なんでドキュメントに書いてある通りに動けないないんだ？それは当たり前である。なぜなら、解釈がバラバラであるから。

こんにちは。犬のアイコンの人です。

こちらの記事は、「【福岡 糸島の古着屋さん】株式会社KLDの Advent Calendar 2021」の17日目の記事です。

adventar.org

なんでドキュメントに書いてある通りにできないんだ？
なんで、これ読んでないんだ？などなどドキュメントを渡して他人にこうして欲しいって伝えるのは、とても難しいですよね。

特にリモートワークが盛んになり始めた昨今、特にそう思う人は多いのではないでしょうか？

自分の中でもドキュメントでの共有は、とーーーーーても難しいと思ってます。なぜなら、テキストは「読解力」と「書く能力」2つがいるからです。

「読解力」

これはイメージしやすいですよね。ドキュメントに書いてある内容を読み解いて、何をしてほしいのか。結果はどうなってほしいのかというのを理解し実行することだと思います。

自分は、読む側100人いれば100通りの解釈が生まれると思ってます。
例えば、

「こんにちわ」

この言葉だけで、何パターンも解釈が生まれますよね。

- 「こんにちわ」と返す
- 挨拶うぜえ
- 無視
- 「は」と「わ」の違いとは。。。

簡単なワードですが、これだけでも数パターンの解釈が発生します。
さらに、ここで業界ワードが入った場合、カオスですね。

「これコンサートしてから、ブラボーしてください。そして、ネジネジしてください。」

こんなドキュメントをバイトさん達に渡したらカオスですよね。はは。

「書く能力」

人に伝える能力と思ってます。
先ほどのような「こんにちは」。これを読み手に何をしてほしいのか、最終的な結果はどうなればいいかというのを明確に文章で伝えれるかです。

朝、出社したら自分のデスクの両隣にいる人に「こんにちは」と挨拶しましょう。まだ、席にいない場合は、しなくてよい。「こんにちは」と言われた人は「こんにちは」と返してあげてください。挨拶の返事が元気がないようなら、さらに一声かけて調子を聞いてください。

（挨拶で調子聞く組織ってどうなのよ。。。って思いますが創作なので笑）

何をしてほしいか・最終的な目的を記載してあげることで、読み手の解釈のブレの範囲を狭めることはできます。

けど、これでも解釈のブレは生じます。
なぜなら「読解力」は人それぞれだからです。

1. 朝、出社
2. 自分の席に行く
3. 両隣に挨拶する

こういうふうにステップごとに短文で記載してあげることで、より読みやすくなり解釈のブレをさらに狭めれると思います。
さらに、ここにイラストや写真などを挟むことにより、より想像しやすくなりさらにさらに解釈のブレを狭めれる。

つまり、何をしてほしいか・最終的な目的を記載していても、その書き方によってブレが生じます。なぜなら、人間の「読解力」はみんな均一ではないからです。
100文字以上読めない人もいれば、テキストだけ読んでも、すぐ行動に変換できない人もいます。

何をしてほしいか・最終的な目的が決まれば、次に、どうやって書けば伝わるかを考えるのが大事だと思ってます。

しかし、ここまで明確に考えてドキュメント作るのも大変です。日々の業務もあるので、結構重いと思います。

ぶっちゃけ重い。

最近、自分の中で、この重いやつの解消として、体で覚えてもらう・しつこく言うが最適解なのではと思ってます。

ドキュメントは用意しますが、ほどほどにします。簡潔にします。目的だけにした簡潔のものにします。

こんな感じのレベル
1. 朝、出社
2. 自分の席に行く
3. 両隣に挨拶する

そして、このドキュメントを渡す時に、一緒に読んで理解しているか確認する時間を作ります。その後、本人だけで回してもらいますが、その都度確認し、違う部分を指摘して、解釈のブレを補正していきます。

解釈のブレの補正のための定期的なチェックは必要です。この定期的なチェックを省くのがシステム化だと考えています。

定期的なチェックが重くなってきたということは、そのドキュメントを使って業務が回っているという証拠だと思ってます。
つまり、運用フェーズに入っています。このフェーズになれば、システム化しても、それは資産になりますし、関係各所への説得もしやすいでしょう。

だって、回っているから。

では、では、この記事はここまで！
めっちゃ真面目な話になって面白くないですね！自分でも途中、何を書いているか分かりません！

また次回に！