社内ミーティングや会議を振り返る
この記事は、Pepabo CS Advent Calendar 2022の9日目の記事として書いています。8日目はKenta Shinkaiさんが「M-1グランプリ挑戦レポと得たもの」という素敵な記事を書かれていますのでそちらも是非チェックしてみてください。
ーはじめに
突然ですが、社内ミーティングや会議に参加していて、案外無駄な時間が多い、この時間意味あるのかな？と感じたことはありませんか？わたしは以前の職場で参加した会議で、長時間（1～2時間）一部の方だけが発言し、最終着地しないまま「次週また話しましょう」と会議を終えた経験があったことを思い出しました。
このような会議やミーティングにならないためには、会議の目的やゴール設定（何のために実施するのか、何が決まればOKなのかを決める事）が大切だと思っています。
そこで今回の記事では過去、私自身が会議やミーティングを進行される方に伝えたり、実際に実践していたことを思い出して書くことにしました。
この記事では、「目的を明確する＆ポイントをおさえる」という簡単な手法の紹介をしようと思います。もちろんこれだけ実践すれば100点満点の良い会議やミーティングになるか、と言われるとそうではありません。ミーティングや会議進行が苦手な方や初心者の方向けの記事になるかもしれませんがお時間ある方は是非読んでみてください。
早速「目的を明確にする」「ポイントをおさえる」を分けて説明します。
ー目的を明確にする（大きく４つに分解）
ミーティングや会議をスムーズに進めるためには目的を明確にすることが重要だと考えます。よく利用する目的を４つに分類して説明します。
▷伝えるため
進捗や現状確認、方針や依頼事項などを伝えるための会議やミーティング。
指示、依頼、状況報告を行う場合、内容によってはテキストで済む場合もあります。情報の密度に応じ人を集めるべきかを判断するのが良いと思います。
▷提案するため
新しいことを始める際（特にコストや時間が発生するケース）に提案するための会議やミーティング。
事前に必要な情報収集、整理、なぜ実施するか、また有効かを説明できる準備をする。
▷生み出す・広げるため
ブレストや自由に発言を促すための会議やミーティング。
自由度はありますが、お題は必ず決めておく必要があります。
▷決定するため
「やる・やらない」を判断するための会議やミーティング。
決定するために必要な情報は何か、どう決定するかを決めておくとスムーズに進みます。
上記以外にも、今あるものをより良くするための「深めるため」や全員の意識や認識を統一するための「統一するため」など分類することもできると思います。
万が一、目的が明確になっていない会に参加した場合、なんの為の会議（ミーティング）なんだろう？と疑問を持つことからスタートしてみても良いかもしれません。疑問を持って、口にだすことは仕事をする上で非常に大切なことです。先輩だから、上司だから言いづらいなんて思う必要はありません！
質問するときは、「この会議（ミーティング）の目的は✕✕✕？ゴールは◯◯◯？」と自分なりに解釈することも大切だと思います。分からなかったら聞いちゃいましょう！
「なんのための会議（ミーティング）だったんだろう・・・」で終わらせたら会議開催者・参加者全員無駄な時間になります。相手のため・自分のため・みんなの為に常に「？」を頭の中に描くことが大切です。
※「ゴール」の話は以下のポイントパートででてきます。
ーポイントをおさえる
ポイントパートでは開催者や進行担当向けのポイントを多く記載しています。自身が開催者になった場合は上記に記載している目的と以下で説明するポイントをおさえて進めてみましょう。
▷会議のゴールを決める
脱線や目的からずれることは会議のお決まりごとです。「なにが決まったら」「何が伝わったら」ゴールなのか明確にする。そして常にゴールに向かっているか？の視点を持って発言したり聞いたりすることが大切です。
※MTG終わりに、ゴールに到達したかを確認しましょう。
▷複数議題ある場合は議題ごとのゴールや優先順位を決める
考えていた時間通りに進まないことはよくあります。
30分の会議で議題が3つ、最初の議題が想定以上に時間がかかりそうな場合 どうしますか？
・1つの議題を着地させえるまで話し続ける？
・すべての議題を進めるために、途中で次に進める？
・急ぎでないものは再度会議（ミーティング）設定する？
上記を判断するためにも、議題ごとにゴールや優先順位を定めておくと進めやすくなります。（コスト、影響範囲、期限など踏まえて決めると良い）
そして「すべての議題を進めるために、途中で次に進める？」を選択した場合、議題を話し終え、ゴールした気分になるので注意が必要です。MTG終わりに、議題ごとのゴールに到達したかを確認しましょう。
▷参加者は厳選する
発言しない人は原則呼ばないこと。参加コストを考えましょう。成長支援（人の考えを聞く、意見をいうトレーニングをする）が参加の目的ならば本人や会議参加者がその目的を理解しておくことが大切。
▷どう進めるかイメージを持って参加する
事前に会議の流れをイメージし、ゴールに導く準備をする。
▷アジェンダを用意する
会議全体の流れがわかりスムーズに進めることができます。また、議題の時間配分を明記すれば時間調整の意識を共有することが出来ます。
▷何が必要か考える(ネットワーク、紙、PC、WB、資料、URL)
必要な物は事前に準備し、時間のロスをなくしましょう。
▷当日の役割を決め、時間管理を徹底する
ファシリテーター、議事録担当など「何をすべきか」を前もって決めておくとスムーズに会議を進めることが出来ます。進行役はアジェンダに反する方向に議論が発展することを防いだり、影響力ある特定の方が会議を掌握することを回避したりする役割を担います。
▷事前ヒアリングをし、短縮できることを探す
時間は限られている為、会をスムーズに進めるためにも、事前ヒアリングを行い情報をまとめておくことをオススメします。
上記以外にも、例えば目的や話す内容に合った雰囲気の場所で開催する、座る位置を工夫する、議論ができる人の組み合わせを選ぶ、参加者に応じアイスブレイクを導入する…等々ポイントを上げるとまだまだ出てきます。ちょっとした工夫で「すこ～し、うまく会議が進んだな～」と感じることができるかもしれません。会議の参加やファシリテートって苦手だな～と思っている方！是非、ちょっとだけ意識してみてください。
決められた時間内に予め定めたゴールがクリアできる会議って気持ちいい！
【 完 】
最後まで、読んでいただきありがとうございました。うんうん、へ～、なるほど、やってみよう！とちょっとでも思っていただいた方「♡」でアクションしたりSNSで共有いただけると嬉しいです！
前回書いた記事も時間があれば読んでみてください！
Pepabo CS Advent Calendar 2022はペパボパートナーがペパボを知ってもらう為に、プライベートからお仕事のことまで幅広く情報発信を行なう場所です。素敵な情報が詰まったカレンダーなので是非、他の記事もお楽しみください！
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※GMOペパボ EC Advent Calendar 2022にも別の記事を掲載しています。
明日10日目の記事はkim23さんです！明日も楽しみ！
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