【仕事のコツ】メール時間をとにかく短くする方法
こんばんは。あおさんです。
今日は、仕事中に実は多い「メール時間」をとにかく短くする方法をお伝えします。
※弊社、メーラーがoutlookではなくGmailなのでGmail寄りの内容になりますが、メーラーに限らず使える方法もあります
まずはこちらの機能、皆さん使ってますか？
・Gmail ショートカット
・Gmail テンプレート
・ユーザ辞書
・クリップボード
会社の人と話していて、あまり使っている人がいなかったのでもしかしてまとめておいたら需要があるかも？と思い投稿することにしました⭐️
Gmail ショートカット
Gmailでも設定をすればショートカットキーが使えます！
例えば、メールに返信をするときにはキーボードのAを押すだけで全員返信の画面がすぐ出てきたり、
Fを押すだけで転送できたり、
とかなり便利です。
目指せノーマウスの私はかなり使ってます。
設定方法などはこちら↓
Gmail テンプレート
こちらも、設定をしなければ使えないので実は知らない人も多いのかも？
よく使うようなメール文面があれば、予め登録しておきましょう！
毎回同じような文面を送るときにいちいちコピペ→送信ではなくてテンプレートを読み込むようにすればかなり時短になります。
私は顧客との打ち合わせ後の御礼メールや、日程調整メールなどを登録してます。
設定方法はこちら↓
ユーザー辞書
パソコンに登録するユーザー辞書ですね。
会社名、自分のメールアドレス、会社の電話番号、のほかにも
・「おつ」と打ったら「お疲れ様です。〇〇です。」
・「おせ」と打ったら「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。」
・「しりょう」→「本日の資料を添付いたしますので、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
など、少し長めの文章も登録しておくとかなり便利です！
同僚に伝えたら、
「それを登録するのが手間なんですよねぇ〜」と言っていましたがまずは5分くらい時間とって登録しちゃえばあとは楽なので。やりましょう！
こちらの記事がわかりやすかったです。
クリップボード
パソコンのクリップボード機能です。
これ、弊社だと知らない人が半分くらいいました！
（IT企業なのにぃぃぃー！）
「コピー」「切り取り」したテキストや画像を一時的に保存できて、すぐ呼び出してペーストできる機能です。
こちらの設定方法がわかりやすかったです↓
タイピングを速くする
実は基本的なことですが、タイピングが速いとそれだけでメールも速いし仕事の効率化も上がります。
私は毎日、業務開始する前にタイピング練習ゲームの寿司打でタイピングをするようにしています。
1秒で5.7文字くらいは打てるようになったので、毎日コツコツ続けると楽しいですよー！
※音が気になるので静かにplayモードがおすすめです
以上、メール時間を短くするためのまとめでした！
それではまた♡
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