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だから、ぼくはヒーローになれない episode 17 -カップヌードルとメールの返信は3分以内にかぎる-

こんにちは、イイジマケンジ|kushamiです。

自宅でのリモートワークが続くと、料理に凝るようになった。
といっても生来の面倒くさがりな人間なので毎日毎食料理をすることはできない。

そんなときには”ドーピング”としてカップラーメンを食べる。
特に、カップヌードルが好きだ。あの、”本物のインスタント食”というアイコニックになっているのが好きだ。

今日は、そんなところから、「カップヌードルとメールの返信は3分以内にかぎる」をテーマに。

1日の終りの受信トレイはすっからかんにすべき

メールの受信トレイはすっからかんにして1日の仕事を終わらせたい。受信トレイに残っているメールは、「未来の自分への借金」と考えている。
なるべく早めに返せるものは返したほうがいい。
メール返信への期待値は、リボ払いのように、どんどんどんどん高まっていく。

だから、なるべく早いうちに先手を打つことが大切で、僕は「3分ルール」を徹底している。

【メール返信の3分ルール】
・メールをいったん読んだら「すぐに回答できる」「第三者への確認・相談が必要だからすぐに回答できない」で判断する。
・(すぐに回答できると判断)3分以内に回答する。
・(すぐに回答できないと判断)3分以内に「内容確認するので明日までに状況を確認してお返事する」と返す。

”3分以内”が重要

3分以内にメールを返す癖をつけることが大切である。
3分以内だったら、相手のハードルもあがっていない。時間が経てば経つほど期待値があがる。3分だったらメールもそんな長文じゃなくていい。

そもそもメールを丁寧に書いても、相手が心を込めて読んでくれるかどうかわからない。
あなたのメールにはそれほど価値があるのか?を常に自問自答したほうがいい。

だから、最低限の挨拶・伝えたい内容を端的に記載する。1つのメールに10分以上かけてメール本文つくっていると、「〜〜させていただきたく、〜〜させていただければと存じます」的な何言っているのかわからない文章が増えるだけである。

メール作成の時間がかかるのは、内容を伝えることよりも、相手の機嫌をとるための言い方・言い回しに時間をかけている人が多すぎる。そもそもそんな礼儀はかえって失礼である。伝えたいポイントを端的に。を心がける。

そうしていくと、どんどん無駄な時間を割くことができ、企画検討や社内・社外の人との相談時間を長く確保することができる。そしてさらにブラッシュアップした企画をつくるのだ。

なぜこんなテーマにしたのか

とくにリモートワークになって、対面で話す時間よりもテキストベースで討議することが圧倒的に増えた。
なによりもテキストの価値が高まっているからこそ、テキストの書き方でその人の価値・センスがわかるくらいの状況になってきている

メールが早い人=仕事ができるというのは半分正解、半分間違いだと思っていて、本当に仕事ができる人は、自分の価値を最大限に発揮できるポイントを理解している人であるかどうかだと思う。

メールが早くて仕事ができる人は、相手からのメールを見た瞬間に次のアクションを決定し、即座に行動に移せる人である。自分の中でのメール閲覧・作成のリードタイムをいかに短くするか。そしてメール返信していくなかでも、次のアクションのTO DO整理をおこなう。そうすることで単なるメール作成の非効率的時間が、チームメンバーとのMTGのアジェンダ整理の時間に生まれ変わる。

メールを返信する3分間を価値を最大限に発揮するための3分間にしてほしい。


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1987年生まれの代々木上原在住のPRパーソン/座右の銘は「最高のNo.2」、現時点は「最高の数合わせ」として日々従事/PRパーソンとして独立(今ココ) ← オズマピーアール ← 富士通 ← 早稲田大学 ← 立教大学中退 ← 川鶴ひばり幼稚園/PRSJ認定PRプランナー

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