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なぜ文書を”読め”ても、話が”見え”ないのか？

前田考歩

2023年10月20日に、ビジネス文書をテーマにしたセミナーをブックファースト新宿店さんで開催することになりました。

社会人になって間もない方は、ビジネス文書と聞くとメールの書き方・マナーのようなものをイメージするかも知れませんが、このセミナーで対象としているのは、そうしたものではありません。

何らかの仕事を依頼・相談・任されたとき、その仕事の目標を達成しやすくするための文書の書き方を対象としています。
そして、目標を達成しやすくするための文書の書き方をミニワークショップで体験いただきます。

ビジネス文書には様々な種類があります。手紙、電子メール、打合せメモ、提案書、進捗報告、費用対効果調査報告、基本方針、研修報告、手順書、使用説明書etc...
いずれの種類であっても、ビジネス文書は職務上の目標を達成するために作成されます。しかし、その目標を阻む要因がたくさんあります。
文書は多様な読み手に向けて作られますが、読み手は書き手と同じ視点に立っているわけではありません。職場では、膨大な量の文書が作られており、そのすべてを精読することは難しいです。わかりづらい文書は読み飛ばされ、読み手に都合のいいように解釈されたり、そもそも読むのを諦められてしまうこともあります。

ルーチンワークの文書は書き方・書く内容が決まっており、書き手のスキルにあまり依存しません。読み手も読むことの苦労が少ないです。
しかし、新しい仕事（ここではそうした仕事をプロジェクトと呼びます）では、書き方・書く内容があいまいで、書き手のスキルに依存します。
うまく書けていない悪い文書には、以下のような特徴があります。

こうした悪い文書はプロジェクトの進め方、成果に種々の問題を引き起こします。セミナーでは文書が原因で起こる問題のうち、「情報コスト高症候群」に焦点を当て、問題を防ぐための文書の書き方をお伝えします。

この他、一般的なビジネス文書がつくられ使われるライフサイクルを可視化して、どこが気をつけるポイントなのかも解説します。

ミニワークでは良いビジネス文書の価値や、文書づくりに必要な要素を解説しながら、参加者のみなさんが取り組んでいる、相談・依頼されていることの文書をつくることにチャレンジいただく予定です。

ビジネス文書に関するお悩みをお持ちの方の一助になる方法をお伝えできると思いますので、お時間があればぜひお越しください。


未知なる目標に向かっていくプロジェクトを、興して、進めて、振り返っていく力を、子どもと大人に養うべく活動しています。プ譜を使ったワークショップ情報やプロジェクトについてのよもやま話を書いていきます。よろしくお願いします。