PHONE APPLI PEOPLEについて
前職で経験したことろそろそろ忘れそうになってるので、思い出しついでに記事化しておこうと思います。忖度はなし！
第5弾はPHONE APPLI PEOPLEです。
PHONE APPLI PEOPLEとは
社員・お客様情報などをクラウドで一元管理。
連絡先を一つにまとめる 電話帳クラウドサービスです。
私が導入した時は連絡とれるくんでしたが、途中でガラッと名称を統一してきたのが印象に残っています。
似たようなサービスだとSansanとかがありますね。
導入の経緯
経緯としては大きく2つあり、結果的にまとめて解消できた感じですね。
取引先情報の一元管理
営業部署の取引先情報が効率的ではなかったのがありました。
ヒアリングした当時、今まではスプレッドシートで共有されていたようですが、まぁ当然ながらガラケーからアクセスはできないので目打ちしていたようです。
ガラケーでもweb電話帳サービスは活用していたのですが、個人単位で登録していても共有などはできなかったかしなかったかで、単純にバックアップ代わりに使われているような感じでした。
そんなweb電話帳サービスがサービス終了するということで、NTTから提案されたのがPHONE APPLE PEOPLEでした。
特別価格ということで一部機能が使えないものの、格安だったのでそのまま移行。
元々PHONE APPLI社には別件でオフィスツアーに行ってたこともあり、機能としては既に知っていたのでスムーズに導入しました。
snowpeakのキャンプ用品で机や椅子を用意していたのは非常に面白かったです。
snowpeakは個人で買うとなると割と高い部類のブランドですが、それでもオフィス用品に比べれば安いですし、保証も永年で使わない時は簡単に折り畳んでしまえるので非常に使い勝手が良さそうでした。
社給携帯端末のリプレース
外出の多い社員や役員などBCP要員向けにガラケーを会社から支給していたのですが、生産終了に伴い端末を確保できなくなってきたので重い腰を上げてスマホにリプレースするか…！というのがありました。
ついでに全員にスマホを支給することで全社員支給している社内端末（PHS：こちらも生産終了で端末確保ができなくなってきていた）も撤去して、一元管理したいという思惑もあり、検討した結果iPhone+Jamf Proが以下の点で良さそうとなりました。
・DEPにより端末管理が簡単
・IPフォンで内線と外線を一つの端末で取れる
・iOSのUIはあまり大幅に変わることがないため、テクノロジーに苦手意識がある人でもとっつきやすい（そういう人ほどiPhone持ってる説）
また、丁度コロナ禍もあり在宅勤務が導入され始めたこともあり、PHSじゃ内線取れないから困りますよねーということで経営層を説得しました。
会社にお金だけはあったのが救いですね。
その際に使用するアドレス帳として、既に導入していたPHONE APPLE PEOPLEを採用することにしました。
導入してよかった点
内線表をなくすことができた
毎月更新していた社内レイアウトのexcelファイルに内線番号を書いていたのですが、PHONE APPLE PEOPLEで番号を覚えずに当人を検索してタップするだけで電話をかけられるようになったため、内線番号を削除することができました。
元々コロナ禍以前なら使う機会があった内線も在宅勤務が増えたことでいち早く導入したZoomのチャット機能で連絡を取るようになったため、あまり使うことが少なくなり管理側のコストだけが残ってたんですよね。
かと言って何も用意なく削除すると少数でも使ってた人が困ります。
自分で見つけて入力する手間がなくなるPHONE APPLE PEOPLEは代替手段として十分でした。
取引先情報を必要なメンバーに共有しやすくなった
営業部署の取引先情報を必要な人だけに共有することが簡単になりました。
あまり担当箇所が変わることがないのもあり、営業部署内で管理者を決めてもらい、作業手順をレクチャーすることで最低限の管理コストだけで自走できるようになったのはセキュリティの面からも非常に良かったんではないかなと思います。
今まで勝手にSansan入れようとしてたりしてましたからねー…。結局技術的によくわからなくて放置してたり、別製品を入れたいから設定から何から全てこちらに丸投げしてこようとしてきたりとなかなかタフな依頼でしたので、こちらが管理しやすい製品で営業部署の要望も満たせたのは大きかったです。
名刺の電子化
写真撮ってアップロードすれば勝手に情報を読み取って連絡先情報として登録してくれるので便利でしたね。
これで手元に残ってた取引先情報をまとめてアップロード→日本語がおかしい部分があれば適宜修正して共有アドレス帳に登録することで、情シスチーム共有のベンダー連絡先一覧が作成できました。
勿論営業部署もカテゴリに分けて複数の共有アドレス帳を作成しました。
当初取引先と展示会とかで交換した名刺をごっちゃにしようとして激詰めしたのも懐かしい…。
PCでも操作可能
PCでも操作できるのはまぁ当然っちゃ当然なんですが、PCとモバイルでアクセス制限が分けて設定できるのは個人的にGoodでした。
モバイルはIPアドレスを固定できないのもありフリーでアクセスOKだけれど、PCは会社の固定IPアドレスからしかアクセスを許可しないように設定したので、情報漏えい対策としては良いのではないかなーと思います。
データのDLも権限として分けられますから、その辺りも抜かりなく設定しました。移行時は取引先とのやり取りがSMSだとPHONE APPLE PEOPLEに情報があってもSMS上では電話番号しか表示されないなど問題は有りましたが、一時的にDLを許可することで対応できたのも良かったです。
導入前からわかった不満点
Google workspaceと連携できない
これは今webサイトを見てもまだできていないっぽいですねー。
これできるとかなり強いと思うんですが…。ぜひ頑張ってほしいです。
SAML機能を実装してもいいのよ！
顔写真とかも登録できるので人事DBと連携してくれると非常に楽だろうなーと思います。
自社製品の囲いが強め
不満点というほど使いこなしてはなかったですが、他社製品との連携が弱く、自社製品で囲いがちなのは良し悪しかなーと思います。
とはいえAPIは用意されているので全く何もできないわけではなさそうですね。
最後に
内線表代わりということで、人事情報と連携できるとかなり強い気もしますが、Salesforceしか対応していないのでかなり限定的です。
これが私が調べ始めて4年ほど経ってもあまり大幅な改善がされていないのが若干気になりますね…。
他の製品は増えてるところを見ると開発力がないわけじゃないと思うんですが…うーん。
webアドレス帳が必要な企業には割とおすすめなサービスではあります。
が、まずその入口が合わないと他のサービスも候補から外れがちかなーというのが少し勿体ないですね。
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