複数クライアントとの予定調整とタスク管理どうする問題
フリーランスライターのふみです。突然ですが、複数クライアントとの予定調整とタスク管理、どうしてますか？会社員時代、もしくは完全にフリーの時には困らなかったこの問題に頭を悩ませることになったのが2ヶ月ほど前のことでした。
そこで試行錯誤した結果、まあまあいい感じの自動化とタスク管理方法を見つけられたので、ご紹介させてください。
なお、やや中級者向けの内容だと思われますので、悪しからず。
ふたつのドメインのGoogleカレンダーを自動で同期させたい
現在、YOUTRUSTで週の約半分を稼働しており、残りの半分で他のクライアント様のお仕事をこなしています。
YOUTRUSTでは個人のメールアドレスを発行してもらっているため、予定はすべてそれに紐づくG suite（最近名前が変わった気がするけど、まあいいや）のカレンダーで管理しています。
YOUTRUST1本なら、そのカレンダーのみでプライベートの予定も管理する方法がありますが、私の場合、自分のG suiteカレンダーもあり、それをクライアント様に非公開設定で共有しているので、転記の抜け漏れがあるとダブルブッキングが起こってしまいます。
一番抜け漏れがあるのが、誰かから招待された予定。
自分で登録する予定の場合、登録の時点でもう一つのカレンダーにコピーしちゃえばいいのですが、招待の予定の場合「うっかり」が生じやすい。
何とかして自動化できないかなーと思っていたところで閃いたのが、みんな大好きZapierです。
特定のGoogleカレンダーに予定が追加されると任意のGoogleカレンダーにコピーされるZapを作成。
私の場合は、YOUTRUSTのカレンダー→自分のカレンダーを設定しています。
これで、勝手に自分のカレンダーに予定が登録されるので、転記の抜け漏れはほぼなくなりました🙌
ちなみに、2.のアクションでStart DateとEnd Dateを上記のように設定しないと、うまく時間が反映されなかったので、プチTips。
使うアプリを減らしたいから全部Notionに突っ込みたい
と、カレンダー問題が（ほぼ）解決できたところで次はタスク管理問題です。
これまではYuji Tsuburaya さんのNotionを使ったタスク管理方法を真似していました。
これはこれでとっても便利なんですが、Googleカレンダーと同期できたらもっと便利だね？と思ってしまったわけです。
で、タイミングよくリリースされたのがNotionのAPIを活用したサービス。
有料ですが、これを使ってNotionのデータベースとカレンダーを同期させることにしました。
こんな感じでシンクされます。
私は個人のカレンダーのみを連携させています。その辺りのリスク管理はご自身で！！
最初にテンプレートが準備されているので、それをベースにカスタマイズしていくのが楽だと思います。
現在のNotionのトップページ
Today、Weekly Tasksと2枚目がGoogleカレンダーと同期している部分です。
Weekly Tasksのフィルターの内容。Formulaはテンプレートに組み込まれているので、自分で設定する必要はありません。ありがたや……
この方法の便利なところは、カレンダーの詳細部分に自動でNotionのページが紐付けられるところ。
こんな感じでテンプレートを準備しておけば、
すぐにメモを取ることだってできるのです。
打ち合わせの時に取ったNotionのメモにカレンダーから直接飛べるのはなかなかに便利。
タスク管理は？
先程の円谷さんの方法を踏襲しつつ、データベースをGoogleカレンダーと同期するものに変更しています。
左サイドバーに表示しているのは、まだ具体的な行動予定日が決まっていない雑なタスク。
フィルターをかけて、何も定義されていないものが表示されるようにしています。
そこからドラック＆ドロップでタスクを移動させます。
カレンダービューの設定はこんな感じ。
このカレンダービューに入ると、自動で「✅task/todo」というカレンダーに登録される仕組みです。
Googleカレンダーにもちゃんと反映されますね！
ちなみに、iPhoneからはFast Notionというアプリを使って、カレンダーデータベースにタスクを追加できるようにしています。
まだ何となく改善の余地がありそうだなと思いながら運用しているので、そのうちまた新しい方法を試す可能性は大ですが、ひとまずはこのやり方である程度の問題は解決できました。めでたしめでたし。
最後に宣伝
私がカレンダー問題を抱える原因になったキャリアSNS「YOUTRUST」。
最近ちょっとだけツイッターを賑わせているので、知っている方もいらっしゃるかもしれません。（ありがたや）
というわけで、このnoteがちょっとでも有益だなって思っていただけたら、ぜひYOUTRUSTにもご登録をお願いします（何でやねん）
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