ライターじゃなくても知っておきたい、文章作成の基本テクニック

2021年8月10日 17:07

昨年の12月からKurocoドキュメントサイトのPjMを務めると同時に、文章を書く時にどの点に気をつけるべきかな、というのを考えてきました。

なぜ文章をうまく書く必要があるのか。

文章力を上げることによって、ブログやドキュメントを書くのに役に立つのはもちろん、メッセージのやりとりにも大変役に立ちます。
特に現在はテレワークを実施している会社がほとんどなので、コミュニケーションはテキストコミュニケーションが中心になってきます。みなさん忙しい中でコミュニケーションを取らなくてはいけないので、いかに文章で簡潔に早く伝えるのが重要になります。

しかしながら、重要度とは裏腹にスキルとしてはないがしろにされがちになります。私の周りでも技術力、会話力は非常に高いのに、文章力を見るとちょっと残念だな、と思う方が多く見られます。

そこで今回では、文章をわかりやすくするためのポイントをまとめました。

文章は一文一義にする

一文一義とは何か。１つの文章に１つの内容だけ書くことです。

例えば下記の文章。

[改善前]
パスワードの変更画面が表示されたら、現在のパスワードと新しいパスワードを入力しますが、現在のパスワードがわからない場合は[パスワードをお忘れの方]からパスワード再発行をお願いします。

こちらは一文三義になっています。こうなると内容の理解するのが非常に難しくなります。
そのため、文章を何度も読み返さなくてはいけなかったり、何をしたら良いかわからなくなってしまいます。１つの文章には１つの内容を書くように心がけましょう。

[改善後]
パスワードの変更画面が表示されます。
現在のパスワードと新しいパスワードを入力します。
パスワードがわからない場合は、[パスワードをお忘れの方]からパスワード再発行をお願いします。

簡潔に書く

読み手を意識するあまり、丁寧に書きすぎたり、文頭にすみませんが、お手数ですが、などを入れたりする文章をよく見ます。

しかしながら、読み手が欲しいのは結論だけです。前置き、接続詞、修飾後などは削るようにしましょう。

[改善前]
お手数ですが、メールアドレスの入力をお願いいたします。

[改善後]
メールアドレスを入力してください。

操作内容は明確に書く

文章を短くすることは重要ですが、ユーザに操作を依頼する場合は何をすれば良いか明確に書く必要があります。

特に専門用語については、書き手としては常識の作業内容だとしても読み手からしたら意味がわからないこともあります。読み手を意識して丁寧な説明を心がけましょう。

[改善前]
利用するには登録フォームより登録をしてください。

[改善後]
ご利用の際は、登録フォームよりアカウント登録をしてください。

◾️アカウント登録方法
1. 登録フォームへアクセスする
2. 「メールアドレス」「パスワード」を入力し「登録する」をクリックする
3. 登録したメールアドレスにメールが届きます。メールに記載されたURLをクリックするとログインできます。

言いたいことから書く

残念ながら、ドキュメントを上から下まで一言一句漏れなく読む方はほとんどいません。特にWebサイトにおいては、文章の前半を読むだけで自分の目的とする内容でなければ離脱してしまいます。

そのため、文章の前半で「この文章は〇〇について書いてます」ということを示す必要があります。「言いたいこと」->「その理由」の順で書きましょう。

[改善前]
システムを正常に起動できなくなる恐れがあるので、アップデート中は電源を切らないでください。

[改善後]
アップデート中は電源を切らないでください。システムを正常に起動できなくなる恐れがあります。

列記には箇条書きを利用する

人が一度に覚えられる項目の数には限界があります。しかしながら、箇条書きを利用することで、複数の項目が並んでいても読みやすくなります。

[改善前]
名前、住所、メールアドレス、職業は必須項目です。

[改善後]
以下の項目は必須です。
- 名前
- 住所
- メールアドレス
- 職業

また、項目が多い時は分類して負担なく読めるようにしましょう。

[改善前]
- 名前
- 部署
- メールアドレス
- 住所
- twitterアカウント
- Facebookアカウント
- 電話番号

[改善後]
◾️ プロフィール
- 名前
- メールアドレス
- 部署
- 住所
- 電話番号
◾️ SNSアカウント
- twitterアカウント
- Facebookアカウント

見出しで情報の区切りを明確にする

繰り返しになりますが、ユーザは文章をしっかり読みません。そこで、各段落には何が書かれているのかをぱっと見で理解させる必要があります。

そこで効果的なのが見出しです。見出しにより下記の効果が生まれます。

- ユーザは次に始まる話題の予測ができる
- 読む必要のない項目をスキップし、必要な項目へ早く辿り着ける

[改善前]
アカウント登録画面よりアカウント登録します。登録されたメールアドレスにメールが届きますので、クリックして登録完了です。その後メールに記載されたログインフォームよりログインしてください。

[改善後]
アカウント登録をする
アカウント登録画面よりアカウント登録をします。

メールアドレスを認証する
登録したメールアドレスにメールが届きます。メールに記載されたURLをクリックしてメールアドレスを認証します。

ログインする
ログインフォームよりログインをしてください。

こうすることで、何項目あるかを一瞬で理解させることができ、すでにアカウント登録している方はアカウント登録を飛ばして次の項目に移ることができます。

二重否定をしない

二重否定を利用すると、伝えたいことがうまく伝わらず混乱を招きます。
「〇〇すると▲▲します」という伝え方にします。

[改善前]
ファイルAを削除しないと、正常に動作しません。

[改善後]
ファイルAを削除すると、正常に動作します。

推敲する

最後に必ず推敲しましょう。

推敲のポイントとしては、
「文章全体」 -> 「１段落」 -> 「１文」 -> 「単語」
の順で見ていくと推敲しやすくなります。

文章全体
- 全体の流れで矛盾がないか
- 順番は適切か
- 全体的に読みやすいか。

１段落
- 見出しは適切か
- 見出しと本文があっているか

１文
- 長さは適切か
- 句読点の使い方は正しいか
- 文法に間違いはないか
- 回りくどい言い方になっていないか
- 脱字はないか

単語
- 単語の間違いはないか
- 誤字はないか

なお、推敲は文章作成後すぐではなく、少し時間を置いてから読み返す方が客観的に見直すことができます。時間に余裕がる場合は一晩寝かせてから読み返すことをお勧めします。

また、第三者に見てもらうと自分では気づかなかった視点でアドバイスをもらうことができます。チームメンバーにレビューを依頼しましょう。

さいごに

文章を書く技術は、ライティングを仕事にしている方以外にも必要な技術となります。

特に、テレワーク主体の働き方をしている現代においては、テキストコミュニケーションを制するものは仕事を制すと言っても過言ではありません。

文章力を上げることは一見難しそうに思えますが、このnoteを読んでいただいてお分かりのとおり、ちょっとしたポイントを抑えるだけですぐに上達します。

このnoteで皆さんの文章力アップの力になれれば幸いです。