因なのだが、
そのときの私は、解決策も原因もわからない。

「確認します。。。」
そうは言っても、私から誰かに確認できる先はない。
すがるように、チームスピリットのお問い合わせフォームに質問を送っていく。
チームスピリット：「回答までに2営業日ほどかかります」

この時すでに1営業日で締めるということは断念した。部長に状況と難しそうなことを報告する。
なるほど。これは大変だ。

この作業を、今まで一人で。。
歴代労務の有難みを改めて痛感した。