情報を捨てることから始めよう

はじめに

みなさんもご承知のとおり、私たちはデジタル時代の真っ只中にいるといえます。これまで会計士や経営者など仕事のできる人を沢山観察してきましたが、仕事を効果的効率的に終わらせて結果を出す人は、一様に整理整頓能力が高い人が多いという印象です。

情報は我々の周りで絶えず増え続け、それを整理し、消化し、利用することは今や21世紀のスキルとして必須の能力です。この記事では、情報の整理整頓の重要性とその方法について考えてみます。

情報の整理整頓の重要性

私が経営者として最初に学んだことは「環境整備」の重要性でした。ビッグモーターの事件などで、環境整備自体が目的になってしまうことの弊害が注目されましたが、お客様や社会のために会社やビジネスが存在するというビジョンを持ったうえで、必要なモノや情報を整理整頓することは、どんな仕事においても重要と言えます。

現場ではモノの整理整頓が重要ですが、ホワイトカラーの仕事においては特に情報を整理整頓することが重要になります。これにより、①効率性の向上、②知識の深化、③意思決定の向上といったメリットが得られます。

1. 効率性の向上
   情報が整然としていれば、求める情報を素早く見つけることができます。これにより、タスクの完了時間が大幅に短縮され、効率性が向上します。

2. 知識の深化
   整理された情報は、理解や学習が容易です。情報を関連付けることで、新しい視点やアイディアが生まれる可能性が高まります。

3. 意思決定の向上
   整理された情報は、正確な判断や意思決定を行う上での基盤となります。不確実性を減少させ、より賢明な選択をサポートします。

情報の整理整頓のやりかた

監査法人で公認会計士として働いていた時は、膨大な証票書類をクライアントから頂いて、それらの資料を分析して監査手続きを行っていました。その際に学んだ情報の整理整頓技術は今も役に立っています。

1. 情報のカテゴリー分け
   情報の種類に応じてカテゴリーを設定することで、情報をすばやく探しやすくします。例えば、ファイルやドキュメントをプロジェクトごと、または内容ごとにフォルダ分けします。

2. 情報のタグ付け
   情報にタグを付けることで、異なるカテゴリーや観点から情報を検索することが容易になります。デジタルツールの多くは、タグ機能を提供しています。

3. 情報の優先順位付け
   全ての情報が同じ価値を持っているわけではありません。必要性や緊急性に基づいて情報をランク付けすることで、必要な情報にすばやくアクセスできます。

4. 定期的な見直し
   情報は時とともに古くなることがあります。定期的に情報の見直しを行い、古い情報を削除またはアーカイブすることで、常に最新の情報にアクセスできるようにします。

5. デジタルツールの活用
   Google WorkspaceやNotionなどのデジタルツールを使用すると、情報の整理や管理が一段と容易になります。ツールの特性に応じて最適なものを選択し、情報整理のスキルをさらに向上させましょう。

おわりに

情報の整理整頓は、現代社会での成功の鍵となるスキルの一つです。情報を適切に管理し、最大限に活用することで、より効果的かつ効率的にタスクを遂行することが可能となります。今日から情報の整理整頓を始めて、氾濫する情報をうまく使いこなす力を身につけましょう。