組織運営

組織運営の手法

プロジェクトマネジメントの基本は現物確認と記録です。一つの作業が完了すると担当者は確認書（Inspection form）を準備して内容の確認をしてもらい、内容がプロジェクトの要求書（仕様書）に照らして間違いがないことを証明してもらいます。確認書の証明をもって次の作業開始に移ります。内容確認をするために任命される人（照査、検査、監査員）は組織により違いがあるでしょうが、大切なことは作業完了確認に作業担当者以外の目が通り記録を残すことです。
ワクチンが適切な温度で保管されておらず、廃棄せざるを得なかったという報道を幾度も聞きますが、保管時の作業完了確認がおろそかになっていたというようなことがあったのではなかったでしょうか。
議事録も同様に話されたことをそのまま記録することが求められています。もちろん会話体を記録体に変換することはあるでしょうが、話し合いの内容を要約したり、意訳したりしてはいけません。
また、議事録を残すか残さないかの基準は、機関決定のための打ち合わせか、単なるブレーンストーミング的な雑談かによります。機関決定の会議は公表されることを前提に考慮しておく必要がありますから、書記（組織内で任命される人）による正確な議事録が必要です。ブレーンストーミング的な話し合いならば、参加者は各自でノートを取っておくことを薦めます。
以上のような組織運営の手法を守ることで、組織運営の質が確保されて信頼が得られることになります。
次の図-XXは上に説明しましたプロジェクトマネジメントのイメージです。