初めてオンラインnoteイベントをやってみてわかったこと #オシハタ #岡山

全国的に緊急事態宣言が解除されてから、初めて迎える週末土曜日、5月30日。

岡山在住noterによる、オンラインnoteイベント「教えて20歳！！」＃オシハタ が開催されました。

きゆか&アルマジロ武田が審査員のnote個人企画「聞いてよ20歳」を盛り上げて行こう！と、岡山でのnoteオフ会をきっかけにして企画。どんなイベントなのかは、上記noteを参考に。

私は司会担当。オンラインイベントを開催するのも初めてなら、イベントを最初から最後まで取り回すなんて役割も初めて。

ライターという仕事柄、1対1やグループでのインタビュー、ミーティングでのファシリテーターを請け負った経験はあります。インタビューなら聞きたいことを聞けばいい、ミーティングなら議題に沿って進めればいい。しかし、イベントの司会となると勝手が違います。

もちろん、運営側が「楽しむこと」は、イベントのテンションを上げるために必須です。しかし参加者にわざわざzoomで観覧してもらうなら、何かしら「自分も参加している」という感覚を持ってもらいたい。

私は構成を練りに練りました。zoomの機能のひとつである「投票」を用意したり、事前に質問やメッセージをくださった人をスピーカーに引っ張り出す段取りにしたり。どうにかして、皆さんが運営と一緒になって頷いて笑ってくれるイベントにしようと考えました。

しかし！当日！

構成なんてガタガタ( ・∇・)

きゆか曰く「ライブは生モノ」を体感した、ヘッポコ司会でありました。

でもねぇ、楽しかったです。「イベントやろう！」と決めてからあれやこれやと画策する毎日。「イベント zoom」「オンライン zoom」でググりまくりの毎日。インターネットのある時代に生まれて良かったと実感した日々でした。

ここまではイベント開催の雑感。

初めてのオンラインイベントでの、私のドタバタな行動と心情を自身の備忘録として以下に残しておきます。興味のある方だけどぞ。

何はなくとも裏方を手伝う

今回、オンラインイベントをやるにあたって何が1番役に立ったか？

ググった内容や買った書籍は、私にやる気と知識をチャージしてくれましたが、それより何より私の心の柱になったのは、直前にオンラインイベントの裏方として参加したこと。

記憶に新しい、池松氏主催のこちら。

このイベントで、私はスタッフすーちゃんのヘルプに。ドーナツ体験イベントでは「参加費用の支払い&ドーナツの発送」があったため、応募フォームのチェック、メール送信、PayPay入金チェック、住所確認など無料イベントでは発生しない些末な作業が沢山ありました。

私がヘルプしたのは、応募フォームのチェックやメール返信のみでしたが、それでも、スタッフ用Discordで各人の動きをリアルタイムタイムで見れるのは貴重な体験です。

皆さんのスピーディーな働きに感化され、今回のオシハタイベント開催が実行されたといっても過言ではありません。

使用ツール（ズーム、TwitterDM、Eメール、Googleフォーム、note）

何はなくともzoom。ステイホームにて大多数が扱い慣れてるツールなので、オンラインイベントにはこれ一択。先日のドーナツイベントのように、連絡用にDiscordを裏で回す手も考えましたが、予想参加人数や運営側の手間を鑑みて必要ナシと判断しました。

以下、どこで何のツールを使ったかを簡単に。

★noteにてオシハタイベント告知
↓
★Googleフォーム入り参加者募集noteを公開（参加者の名前、Twitterアカウント、Eメールアドレス等を回収）
↓
★TwitterグループDM作成
↓
★応募期間中はGoogleフォームをチェック、新規応募者を都度TwitterDMに追加（TwitterDMが使えない参加者は、Eメールにて対応）
↓
★当日、zoom会議室URLをTwitterDMへ告知
↓
★zoomにてイベント実行

もちろん、関連note公開の際にはスタッフ総出でTwitterシェア、リツィートで拡散。拡散には、朝8時、夜9時〜10時を狙って集中的に。これは、昨年の大阪meetupでの運営参加経験から。これまた、机上の空論より実体験。

zoomプロアカウントを取得

zoomには無料使用枠と課金使用枠があります。

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing

無料アカウントは、ホスト対100人までのミーティングが40分まで可能。しかしイベントは１時間予定。さらにホスト権限も無料の範囲だと心もとないため。今回は月額2000円のプロアカウントを取得しました。

プロアカウントの取得は、仕事でもオンラインMTGが増えてきた私の個人的な判断です。ステイホームが解除されても、今後は、おそらく岡山市内の人との打ち合わせでオンラインが増えるでしょう。

オンラインMTGはなるべく30分以内で切り上げたいと考えている私なので、そのうち必要なしと判断して解約するやもしれませんが、それでも「課金プランでしか使えないホスト操作」へのスキルが残ります。はい、カッコつけて説明してますけど、要は私が単プロアカウントに触りたかっただけであります。

「知っている・触ったことがある」という経験があるだけで「できる話」が増えて話題づくりに役に立つので、ここは割り切って課金しました。

zoomプロアカウント機能：投票機能

先日参加したMTGで投票機能をうまく使っている人がいたので、早速まねするわたし。学ぶは真似ぶ。

投票機能はこのようなもの。（……ひとりzoomれんしゅうちゅう）

MTGの最中にリアルタイムで参加者から意見をもらえます。匿名回答かそうでないかの設定もできるので、使い方によってはとても楽しい機能です。

投票機能は、設定したミーティングに前もって設定をしておかなければ使えません。

①マイアカウント→アカウント管理→アカウント設定→投票中です→オン
②ミーティング→設定済ミーティング→投票を作成

オシハタイベントのためにも、いくつかの質問を用意しました。この話題のところでコレ振ろうかな。あ、こんなこと聞いたら笑ってもらえるのではと試行錯誤し、

あれやこれや考えて用意した質問事項、６つ。

はい、イベントに参加した方ならおわかりですね。

用意した質問事項、全て日の目を見ず…！

ちーん。
ああ、もう、真面目な解説note書くの疲れてきたよパトラッシュ……

zoomの面白い使い方については、もう少し研究しますYO!

