#101 オーディエンスの聞く態勢をつくれるかが勝負

会議で共有したのに、「え、聞いてませんでした」と言われてしまうと、「何のために会議してると思っているのよ。。。」と悲しくなります。

会議に参加する側としてはオーディエンスシップを持つことは大切です。
オーディエンスシップとは？木下ファミリーの林さんのこちらの記事を参照ください。

しかし、会議を開く側がオーディエンスシップを引き出すことも重要。という話です。

〇目的のわからない共有会議はNG

当り前すぎることですが、目的がわからない会議は悪です。
始めは目的を持っていた共有会議が次第に「あの人にも知っていて欲しい」と人が増え、「あの件も共有して欲しい」と議題が増え、いつの間に誰が・何を・何のために共有するための会議かわからなくなります。

当然、参加者にとって自分に関係のない議題が増え、会議の価値が下がります。耳だけ参加がしやすいオンライン会議であれば、誰もが別の作業を始めます。
そして、自分に関係のある話も聞き逃すことになります。

そもそも共有するだけの会議は不要です。
共有事項は事前にテキストで共有し、会議では共有した内容を元にした意思決定をババっと行うような設計をすべきですね。

会議の主催側は忙しさを言い訳にせず、定期的に会議の目的の再定義をしないといけません。

30分の会議でも前半と後半に分けたり、関係の多い議題から始めて関係のない議題になったら各自抜けてもらうなど、柔軟さを持たすことも効果的です。

〇あなたに関係のある話をするよ宣言

どうしても関係者が多い場合は、関係者を名指ししてから話し始めるなども効果的です。
耳だけ・作業しながら参加の場合、自分に関係がなさそうな議題だと思った瞬間に会議から注意が逸れます。

議論の場では意見を出してもらえるようにファシリテーターが一人一人に声かけするのが一般的ですが、共有の時にも声かけすることでグッと集中力を作ることができます。

「あなたに話しますからね」という宣言は数秒で出来るのでオススメです。

また、共有があったその場で、担当者に次のアクションと期限をさっと確認して、意思決定まで済ませてしまうと効率的です。
参加者に油断させない工夫です。

ただし、その場で議論が始まって、アジェンダが消化できなくなるのは本末転倒です。
議論の場は別で儲けるか、アジェンダ消化後の残り時間で関係者を絞って行うべきです。

共有とその場での意思決定という目的を忘れてはいけません。

〇わからなかったことを個別に確認する

ちゃんと耳を傾けてもらっているのに、意図した行動に繋がらないことってありますよね。

若手や中途、異動によってチームにジョインしたばかりのメンバーなど、コンテクストを理解していない状態だと、聞いた話か右から左へ抜けてしまいます。

互いに非常にもったいない時間を過ごすことになるので、個別にキャッチアップの時間を設けるようにしています。

期初など新しいメンバーが多い場合は、会議の中で「これどういうことがわかります？」と声をかけて認識の差を埋めるのもありです。
わからなかった事を確認できるように「わからないことシート」をチームでシェアして適宜書き込んで貰い、1on1や毎日のスタンドアップミーティングの中でわからない用語や疑問の解消をしています。

個別の確認の場を用意しておかないと、意外と聞けずにわからないことまま放置してしまうことになるので要注意です。

ということで、オーディエンスシップを自分が持つことたけでなく、会議に参加するメンバーがオーディエンスシップを持てるようにするための工夫について紹介しました。無駄な会議の時間を減らして、生産性を高めて行きましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。