12.ナンバー２の仕事【時間の使い方～何もしない時間を作る～】

ナンバー２の仕事はたくさんありますが、今日は

時間の使い方（何もしない時間を作る）

についてお話します。

タイムマネジメントの重要性

時間は最も乏しい資源であり、それが管理できなければ他の何事も管理することはできない。

ピーター・ドラッカー　名言

タイムマネジメントができない人は仕事ができない

と言われるほど、時間の管理、時間の使い方は重要です。

特にナンバー2にもなると、やることが多く、仕事の内容も重要なものが多いです。

いかに時間を使うかというよりも、いかに仕事をしないかということに焦点を当てたいと思います。

作業をやめる

仕事にはいろいろな種類のものがありますが、まずは作業的な仕事は自らはせず、誰かに頼みましょう。

データ収集、資料作りなどはやり方さえ覚えてしまえば誰でもできる仕事です。

ナンバー2は誰でもできる仕事・役割ではありませんので、ナンバー2はナンバー2にしかできない仕事に専念すべきです。

誰でもできる作業は誰かに振る、もしくはアウトソーシングしてしまいましょう。

会議を減らす

以前の記事で会議や打ち合わせを効率よく使いましょうという話をしましたが、ナンバー2になると参加する会議が増えたり、打合せが増えます。

ただ、慣例で行われている会議や、ずっと参加している会議は、ナンバー2が参加する必要のない会議も含まれます。

1会議１～2時間、1日1会議があったとしたら、毎週5～10時間という長い時間奪われます。

参加する会議は厳選して参加するようにしましょう。

無駄な付き合いをやめる

会社の幹部になるとお客様、取引先、社員との付き合いで勤務時間外の時間を多くとられます。

会食の場合、2次会、3次会まで参加するとなると、いくら昼間の作業の時間や会議の時間を数時間削減したとしても、夜遅くまで飲んだりしていると相当な時間を使うことになります。

お付き合いの会食は信頼関係を築く上では重要ですが、そこに使う時間と効果も意識して参加することが大事です。

自分はお酒が好きなのと、途中で帰るのが悪い気がして、いつも最後まで残っていましたが、今思うと2次会以降の時間は何を話したかお互いほとんど覚えていないし、それほど大事な話をしていなかったので、無駄だったなと思います。

相手によっては最後までお付き合いする必要があるかもしれませんが、そうでない相手なら、1次会で帰る勇気も必要です。

何もしない時間を作る

やらなくていい仕事を削減して、空いた時間にまた別の仕事を入れてしまいたくなりますが、ナンバー2にとって、「何もしない時間」を作るのが大事になります。

何もしない時間に、社内で社員の顔色を見て回ったり、何気ないコミュニケーションをとることもできます。

社員に対しては何もしていない姿を見せることで、社員から話しかけやすい雰囲気を作ることもできます。

また、何もしない時間に考え事を集中することで、普段の考えを整理することができます。

理想は毎日1～2時間は何もしない時間にし、週1日は何も予定のない日を作ると余裕のある時間の使い方ができると思います。

あまり予定を詰めすぎて時間の余裕がなくなると、本来するべき仕事ができなくなり、本来ナンバー２がやるべき大事な役割を果たせなくなります。

ナンバー２をやられている方は、仕事ができて、空いている時間にいろいろ仕事を詰め込みたくなったり、暇が怖く感じると思いますが、タイムマネジメントの重要な仕事ですので、ぜひ「何もしない時間」を作ってください。