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もう、会社を休まなくて良い。都庁が進める行政手続きのオンライン化とは?

ご不便を強いる役所の手続き

この秋、転勤でとちょう区に引っ越してきたAさん一家。さっそく週末、「転入届」を出しに役所へ行こうとホームページを調べるも、土日・祝日は手続きができないとのこと。Aさん夫婦は共働きで、平日は朝から晩まで仕事があり、窓口が開いている時間に間に合いません。仕方なく夫が午前休を取り、役所へ赴くことにしました。
転入届の手続きをする際に、「児童手当」や「子ども医療費助成」の申請も一緒に済ませたかったのですが、同じ窓口では手続きができないと言われ、別フロアの窓口へと足を運びました。すると、そこには長蛇の列が……。結局、Aさんは1時間以上も待つことになり、ランチ休憩の時間を取れずに午後から仕事に臨みました。(※この文章はフィクションです)

皆さんの中にも、このような苦い経験をされた方は多いのではないでしょうか。“リアル”での手続きのために、ご不便やご面倒をおかけしています。

会社を休んだり、テレワークを中断したりして、わざわざ役所へ訪れるのは骨が折れますよね。さらに、窓口でのたらい回しで、時間を浪費してしまうのは避けたいところです。Webサイトやスマートフォンのアプリなどオンラインで行政手続きができれば、どんなに便利なことでしょう。

許認可および届出など全体の98%がデジタル化へ

東京都としても、都民が快適に生活を送れるよう、事業者が不便なく企業活動に専念できるよう、行政手続きにまつわる課題は早急に解消すべきだと考えています。

そこで、東京都は構造改革における7つのコアプロジェクトの1つとして、「ワンストップ・オンライン手続プロジェクト」を強力かつ早急に推進しています。具体的には、受付件数の多い主要な行政手続き169件のうち都の権限で変更可能な119手続をオンラインで申請できるよう、2020年度内にデジタル化に着手していきます。

冒頭の事例は「区」の所管であり、そちらのデジタル化も可能な限り支援していきますが、まずは、東京都としてできることを迅速に進めていきます。

今回対象となる手続きは、東京都の許認可および届出など全体の98%に当たる169件としました。うち、10件は手続き自体を廃止し、残りのうち、都の権限でデジタル化が可能な119件すべてをデジタル化していきます。そのため、東京都が直接、関係するほぼすべての手続きがデジタル化するといっても過言ではありません。

デジタル化はコロナ対策にも有効

行政手続きのデジタル化は都民や事業者に大きなメリットをもたらします。

まず、手続き内容の下調べから申請書類の記入、添付書類の取得、役所窓口への移動、役所内での処理などにかかるすべての時間(コスト)を削減できます。冒頭で挙げた例のように、仕事を休む必要もなければ、窓口でたらい回しに遭うこともありません。

また、デジタル化によって、他人と接触せずに申請作業などを完了できるため、新型コロナウイルスなどの感染リスク低減にもつながります。特に年度末や年度始めは、多くの人たちが役所を訪れます。来訪者と役所の窓口担当者の接触に加え、来訪者同士の接触機会も増えます。

デジタル化が実現すれば、わざわざ役所にやってくる必要もなくなるわけですから、都民や事業者はもちろんのこと、役所で働く人にとっても安心・安全というメリットが生じます。

34件はデジタル化完了

実は東京都はすでに行政手続きのデジタル化に着手しており、国の権限でデジタル化できるもの等を含めた159件のうち、体育施設の使用承認や卒業証明書交付など34件の手続きでオンライン申請が可能になっています(7月末時点)。この部分については、事務処理のフローや利用システムのさらなる改善を進めます。

残りの95件の手続きに関しては、20年度末までに順次デジタルの取組に着手していきます。また、国の法令等に基づいて都が担っている30件の手続は、国へデジタル化へ向けた法令改正等の働きかけを行っていきます。

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東京都の行政手続きは、都民よりも事業者からの申請のほうが多く、デジタル化を進めている159件の手続きのうち、宅地建物取引業免許や港湾施設一般使用許可の申請など、約6割が法人向けです。

だからと言って、個人向けを後回しにすることはありません。例えば、劇場などの文化施設の利用申請や東京都中央卸売市場の見学申し込みなどは、20年度中にデジタル化する予定です。

使い勝手の悪いシステムはつくらない

行政のデジタル改革は日本全体にとっても喫緊の課題であり、スピード感を持って取り組むべきです。

ただし、単にデジタル化すれば良いわけではありません。東京都が心がけているのは、利用者にとって使いやすいサービスを作ることです。行政側の論理を押し付け、ユーザー視点の欠如した使いにくいシステムができあがってはいけません。

そこで、東京都では、政府が定めるデジタルガバメント実行計画の「サービス設計12箇条」に即してサービスを開発し、デジタル化の効果を高めようとしています。例えば、「利用者のニーズから出発する」「サービスはシンプルにする」「利用者の日常体験に溶け込む」といった条項を体現すべく、開発段階からユーザーファーストを徹底しています。

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また、利便性を高めるためにUI(ユーザーインタフェース)にこだわったオンラインサービスやスマートフォンアプリ開発にも挑戦していきます。

役所に足を運ばなくてもオンラインでスイスイと行政手続きができる。デジタル化によって生まれ変わる東京都の新しい行政サービスにご期待ください!

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