利用するシステムについて
※この記事は入社予定の方に向けたご案内です。
こんにちは！
ラクラス株式会社、総務人事部・人事グループです。
このページでは、業務に利用するシステム（アプリケーション）や、情報セキュリティの仕組みについて説明します。
就業開始日までにご一読くださいますようお願いいたします。
業務で利用する主なシステム
Google Workspace
当社ではGoogle Workspaceを導入していますので、メールはGmail、カレンダーはGoogle Calender、チャットはGoogle Chatを使用しています。
なお、Googleドライブなど情報漏洩につながる機能については、管理者側で利用を制限しています。
Confluence/JIRA
当社ではグループウェアとして、Atlassian社のConfluenceとJIRAを使用しています。
Confluenceは情報共有のためのプラットフォームで、社内Wikipediaのようなものだと思ってください。JIRAはタスク管理のためのプラットフォームで、仕事を依頼する際にはこのシステム上でチケット（作業伝票）を起票して依頼します。
当社内では、この二つを合わせて「CoJIRA（コジラ）」と呼んでいます。
オンライン会議ツール（Zoom/Meet）
当社ではオンライン会議ツールとして"Zoom"と"Google Meet"を利用しています。
現在社員の７割程度が在宅で就業していますので、毎週月曜日の全社朝礼や社内の勉強会、説明会などはZoom上で開催しています。
どちらのツールについても全社員にユーザアカウントを付与していますが、Zoomのエンタープライズライセンスはマネージャー以上に限定して貸与していますので、大人数での会議を実施したい場合や会議を録画したい場合などはマネージャーにご相談ください。
LINK
お客様人事部門と当社担当者との間で個人情報を含むファイルを授受する場合は、自社開発のチャットツール「LINK」を用いています。
LINKは当社が提供するワークフローシステムの一機能として提供されており、権限を付与されたユーザだけが利用できます。IPアドレス制限やクライアント証明書などを用いて不正な外部アクセスを防止しています。
また、「給与計算に関するスレッドは、お客様企業の労務担当と当社の給与計算サービス担当のみが閲覧できる」というような制御も可能です。
その他
その他、社内業務用のツールとして以下のようなクラウドサービスを導入しています。
・COMPANY Web Service（人事申請）
・COMPANY Hiring Process Manager（雇用契約管理）
・SAP Concur（経費精算）
・WAN-sign（電子契約）
・PALMS / edulio（eラーニング）
情報セキュリティに関連するシステム
仮想デスクトップ環境
お客様の個人情報を扱う業務は、原則としてデータセンター内の仮想デスクトップ（VDI：Virtual Desktop Infrastructure）にアクセスして行います。当社ではVDIシステムとしてMicrosoft社の「Azure Virtual Desktop（AVD）」を導入しています。
VDIにアクセスするための端末としては、機能が制限された「シンクライアント端末」というものを用います。シンクライアント端末は、インターネット接続以外の機能が制限されており、電源を切った際には初期設定に戻るようになっています。初期化されることでExcelファイルやアクセス履歴なども全て削除されるため、万が一盗難された場合でも個人情報が漏洩することはありません。
VDI内では、ホワイトリストにてアクセスが許可された一部の接続先を除き、外部サイトやクラウドサービスを閲覧・利用することはできません。インターネット上で調べものをする際は、ローカル環境からアクセスする必要がありますのでご注意ください。
HENNGE Oneについて
メールを介して個人情報が流出することを防止するために、HENNGE Oneというセキュリティサービスを利用してGmailの機能を制限しています。
例えば、お客様の個人情報を扱う部門については、Gmailで外部アドレスにメールを送る場合にマネージャー以上の役職者の承認が必要となります。（日常的なお客様とのやりとりは前述の「LINK」を用いています）
また、社外からGmailを閲覧する場合はHENNGE Secure Browserという専用ブラウザを利用する必要があります。このブラウザ上ではメール本文の閲覧はできますが、ファイルをダウンロードしたりテキストをコピーしたりすることはできません。
QND Client Logについて
業務で利用する端末にはクオリティソフト社のログ管理ソフトウェア"QND Client Log"を導入しており、情報セキュリティの保全を目的として電源のオン/オフ、ログイン/ログアウト、Webアクセスなどの履歴を取得しています。
説明は以上です
最後までお付き合いくださりありがとうございました。
ご不明な点がございましたら遠慮なく人事グループまでお問い合わせください。
それでは入社日にお会いできることを楽しみにしています。