リモートワークでは「日報」ならぬ「時報」がおすすめ
リモートワークは好きですか？僕は好きです。
「パジャマで起床即出勤できる」
「ストレスフルな満員電車に乗る必要もなし」
「割り込みで話しかけられないので仕事も捗る」
といった感じで、基本的には好意的に受け入れられていることが多いように思います。
一方で、リモートワークでの課題も聞くようになりました。
「みんなが何してるか感覚的に分からない」
「雑談が生まれずになんとなくギスギスする」
「話しかけられず集中できるが、沼にもハマりやすい」
これらの課題を解決する取り組みとして、
弊社では「時報」という情報共有を行っているので紹介します。
ちなみに時報というとポッ、ポッ、ポッ、ピー！感があるので、社内では「チェックイン」と呼んでます。
実際めちゃくちゃおすすめです。
時報は、日報と分報の間
日報は、ご存知、その日にあったことをメールやチャットなどで共有する取り組みですね。
それでは分報をご存知でしょうか？
分報は、Slackなどで 「times_〇〇」といったチャンネルを作って、ほぼ自分専用で、いま困っていることや考えていることを共有するというものです。
IT系の会社だとそれなりに定着しているのではないでしょうか。
時報は日報と分報の中間にある概念です。
具体的には「1、2時間に1回、チームで音声通話する時間をとる」というだけです。
話す内容としては、
・今やっていること
・今困っていること
・考えている仕様の途中経過
・次の時報の時間までにやりたいこと
・雑談
などになります。
時報で「感覚」を共有
時報の内容は基本的には自由ですが、なんとなく感じていることを意識して話すと良いです。
違和感などの感覚はテキストで共有するのが難しいので、口頭の方がよく伝わります。
意外と「あー、俺もそれ思ってたんだよね！」というやつが頻発します。
ポモドーロタイマーとしての時報
まずメリットとしてすぐに感じるのが、仕事にメリハリがつくという点です。
時報は一種のポモドーロタイマーのようにも作用します。
やっていることを共有しているからには、「次の時報までに成果を出したい」という気持ちが自然と生まれます。
雑談は生むものではなく生まれるもの
またオフィス同様自然に雑談が起こります。
口頭でのコミュニケーションは良くも悪くも非論理的に発散しやすい、ということが要因なのかなーと。
セラピーとしての時報
意外な効用としては、仕事で詰まったりハマったりすることが減ったということです。
これには分報と同様に知見がある人が教えてくれるということと、
ラバーダック・デバッグ的に、話しているうちに問題整理されることがあるのかなと思います。
アヒルちゃんと話すことで問題解決するオカルト系デバッグ手法
時報ベストプラクティス
最後に、2ヶ月運用してきてのベストプラクティスをいくつか紹介します。
Discordの音声通話を使う
まず時報にはDiscordの音声通話を使っています。
Discordを採用したのは心理的コストが少ないからです。
Discordでは、いちいち部屋をつくる必要はありません。
すでにある部屋に、ワンタップで入室できます。
またビデオ通話では、部屋が荒れてないかとか、ヒゲを剃り忘れてないかなど、意外と気になると思います。
音声通話にすれば周囲の環境を気にする必要がありません。
このあたりの心理的なコストは意外と理解されないですが、実際に使ってみると分かります。
個人的には
一般的なビデオ通話とDiscordの音声通話の違い = メールとチャットの違い
という感覚です。
5分待って来なかったら諦める
この辺はチームの状況と価値観にもよりますが、
時間を気にしすぎて集中が途切れるくらいならやらないほうが良い
と個人的には思っています。
そのため、決めた時間に来ない人がいても、気にしないようにしてます。
時報の予定は共有カレンダーに入れておく
やはり忘れがちなので。通知でリマインダーを設定しておけば安心。
間隔やメンバーはやりながら調整する
最初は1時間に1回時報を行っていましたが、これだと深い集中を妨げることもありました。
結果的には弊社では、2時間に1回が時報の間隔としてはベストだということが分かりました。
また弊社はスモールチームなのでまだ問題になっていませんが、チームの人数が多いと回しにくくもなるかもしれません。
この辺はチームごとにやりながら調整する必要がありそうです。
その日の最後にはデイリーKPTをやる
いい感じに締まります。
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