地方公務員の担当者間の引き継ぎについて考えてみた

私の勤めている部署では、他の職場で離職による減員が生じ、人員補充の玉突きで減員となります。
それに伴い、異動する職員から業務を引き継ぎを受けましたが、以前から良い引き継ぎとはなんなのか考えていたので、引き継ぎについて書き綴ります。

杜撰な引き継ぎによる影響

今回、私が受けた引き継ぎは、関連ファイルの保存場所を教えられ、年間スケジュールを示したA4一枚を渡されるというシンプルなものでした。
これまで受けた引き継ぎで多かったのは、既存資料で口頭で説明を受けるものだったので、年間スケジュールをまとめてもらっただけでもありがたいと感じます。（笑）

引き継ぎを受ける側として最低限知りたいのは、その業務の概要や目的、年間スケジュールあたりかと思います。
逆に後任としては、このあたりの情報がまとめられていなく、成果物がわからない状態は困ります。
今回で言えば、年間スケジュールは大体わかったけど、個々の作業の目的や概要情報もなく、何をつくったのかもわからない状況なので、成果物がどれなのかを調べることから始めました。

前任者曰く、同じ建物にはいるからいつでも聞きに来てとのこと。
ただ、聞きに行く側としては、聞きたいことがわからない状態では質問にもいけません。
なので後任はそもそも何をやっているのかを
この調べる時間が大きなロスになり、フラストレーションを感じることもありますね。（笑）

後任者にとって残してほしい情報

後任者として残してほしい情報は、そこまで多くはないと考えます。
個人的にフォーマットとして押さえているのは、下のとおりです。
　◯目的
　◯経緯
　◯年間スケジュール
　◯成果物

作業内容と成果物があると概要理解がスムーズで、実作業時に深く調べることで補足されると考えます。
そのほか、経緯と目的を残しておくことは、後にやり方を変えたり、そのこと自体をやめるために非常に重要と考えます。
これがないと、目的を見失ったまま続けてしまったり、やめようとしても本当にやめて大丈夫なのかと不安になってしまいます。
引き継ぎに限らず何かやり方を変えた経緯は、私の勤め先では残されていないことが多いのですが、個人的にはこの二つは残すべきと考えます。

作業メモの引き継ぎはありがたい

これまで受けた引き継ぎのなかで好印象だったのは、前任者が作業メモを残してくれたことです。
毎年のルーティン業務の場合だと、一番知りたいのは自分が何をすればいいのか？という情報だと思います。
例えば、連絡協議会を事務局業務の場合、「◯月に名簿更新のために◯◯部に照会」、「◯月に会場を予約（◯月は混み合うので予約は早め）」など、スケジュールと作業内容（注意点も）を残してもらえると、イメージがつきやすく、後任に取っては大変ありがたかったです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。