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職員の働き方が変わる!未来型オフィスのプロトタイプが都庁で稼働しました。

都は、オフィスに縛られない新しい働き方を実現する第一歩として、未来型オフィスのプロトタイプを第一本庁舎24階に整備しました!

このオフィスは、デスクや固定電話、紙などに制限されたこれまでの働き方を抜本的に見直し、柔軟で自由に働ける環境を構築することで、組織の壁を超えたイノベーションを創出し、職員の生産性を高めていくことを目的としています。

4月5日に知事も新オフィスの様子を視察されました。

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4月に新設されたデジタルサービス局の職員が利用する本オフィス。今回は、その機能などを紹介していきます!

未来型オフィスのコンセプト「4F+L」

新しい働き方を実現するコンセプトとは?

先進的なオフィス環境を整備している民間企業の方々にもお話を伺いながら、新しい働き方の実現に必要な機能は何か、議論を進めてきました。
そうして生まれた未来型オフィスのコンセプトが「4F+L」です。

・働く場所を自由に選べる(Free)
・柔軟にレイアウトが変更でき、常に進化できる(Flexible)
・職員全体が自ら考え能動的に行動する(Flat)
・未来の行政へとリードする(Future)

こうした4つの「F」の機能を備えたオフィスを、ローコスト(L)、で実現していきます。

新オフィスの様子

新オフィスは、フリーアドレスを導入するとともに、固定電話を廃止したので職員はスマートフォンを使用して業務を行っています。また、オフィスには、様々な形態のミーティングスペースや個人作業に集中できるスペースなど、業務目的に応じた最適な環境を用意しました。さらには、手洗いや検温等、感染症の拡大を防ぐための機器も整備しています。

【執務スペース】

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執務室の入り口ではペーパーレスの象徴としてヤギがお出迎え

【Active Meeting Zone】

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大型モニターやホワイトボードを活用し、職員の自由闊達な意見交換を促進

(職員の声)

「担当」や「課」といった垣根を越えてフラットにコミュニケーションがとれるようになったと感じています。

【集中スペース】

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一人で集中して効率的に作業できるスペースを設置。

(職員の声)

業務に集中できるので、資料の作り込みが以前より短時間でできるようになりました。
スマートフォンを持つようになったことで、電話の折り返し、伝言といった雑務がなくなりました。

【気軽に打合せできるスペース】

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立ち話感覚で気軽に会話ができる空間や小規模の打合せに適したスペースにより、組織・役職の壁を越えた偶発的なコミュニケーションを促進

(職員の声)

固定の打合せスペースやデスクがあるとどうしても見えない縄張り意識のようなものが生じてしまい、コミュニケーションを阻む壁になりがちですが、フリーアドレスの24階はあまりそれを感じません。

【Health Check】

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入口には、感染症の拡大を防ぐため最新の技術を活用した手洗いや検温等の機器を導入
(写真手前はスタートアップが開発した「水道いらずの手洗いスタンド」)

これからの未来型オフィスの展開

未来型オフィスについては、2021年度には累計7部門、22年度には累計22部門に拡大する計画です。

今後、プロトタイプである第一本庁舎24階において、利用している職員同士でオフィスの使い勝手などを議論し、都庁なりの新しいオフィスの形を模索していきます。この未来型オフィスを都庁内に拡大していき、2025年度までには本庁の全職場への浸透を図っていく予定です。

こうしたオフィス改革を通じて職員の働き方を変え、生産性を向上させることで、マンパワーをきめ細かな都民対応などにシフトしていきます。また、部署をまたいだコミュニケーションを活発にすることで、QOS(都民サービスの質)を向上させる新たなイノベーションを創出していきます。都は、この新たなオフィスを都庁内に展開し、フルに活用して、都民のQOL(生活の質)向上につなげてまいります。

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今回ご紹介した取組は、「シン・トセイ」戦略の7つのコア・プロジェクトの1つ「未来型オフィス実現プロジェクト」になります。他にも、様々なプロジェクトを展開しておりますので、ぜひそちらもご確認ください!
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都政の構造改革推進チームです。 "東京が変わる。そのために都政が変わる" デジタルの力で都政の仕事を大きく転換し、都政のサービスの質(QOS:クオリティ・オブ・サービス)の飛躍的な向上を実現していきます。 https://shintosei.metro.tokyo.lg.jp/