これは最高のタスク管理ではない～やっぱりTrelloが好き ～

今回、冷静に自分のやっているタスク管理を見直すと、全然効率的ではない気がしてきたのだが、今回は私のタスク管理を紹介する。

Trelloを使う理由

私は、Trelloにタスクを集約させている。

Trelloは、期日を引き直しても期日順にサクッと並び替えられるし、タスクの全体像が分かり易いのが良い。個人で使っても良いし、チームでも使うのも便利。ただし、ボードが複数になると途端に見るのが面倒になってくるのが難点。

気に入っているのが、ステータスを自由に設定できるところ。私は、主要なステータスとして、以下の5つを作成している。

1．TO DO
すべて期日を入力するルールにしている。取締役会周りだったり、株式事務だったり、登記だったり、法務が主体となって動かす様々なタスクを入れる。この中でも、優先度が低いもの（やらなくてもさほど困らないもの）は、いつまでたっても片付かなくて、期日を引き直し続けることになる。

2．TO DO 長期
時間ができたらやろうと思っている無期限のタスクの置き場（墓場）である。1.ですらやり切れていないので、ご察しの通り、基本的には手が付けられないまま風化していく（が、それで良い）。

3．リーガルチェック＆相談
一番活発に動くのがここである。毎日、メールやSlack等で寄せられる契約書の確認や契約書作成依頼、その他各種法務相談を期日順に並べ計画的に片づけていく。ここがパンパンになってくると泣きたくなってくる。たま～に空になると幸せ。

4．確認待ち
主に1.のうち、自分の作業が完了しているもの（上長確認等を投げているステータス等）を置く。未了のところにおいても邪魔だし、完了のところにおいたら放置されても分からないので、ここに置く。目に入るので、忘れずにリマインド出せる。

5．完了
終わったら完了のところに移動。月ごとに分けておくと、月ごとの繁忙具合を、後で分析しやすい。

※以下はイメージです

Trelloへの追加方法

1．直接
ブラウザまたはデスクトップアプリに直接アクセスして、手入力。基本だが、イチイチ入れるのは結構面倒。ここを触るのは一日の最後に整理するときだけにしている。

2．chrome拡張機能：Gmail-2-Trello
便利。Gmailと連動して、メールの内容をそのままタスクとして投入できる。当社ではリーガルチェックをメールで投げてもらうことにしているので、これは欠かせない。

3．chrome拡張機能：Trello
シンプルな拡張機能。Trelloにアクセスしなくて良いので便利。メール以外のルートで依頼が来て忘れそうなものは、取り急ぎここから投入。

基本は、上記3パターンである。SlackとTrelloの連携も実際はできるのだが、イマイチうまく使いこなせていないので研究中である。

なお、Slack等で日常的に来る質問等は、同時多発的に発生することもよくあるので、漏れやすい。私の場合、一旦メッセージにブックマークだけ付けておいて、順次対応する。重めのもの等、当日中に回答しきれなかったものだけTrello送りにしている。

TO DO リストは使うべきか

最後に私が一番感銘を受けた時間管理の書籍を紹介する。

1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣

まだ、この領域には到底達せていないが、何度読んでも気持ちが引き締まる、良書である。ここでは、「TO DOリストは使わない」という結論になっている。

To Do リストを使わない方式として、すべての行動をスケジュールに入れるというカレンダーで管理する手法がある。一時期、私も試したが、その日に終わらなかったタスクをちまちま翌日へ翌日へと移動するのが辛くなりやめてしまった。タスクは期限までには終わらせるようにしていても、予定日に綺麗に終わることはあまりない。

事前に「この日にやろう」と入れていおいたタスクがあっても、それより優先すべきタスクが入ってしまえば予定変更を余儀なくされる。当日の予定（当日対応するタスク）は、タスクの全体像を見渡したうえで、毎日の朝一にサクっと作成するのが一番効率が良いし。間違いがない。

まだまだ私レベルではTo Doリストが手放せない。
最高のタスク管理を実現する日はまだ遠い。