kintoneの小さな学び③

35歳、時短パート主婦だけど小さな会社でkintoneによる業務改善を担当しているこもりんです。
こんにちは！8月も終わりそうですね！！

kintoneでこういうことがしたい！と思って
さっそく作り出したはいいものの、
余計に煩雑になってない？？という壁にぶち当たっているので記事を書いて頭の中をちょっと整理しようかなと思います。

なぜkintoneのアプリにしようとしたか

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無くしたかったのはメモ型の用紙の手書き業務。
データはすでにkintoneにある状態です。

だったら手書きじゃなくて、kintoneから一括出力しちゃえば楽になるのでは！という思いからでした。

メモ型の用紙は、ある担当者に渡すものです。
この担当者は現場の年配の方で、
事務所側が手書きして渡すメモを見ながら
次の作業をするイメージになります。

実はこのメモ、カレンダーに入力＋手書き
という二重の作業になっているのです。

アプリ化したはいいけど、誰が活用するのか

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手書きをなくして楽に！と
アプリ化→印刷まではわりと簡単でした。
ただ、細かい活用イメージができていなかったのが1つめのダメポイントでした。

今までは1人1人が書いていたメモ。
それをひとまとめにするので、
誰が・いつ・どのタイミングで印刷するのか？が
問題になってきました。

担当者を決めると、シフト制なこともあり(また子育て中や若い子が多い中で休むことも多々あり)必ず漏れが出てきます。

では年配の担当者の方がアプリを見ればいい、というわけにはいかず…現場中心で動いている方なのと色々な制約から紙ベースが1番良いとのこと。

うーん、詰んだ。

作ったけど役に立たないアプリと化した

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kintoneでアプリを作っていると、
いつのまにか活用されなくなっていくもの
毎日活用されるものなど様々あります。

特に、すでに業務の流れが決まっていて
デジタルにする方が煩雑になってしまう
というものは使われなくなってしまいます。

事務所サイドとしては
一度入力したものをもう一度
手書きするという二重作業が減らせますが

現場サイドからすると、ただただ
やり方が変わってストレスなだけです。

とはいえ業務改善の余地はある

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今回、ここをこうしたい！という思いから
アプリを作成し始めましたが
作っているうちに色々な壁にぶち当たりました。

壁にぶち当たるまで、
いや、担当者の「これが1番大変なんだよ」
という実際の声を聞くまで気付かなかったことがありました。

あ、そこを業務改善しないとダメじゃない？？と
思い至りました。(遅い)

なので今回のアプリ作成に際しての
ダメポイントその2は「私が作りたかったアプリ」になってしまっていたこと。

なんとなく便利になりそうだ、というフワッとしたイメージから始めてしまったこと。

そうではなく、
「現場の困り感を解決するアプリ」
を実際に聞いてコミュニケーションしながら作らないと意味がないなと感じた出来事でした。

反省。