【働き方改革】会議のあり方を変える

みなさんこんばんは。
こうじ先生と申します。

学校って本当に会議が多いですよね。
そしてダラダラ長い。

今まではそれを当たり前に思っていたので、何も疑問に思いませんでした。
しかし、現在は「おかしくないか？」と思うようになりました。

働き方改革をする上で会議のあり方を変えることは必須です。
ただし、これはセルフ働き方改革ではないので、変えるためにはかなりの時間と労力が必要になります。

私も会議のあり方を変えるために尽力しましたが、全ては無理でした。
なので今日書くことは理想に近いかもしれませんが、ぜひ最後まで読んでください。

変えたい6つのポイント

①ペーパーレス

まずはここから始めたいところです。
私の勤務校では、職員会議資料を教務主任の先生が職員分印刷して、ホチキスで1冊に綴じて配るという作業を毎職員会議で行っていました。

転勤してきてその作業の存在を知ったとき愕然としました。

「なんて無駄な作業をしているんだろう…」

そう思わざるを得ませんでした。

すぐに校長先生に変えるように直訴しました。
「職員会議に出してくれ」と言われたので、ペーパーレス化のやり方や実施案をまとめて職員会議に提出しました。

管理職だけなぜか難色を示していましたが、ほぼ全員の賛同を得られたので、可決しました。
これで職員会議の日に机の上に冊子が配られることはなくなりました。
教務主任の先生にめちゃくちゃ感謝されました（笑）

ただ、それでもPDFになっただけです。
本質は変わりません。

本当はGoogleドキュメントで資料を作成しGoogleカレンダーやgmailなどと連携したいものです。（この内容はまたいずれまとめます！）

②資料に書いていることは言わない

私的には当たり前なのですが、まだ定着しません。
長々と資料に書いていることを全て読む人がいます。

特に大切な点だけ言う。
文字では伝わらない部分だけ言う。
変更点だけ言う。

これだけでかなり時間が削減されます。
これも校長先生に直訴しましたが、「資料を読まない人がいる」「伝わっていないことが起きる」と却下されました。

③検討事案は事前に

たまに職員会議中に検討事項を知らされることがあります。
そして結論が出ないので、一旦各学年で考える時間をとり、各学年ごとに発表します。

事前に検討事項をまとめておいてくれるだけで時短につながります。

④参加メンバーを厳選する

職員会議で一言も話さない人が大勢います。
消極的な人も多いかもしれませんが、意見を言う立場にない人もたくさんいます。

それなのに全員参加でやる意味はあるのでしょうか？
参加する人数を厳選して、不参加の人には会議後に伝達すれば完了です。

⑤終わる時間を明確に

日本の学校教育でよくある「始まりの時間には厳しいが、終わる時間にはルーズ」パターン。

普段の授業で1分でも遅刻したら怒るのに、終わりのチャイムが鳴っても「あとちょっとだけ！」と延長する先生もいます。
時間は守らなくても良いと言うヒドゥンカリキュラムになります。

会議でもタイムリミットを設定することで、無駄な時間を省く意識だ出ます。

⑥スタンディング会議

職員会議では無理ですが、参加人数の少ない分掌会議などはスタンディング会議にすることもあります。

あえて部屋もイスも用意せずに、職員室で立ちながら会議をします。
椅子に座って会議をするとリラックスして眠くなったり、逆に無駄な話も多くなります。

そんな時はあえて立ちながら会議をするのです。
立ちながらすることによって、要点だけをサクッと話し合いができ、時短につながります。

これは他のポイントと比べ導入しやすいのでぜひやってみてください。

ただし、高齢の方や体調がすぐれない方が参加者にいる場合は配慮する必要がありますのでご注意ください。

まとめ

当たり前を変えようとすると、「ちゃんと機能しないのでは？」という不安を口にする人も多いです。
しかし、新しいことを始めるためにはトライアンドエラーは必須です。

その少しのエラーを受け入れられたら、大きな成果（時短）につながります。

しかしやはり保守的な人が多いのですぐには変わりません。
しかし、動き出さなければ何も変わりません。

少しずつ、変えていくために動き出してはいかがですか？

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いかがだったでしょうか？
今回は「職員会議のあり方を変える」内容でした。・

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よろしくお願いします。