【私MEMO】展示会 出展までの準備
なにごとも、成功させるには 準備が大切。
展示会・イベントは、１回きりでやり直しがきかない。
日程を先延ばしにすることもできない。
準備不足は、即、失敗につながる。
急に、
展示会の担当して！ といわれても
何から手を付ければいいのかわからない。ということもある。
会社から即日で移動できる展示会はよいが
新幹線移動など移動に時間のかかる展示会は、
忘れ物があってもすぐには届けてもらえない。
ましてや、
大規模な展示会は年に１回、あるかないか。
毎度、何をするんだっけ？となる。
私の忘備録として
展示会出展のスケジュールですることをまとめた。
＜自社で会場からすべてを決めるような展示会ではなく
主催者がいてブース出展するようなイベントや展示会＞
[出展申し込み前]リサーチ
展示会情報を集める
1. 展示会に出展する目的
2. 展示会で達成する目標
3. 目的に合った展示会
3点を明確に、出展する展示会を決める。
出展するまでにその展示会に行く機会があれば、ぜひ行って目的に沿っているか、出展社の様子などを確認する。
出展社から出されている「来場者リスト」をみる。
目的とする企業が来場しているかどうかなどチェックする
コストを見積もる
主催者に支払う出展費は、あくまで「小間代（スペース代）」
他に、
ブースの壁や棚などの装飾費
配布物（カタログ、ノベルティ、サンプル）
遠方なら宿泊交通費
荷物の発送費 などがかかる
大規模展示会などは行政の支援などがある場合がある
補助金、助成金などがないかも調べてみる
【出展を決めたら…】
出展申込書を取り寄せる
（初出品の場合は、出展申込書を主催者に依頼する）
小間数、出品エリアを決定し出展申し込みをする
（初出展のときは、登記簿謄本などが必要な場合もあり）
請求書が届いたら、入金
可能な限り、はやめにホテルの予約
※ビッグサイト近くのホテルは、はやく予約がうまる。
もしくは、アクセスのよいところ、予算にあうところを探しておく。
車で納品する場合は、「駐車場があるか」も確認する
小間装飾＞
外部の施工業者を利用する場合は、施工業者との打合せ
遅くとも3か月前には１回目の提案をうけられるように
目的・売り商品・予算などを明確に、ブースデザインを依頼する
展示会によってレギュレーションが違うので、思い込みで判断せず主催者書類を確認する
２～３ヶ月前
出展者説明会日程確認 → できるかぎり参加する
出展社説明会資料を確認し、提出書類をもれなく確認！
[社内]
ブースデザインを決定する →カーペット色、レンタル備品など
小間装飾について申し込みをする
l 装飾・電気関連
l パッケージブース
l レンタル備品
l 電気備品
l AV機材使用許可
[社内]展示会へ行くメンバーを決める→スケジュール調整
1ヶ月前
小間詳細について、主催者から連絡→確認→返信
コンテストなどで対象のものがあれば、参加申し込みをする。
[社内]
出展品目を決定し、シミュレーションをする
棚や机などに同じ大きさ（可能であれば高さも）を再現して並べる。
注意！＞棚幅が決まっている時は、幅に収まるかも確認→写真撮影
[社内]
カタログ、タペストリーなど残数を確認
不足の場合発注する→再作成なら2週間でOK
新規デザインの場合は1か月前から準備
[告知] web、ブログ、ネット告知。
[告知]出展案内などの送付
[社内]当日スタッフとの打合せ、トレーニングなど
2週間前
[社内]来場者カードの印刷
[社内]POP類の作成 値札の作成
[社内]営業用資料をまとめる
[告知]出展案内メールを広く送る
1週間前
[社内]展示会に必要なものを参考に、ブース向け荷物の梱包
[社内]荷物内容をダンボール上に記入、荷物の個数と内容を控える
※ビッグサイトなどの展示会で、搬入業者に決まりが有る場合は、引き取り日を確認すること
3日前
自社の運送便で搬出するときは搬入日の午前中にブースに着くように出荷
荷物番号と何の荷物かを必ず控える！
できれば、どの箱にどの内容が入っているのか写真を撮影しておく
手荷物で持っていくもの
出展者パス※これはMUST!
発送荷物の番号の控え
搬入申し込み関係書類、ブース位置、主催者からの書類を持参
梱包を解くための ハサミ、カッターナイフなど持っていくこと
搬入日
★荷物到着をまず確認！ 届いていない場合は、出荷伝票から荷物を探す
荷物が見当たらない場合は、「すぐに」電話をする
シミュレーションに従って並べる
ただし、現場で難しいと判断したら変える。
◆展示会での応対
興味を持っていただけるよう、
「ポイントを３つ」に絞って、１分PRにまとめておく。
一目でわかるように、魅力がわかるようにプレゼンテーションをする。
営業資料に目を通しておく 不確かな点については適当に答えず担当の者から回答すると伝える。
名刺をいただいたらフォローできるように来場者カードorメモを書く
リードの確度をヒヤリングで聞くこと（対応の濃淡を判断する）
会期中に名刺をデータ化 (例;eightなどを使うと便利)
◆展示会中
市場調査、ブース運営やデザインなどのリサーチ
余裕があれば、会期中に他社動向や参考になりそうな事例を調査
出展社同士の交流も深める
◆展示会終了後
名刺をいただいた方へ、アフターフォローを行う。
名刺のリスト化、作ったリストを重要度別に分ける
リストをもとに、お礼状、案内状を出す → アポイントの予約につなげる。
よろしければサポートおねがいします。サポートいただいたらとっても嬉しいです！