部下がマニュアルを作ってきたときの上司のコミュニケーション方法

マニュアル作成サイクルを軌道に乗せるには、まず「人」です。

なぜならマニュアルは「人」が作る訳ですから。

しかし、作るのはほとんどが部下。

上司の役割として、部下が「気持ちよくマニュアルを作ろう」と思ってもらえる雰囲気を作ることが重要です。

では、上司は何をすべきか。

この順番で３つのコミュニケーション術が必要だと考えます。

1　まず、初めに労をねぎらう

忙しい中、一生懸命作ってきてくれたマニュアルです。

感謝の言葉で労をねぎらいましょう。

「お疲れ様！」
「忙しい中、よく作ってくれたね」
「ありがとう！みんなに喜ばれるよ」

作った本人が報われるような言葉がけをすることを意識しましょう。

２　次に、良かった点をピンポイントに褒める

その場で、ぱっと見で答えるのではなく、一回預かって褒めるポイントを整理してから褒めてあげましょう。

具体的には、

「ここの文章、分かりやすくていいね」
「ここにイラストが入っているのがいいアクセントになっているよ」
「赤文字になっているところは注意喚起になっているからいいね」

本人が頑張って作り上げたと思われる箇所を理解するようにしましょう。

３　最後に改善点を指摘する

上司の目から見たら、表現や構成が未熟な箇所もあるかと思います。

その度ストレートに「ダメ」と伝えるのではなくて、「あと、もう少し付け加えると、さらによくなるよ」的に伝えるのがベストです。

例えば、

「ここの文章が少し長すぎるからちょっと短くした方が、もっと伝わりやすくなるかもよ。」
「現物の写真を入れたら、見栄えがよくなって使う人の理解がさらに進むかかな」

こんな感じですかね。

まとめ

マニュアル作りは上司の役割が非常に大事です。

部下の「よし！マニュアルつくろう！！」という気持ちを起こさせる言動を心掛けて、マニュアル推進が「吉」となる雰囲気づくりを作りましょう。

【無料で使える！】思考を整理するならマインドマップ
このNoteはYouTuber両学長さんも使うMindmeisterでアイデアを整理して執筆してます。