主体性をそだてる
本日もお疲れさまです🙇🙌
leeです。
簡単に自己紹介を！
エンタメ関連の企業で総務をやってます。4年目間近にして、どんな突発対応であろうが今のところスピードとクオリティは担保できてます。
さて、本投稿は、SOU-MU部のアドベントカレンダーです！🙈🙏🌟このために、あわただしくnoteを始めたと言っても過言ではありません😋
私が働く企業の【行動指針】のなかに、【主体性】が入ってます。主体性ってこれと言った答えもなくて難しいですよね。でも私はこの一年で、主体性がにょきにょき芽吹いた体験をしました。
その記録をここに。
■週一の全体朝礼
私たちは、週に1度、コーポレート全体朝礼を行います。部長や執行役員と、各部署チームメンバー10名、合計12名。
固定アジェンダなどは特になく、進行役は部長。
発言は自由です。
自分からの確認事項がなにもない時、
他者からの依頼や確認がなにもない時
この会議は人によっては
【ただただ人のやりとりをBGMとしながらタスク処理する30分】という時間に姿を変えてしまいます。
これを12人全員でやる意味とは、、？？
はじめた直後に感じた違和感は回を重ねるごとに薄くなり、ある程度形式化した朝礼は6か月目に入ります。
■問題提起
きっかけはいつも突然。
同じ頃、私と同じ総務チームで労務を担当してくださってた方が退職されました。
同僚がいなくなった現実を受け止められず、数日、本当に闇のようなモチベーションでした。
そして迎えた全体朝礼。
自分の気持ちが落ち込んでいるからなのか、その日は特別でした。
「みんな、暗すぎじゃない？」
逆に私が心配になるくらい、朝礼が暗く、淡々とこなされて、冷たい感じ。
何より歯がゆかったのは、
「それは、他のチームに聞いてみないとわからないな」という方向になったとき、
【話題を直接振られるまで答えない】という現象です。
【知ってる人が答える】ではなく、
【知ってるけど別に(自分に聞かれてないから)答えない】
そういう空気が蔓延してました。
他メンバーに感想を聞いてみましたが、
「え？いやいつも通りだったじゃないですか笑」
そうだったんだ。いつもこんな形式的な会議をやっていたんだ。
最初に感じた違和感を取り戻した気がします。
その日中に管理部のchで部長宛にメッセージを送りました。
「来週の朝礼のファシリテーターをやらせてください。自分含め管理部全体の士気をあげます。」
■いざ、朝礼！！
翌週。
まずは全員の目線を合わせるために、一枚スライドを作りました。
朝礼の時間は30分取っているものの、いつもなんだかんだで20分くらいには終わっていたので、
タイムテーブルは以下のようにしました。
・チームごと確認事項と共有(8分)
・部長から連絡あるいは共有(5分)
・執行役員の方から連絡あるいは共有(5分)
・個人報告(10分)
部長と執行役員のかたには、必要な所要時間を伺い、予め10分を残したいことをお話しておいたので
無理のないタイムテーブルになりました。お二人ともできるだけ短縮して、私にパスしてくださいました！！😢🙏
そして全体の確認や共有を終えて残すところ16分。画面共有を停止して、全員の顔が見える全体ビューモードへ。
「今日はこれから、先週一週間、皆さんがやった仕事を教えてください」
全員、ポカーンになりました笑 事前に何をするのか共有もしてなかったので、当然です😂
「周りの人に感心を持つ」
「自分のやった業務への矜持」
目的はこの二つで定義したと記憶してます。
lee「まずは私から。月初だったので支払い申請を完了させて、与信調査と問い合わせ対応やりました！」 はい、次！！Aさんんん！！！！
メンバー同士の連携を生むために、指名制に。
えー？、と困惑する、Aさん笑。
経理Aさん「私は、、、先週は月次締めの作業しかできてません。。支払い漏れがないよう確認や承認をしました。。。なんか、全然大したことできなくてごめんなさい」
lee「何言ってるんですか。月次締めなんて、先週一番の主要業務ですよ。それがあるから、事業が成り立ち、会社が存続できるんです！！！ありがとうございます！！！」
仕込みはしなかったのですが、私がありがとうございますを言い終わった後、自然と拍手が起こりました。皆からAさんに送る拍手です。
率先して拍手してくれたのは、部長と役員のかたでした。こんなに有り難いことはありません。
それから9人が発表した全ての業務に
私のめちゃくちゃな主観を乗せて、ありがとうを伝えました。
「その業務のおかげで給与計算が進みます。エラーの指摘や、～してください など、言いづらいことを率先してくださりありがとうございます」
「月初から働きすぎじゃないですか？！寝て！休んで！ありがとうございます！！」(たまに雑)
「▲▲君が先週この点気づいてくれなければ、認識違いから多くの時間的損失をだすところでした。ありがとうございます」
最初の入りが良かったので、拍手もセットになりました。拍手された側は照れて恥ずかしそうでしたが、それでも全員が笑顔になれました。
笑顔と拍手と、「ありがとう」。
一週間前には沈黙や淡白さが目立った会議に【温度を乗せることができた】という手応えがありました。終了時間にもなったので、私から閉会の言葉です。
そこへ、部長が「待った」をかけました。
部長「leeさん。こんなに素敵な企画を持ってきてくれて、ありがとうございます。来週からもお願いできればと思いますが、いかがでしょうか？」
この言葉に、再度皆さんから拍手が乗りました。
私が一番照れてしまいました。
「はーい！それでは、来週からもよろしくお願いいたします！」
それから私は、全体朝礼のファシリテーターになりました。
■変化
そこから4週間くらい、【個人的週間業務報告】を続けてみました。
2回目から私が個人の発表に併せて、【●●さんはいい忘れているが、私としてはとても有難かった業務】をコメントしました。
すると、これに続いてくれる方が増えました。
