Office 365ライセンスを把握する
前職では買い切りのOfficeライセンスでしたが、今はOffice 365ライセンスによる動的管理を行っているため、実態を把握するためいろいろ調べたのでまとめておきます。
いやーAzure初めて触りました。
経緯
入社時に社員に対してOffice 365ライセンスを付与しているんですが、（私もですが）専らスプレッドシートとかスライドで事足りるので殆ど使わない状況です。
使ってる部署もあるため付与はするとしても使ってなかったら月々のライセンスコストがかかり、結果的に他の業務効率への投資に影響が出るため棚卸しをすることにしました。
把握方法
基本的には公式の説明通りですね。最低限「レポート閲覧者」の権限さえあれば十分です。
[ライセンス認証] タブをクリックすると各ユーザーごとに
・どの端末で使用しているのか（Mac/Win/Webブラウザ）
・どのソフトを使用しているのか（Word/Excel/Powerpoint/Teams/OneNote）
あたりが分かりますので、これを読めばどの程度Officeを使用しているのかがわかります。
そのため、下記条件でざっくり切り分けして対象者には直接必要かどうか確認するようにしました。
・ライセンス認証しているか
・アクティブ化しているか
・ソフト利用実績ログがあるか
確認が済んだらそれぞれライセンスを回収すればOKですね。
買い切りタイプのOfficeは管理しきれていなかったので、これは便利だなと思いました。
抜き打ち調査にビクビクしているよりよっぽど精神衛生上良いです。
後はGoogle workspace利用しているならOfficeへの依存度は結構なくせるものだなぁと。
元々プライベートでもスプレッドシートなどは使っていたので良さは知っていましたが、会社としてメインストリームで使うとここまでストレスが減るのだなーと改めて。chromeだけで仕事できるんですよね…。
そうなるとChromeブラウザのタブグループ機能とかGoogleドライブの[候補]にあるワークスペースが活きてきますね。
Issueごと調査したサイト群を一つのグループにまとめておいたり、会社規則資料や組織図ファイルをワークスペースにまとめておいたり。
ブックマークやリーディングリストとはまた違った使い分けで捗ります。
注意点
ライセンス認証された日付とアクティブ化した日付は割と昔まで残りますが、どの端末でどのソフトを使用したのかの情報は180日までしか残らないため、定期的な棚卸しは半年に1回以上行うのがいいかと思います。
あとWin端末とMac端末両方使ってる人はどちらもチェックがついているので、単純に数だけ見ているとズレが出てくるのでその辺り気をつけましょう。
最初はMDMが取得しているインベントリ情報からわからないかなと試行錯誤したんですが、ライセンス付与している大元の情報が一番正確ですねｗ
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