kintoneで議事録管理

■議事録を始める前の状況は...

「毎週月曜の朝やってる経営会議って何話してるの？」
「謎のメンバーで会議室入ってるの見たんだけど、何か起きるのかな？」
「全体会議、欠席しちゃったけど何話してたんだろう...」

2019年頃の社内は、なんの話をどの会議で行っているのか全く見えない状況でした。
kintone以前の問題ですね。w

社員から意見を出せる環境になるには、”どこで誰が何を話して決めているのか”が、まず見えないと、思ってることがあっても伝えにくいですよね。

■改善Step1　会議室ガラス張り作戦

まず、会議室が密室で、その中にしか情報がないのはダメだなと。

サイボウズさんのオフィスを見学したことがあるのですが、ガラス張りの会議室があったんです。

（参考記事）

サイボウズ・ワークスタイルを具現化した日本橋新オフィスを探訪

オフィスを改造することはできないけど、kintoneを使った情報共有で”ガラス張りの会議室”を実現することは可能だと思い、まずは自分から実践してみました。

①自分が関わる会議は、会話の内容を全部文字起こしした

板倉）この工事は〇〇建設からの工事で〜
次長）それは、〇〇が〇〇で起きたことなんでしょうか？
板倉）そうです！それで〜

噂話ではなく、話している事実を知って欲しい。
会話の雰囲気から、なぜその話になったのか掴めるかな？と思ったのです。

しかし、反応は...

「会話形式だと、結局なに話したのかじっくり読まないと掴めない。
現場から帰ってきて、そんな時間があんまりないよ。」

「議事録の通知来たけど、今野さんが勝手に決めちゃったの？やばくない？何が起きてるの？」

混乱が起きました。一気にやりすぎてしまいました。m(_ _)m

②正式な会議と話し合い記録に分けてみた

#kintone で議事録管理も始めていて、最近２種類に分かれた。
①公式な会議”会議の記録”
②公式になる前の”話し合いの記録”

議事録は文字のみだから、誤解を与えやすくて悩む。

所属してないと意見を言ってはいけない雰囲気がある。どうしたら、所属してない人も質問しやすくなるのだろう…？ pic.twitter.com/4dryVa6SBt

— コンノ@kintoneAWARD2021 (@konnosdg) August 5, 2019

（当時の悩んでいるツイート）

それでも、混乱はおさまらず「別に議事録なくてもいい」などの声も中にはありました。

私が思っていた議事録とみんなが欲しい議事録は違うことに気づき（遅い）、議事録ってみんなは何を求めてみているんだろうと聞いてみました。

■改善Step2　正式な会議のみ要約した議事録作成

一番じっくり見る時間がなさそうな工事現場の代人の方々に、何の情報が欲しくて議事録を見てますかー？と聞いてみると。

「工事から帰ってきてサラッと、欠席した会議で何が決まったか？なぜか？を知りたい」

決まったことだけを文字で見ると、誤解をしがち...
「経緯を伝えたいな〜。会話形式だったら伝わるはず！」と、結局は伝わらない議事録にしてしまっていました🙇‍♂️w

そこで、改めて各部門へヒアリングして、今はこのようなアプリに。

うむ。とっても見やすくなった！

ちなみに、正式な会議と呼んでいるのは、
・みんなが集まる全体の会議
・経営会議
・プロジェクトの打ち合わせ
のような、会社公認の活動にまつわる会議です。
プロジェクトになる前の会議は基本入力していません。

■議事録アプリ後の変化

やっぱり文字だけでは、誤解を生んでしまうこともあります。
でもまずは、何がどこでどう決まっているのか？が見える環境ができた。

もっと具体的な経緯や雰囲気をもっと知りたい！アイデアがある！
そんな時は、書いてある内容を見てコメントや直接質問することで解消できてきています。

今では、自然とこのアプリに会議の内容を記録してくれるようになっているので、役に立っているんだな〜と実感。

使いにくい所など、項目を増やしたかったり、変更したり、さらに改善していきたいと思います☆