「〇〇さん、自分では言ってませんでしたが、(こんなことがあって～)僕はこの業務にとても助けられました！」
「▲▲さん、昨日この突発対応に対応してくれました！」
「●●くん、先週のあの件、ご対応本当にありがとうございました」
経理も財務も人事も、チームを越えて、
それぞれ皆で言葉を贈り合いました。
思いは、言葉に！！
これを全体で実現することができるようになりました。
■褒め会
7月に入り、少しマンネリ化する予兆を感じたので、【個人業務報告】はやめました。やめる際、一つ宿題を出しました。
「次週から、【褒め、褒まられの会】をやります。個人について、いいなと思うところ、ありがとう、溢れる想いを存分に語ってください。褒められる方、謙遜しないで全てを受け止めてください。全員に対して、考えてきてください」
次の企画は事前準備に結構力を入れました。
・コーポレート管掌取締役へ絶対参加を依頼
・コメントスクリーンの環境構築
・次回は25分ワークショップやるよを周知(だから業務の確認はできないよ、を併せて)
当日の朝も気合い入れてメッセージを送りました。取締役に絶対参加をお願いしたのは、取締役から直接かけられる言葉は、やはり特別だと思ったためです。あまりない機会に、全体に少し緊張が走ります。
さて、始まりました！
スライドの準備ももちろんあります。
コメントスクリーンのQRコードと、流れるコメントとかぶらないように、背景色にも配慮して。
ほまられ対象を選ぶあみだもツールで作りました。
違う人が伝えている【褒めに共感】する時はコメントスクリーンでのリアクションに乗せる というルールにしたので、画面はハートマークや拍手、😊など、たくさんのリアクションで埋め尽くされました。
結果、大成功でした。あみだで選出された一人に対して、全員が2分ほどの持ち時間で、魅力と感謝とステキ！！を伝えまくりました。
皆さんの顔や、褒まられ対象者の締めの一言に熱が乗り、モチベーションを高めるには十分すぎた30分でした。
3回目からは、管理部のchにほめスレッドを立てて、そこに送信してもらう形にしました。これにより、通常の業務確認を行いながら、【褒め】が実現できたので、30分の時間にしばられません。文字にも残るので後から見返せますし、とても良かったです。
■今後、この30分の朝礼をどんな時間にしたいのか
9月末頃で、褒め会は全メンバーを回りきりました。私が次々に企画を持ち出してもいいのですが、一つ気になる点がありました。
「皆さんはどのような時間にしたいのだろうか」
私一人のエゴで、皆さんの大事な朝の30分を使うことに抵抗を覚え、再び一週間の宿題を出しました。
「次週までに、この朝礼30分をどう使えば良いか考えてきてください」
頼ったツールはhidaneというブレストツールです😋😋
事前に何をするのか誰にも教えませんでしたが、もう皆さん、私の突然のワークショップにも慣れ尽くしたようです。笑
結果、22ものアイデアが出ました！
【色々な話をシェアしあいたい】という内容が多く、業務のTipsから、プライベートに及ぶことまで幅広く【これやりたい】のアイデアがでました。
【クイズ】というのも面白かったです。
このツールを使う前に、【誰が何の案を出したのか】を吸い上げるため、個人に色を振り分けています。出したアイデアに沿って、後日私から1対1のお時間をもらい、mtgを組んでいます。
次なるミッションは【出した案のファシリテーターを務めてみる】です。もちろん丸投げにはせず、「どうすればいいかな？」を一緒に考え、当日の運営をサポートしています。
まだ全員を回りきってませんが、
「人前で話すことが苦手で。。」と言っていた方も入念な事前準備によって、大盛りあがりで終えて自信になったり、
効率化を叶えるために、自ら立派なアジェンダ表を作ってくれた方もいました。
共有している時間とは別のところからも得るものが大きいです。
何より、今後の朝礼のネタがあと15個もあるのだと思うと、私自身が楽です笑😏🙌
■何が変わったのか
7月以降、大きな変化を二つ実感しました。
①ポジティブなこと、所感など思ったことを声に出す文化の醸成
②管理部全体の生産性向上
①は管理部全体chでポジティブな共有が圧倒的に増えました。ありがとうはもちろん、オススメ書籍、事業部から聞いた効率化情報など、とにかく全員向けの発信がとても増えました。また、それに対する返信やリアクションも増えて、管理部全体で日々会話が弾むようになりました。
②上記のように会話が弾んでいくうちに、他部署への依頼や質問に対しても「横からすみません！その件こうなりました！」と当事者でなくても、発信できる幅が広がりました。自分の業務以外にアンテナを張れるようになり、回答スピードがあがったり、自分なりの見解や特色を出せるようになりました。
6月からの半年間、私は【自分には関係ない】という意識を生まない会議運営を意識してきました。
業務報告、褒め会、ブレスト、ファシリテーター
どれも必ず一度は発言を求められるためです。
意識が変わり、行動が変わる。
皆さんがワークショップの都度「何て言おう？」、「他の方はなんと言うんだろう？」を意識してくれた結果と、その声に出した効果(相手の喜びの可視化や、モチベーションそのものの向上)を実感できたことが影響として大きかったと思います。
一回【じぶんごと化】させてみた→【自分ならばこうだ】の主体性が芽を出した→思いは声に→会議以外でも、【じぶんごと化】が日常になった→主体性×自分らしさの組み合わせ技が叶った
ほんの一歩目に過ぎないのかもしれません。
まだまだ課題は多く、理想の形ではありません。
ですが着実に半年間で確かな一歩を踏み出したとおもってます。
今後も、週に1度の時間を生かしながら
めぶいた新芽に花を咲かせます！！！
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