スタッフの仕事。企画立案後～イベント当日

今回、スタッフは岡山在住noter５名。

#オシハタ 　事務局　
きゆか　@kykkykw　
アルマジロ武田　@sunamerinikki
まさと　@masato19870410
猫野サラ　@nekonosara28
クニミユキ　@mnmoswow

イベント開催するよ！と声をかけてから、スタッフの動きの速いこと。誰かが旗を振る前に、各々が得意な分野で発言していたらいつのまにか役割分担されていた状態でした。あらゆるもののデザイン、イラスト、配信ツール、構成、そして何より告知noteなどの文書作成なんて全員がおちゃのこさいさい。noterだもの。

イベント準備まで作業
★zoomアカウント取得
★バナーデザイン、イラスト作成　
★告知note＆参加募集note＆応援note作成
※各種お囃子
★Googleフォーム作成・管理
★Googleフォームからの応募者管理・メール返信・TwitterDM案内
★ゲストへの連絡
★当日の構成企画

当日の運び

申込者26人
当日参加者24人（出席率すごい！）
zoom参加者はスタッフ・ゲスト含め　32人

当日はzoom会場のオープン時刻は20時半と告知していましたが、スタッフは念のため20時にzoom入り。

スタッフの皆にzoom共同ホスト権限を渡し、万が一の私の通信遮断に備えます。そして使用予定のスライドもすぐに開けるように画面上にスタンバイ。

最後のMTG……と思いつつ雑談しながら「なんとかなるかあ」と拳を上げて開場の20時半まで一旦解散しました。

スタッフの仕事。当日

イベント当日
★スピーカー　
★司会　
★配信ツール全般管理・チャット管理　
★TwitterDM管理・チャット管理　

今回はイベント開始の30分前に開場。振り返ると、この「30分のアイスブレイク」は私にとって必要な時間でした。開場15分を過ぎた頃から続々と入室する皆さんの顔を見てホッとしたり自己紹介したり。

特にきゆかさんやアルマジロ武田くんと繋がりのなる、若いnoterさんと交流ができたのが感無量。このおかげで、滑り出しの言葉がするすると出てきたのです。

スタート時間の21時には、参加者のほぼ全員が入室。オープニングの挨拶を済ませ、構成に沿って進行…と思いきや。

先述の通り、「事前作成の構成はグダグダ」

スピーカーふたりの言葉を拾ううちに、広がる話題、時間の経過に内心焦る私。（パソコンの横にストップウォッチを置いていました）

しかし、お客さまと参加の皆さんのおかげで無事になんとか１時間をやり繰りすることができました。

チャット機能を存分に活かす

オンラインイベントで司会をやって体感したのは、進行しながらでは他の作業へ意識を向けるのは難しいということ。プロの司会者、まじすごいと思うなど。

zoomはチャット機能を開放すると、スピーカーの声を聞くだけではなく、テキストで参加者交流ができます。そのチャットの中に、スピーカーへの質問、ツッコミを入れてもらうと、その場にいる全員で盛り上がれます。

しかし、司会者はチャット欄に張り付いているわけにもいきません。イベントの性格・趣旨にもよりますが、チャットを開放するzoomイベントなら「チャットピック係」は必須です。

参加者の興味深い発言を拾ってスピーカーに繋ぐ、そしてチャットメインで交流している参加者をスタッフ視点で盛り上げる。この二つの役割を今回は二人のスタッフに集中してこなしてもらったおかげで、私はトークに集中し、チャット発言にも言及することができました。

あ、チャット解放をするのなら、開始時にテキストでの交流も大いにやってほしいとアナウンスしておくことも大切です。

この度の反省！

★ゲスト出演者に当日のzoomURLを連絡しそびれたこと。
→参加者グループDMと別のグループDMを作っていたため失念

★エンディングボートを当日使用のスライドに組み忘れたため、自身のプライベートなブラウザウインドウが参加者に公開されてしまった（場合によっては大問題）

★タイムキーパーを任命していなかった
→途中からチャットピック担当だったまさとさんが機転を利かせて実行

★レコーディング（録音）していなかった…こと…！（かなり痛い…）
→何に使うってわけでもないのですが、記録用に。そしてその音声ファイルを編集したり動画に組み込んだりできるのか試したかった。

イベントやるにあたって大切なこと三つ

★事前にイベントスタッフとして参加する！（実体験に勝るものなし！

★構成は練り過ぎない！（まじで大事

★スタッフとゲストのコミュニケーションを大切に！（前日に慌てて顔合わせ？声合わせした

第２回は６月６日土曜日！

次回は6/6の予定です。時間その他はまた告知します！

皆さんの大好きなあの人がゲスト。私もとても楽しみです！　第１回は気持ちばかりが前のめり、本来の目的であった「オトナ×若者」なトークがおざなりになってしまいました。

その反省を活かして！次回はもっと濃い～い話ができたらと思います。スタッフ一同、皆さまの次回の参加をお待ちしております！

現場からは、以上で～す！