仕組み化/システム化する

本日免許証の更新に、免許更新センターに行ってきました。平日でもかなりたくさんの人が来ていましたが、待ち時間こそかかったものの流れるようなフローに感心したので記録しておきます。

（結局優良講習ながら3時間くらいかかりましたが笑）

①仕組み化する

免許センターでは、「受付」「適正（視力）検査」「支払い」「写真撮影」「講習」「免許証の作成」「受け渡し」など長大且つ複雑なワークフローがあります。多国籍の人が訪れたり、住所変更を必要とするなど個人ごとにパターンが異なりかなり複雑。

それでも流れるように多数の人を受け入れ、スタッフの数もかなりの規模であることを考えるとワークフローがかなり的確に仕組化されていると感じました。すべてを機械化できない場合でも、マニュアルを作り、床にシールで移動順をマーキングするだけで効率化できると考えると、学ぶべきところは多い。

②複雑な業務ほど効果がある

難しい、複雑な業務ほどもちろん仕組化するのは難しいしリソースもかかるのですが、それだけに仕組化できた場合のリターンも大きい。仕組化されていないオペレーションだと対応できる人材も限られるしマニュアル化されていなければイレギュラーにも弱い。

繰り返し行うことが定まっている業務は、その複雑性に限らず仕組化することで人間かなりの生産性を生み出せることを目の当たりにしました。普段企画系の業務をやっているとどうしてもワークフローが機能しづらく軽視しがちでしたが、これは大きな発見。

③普段の仕事にも取り入れる

というわけでどのような仕事であろうと定型化されている部分は仕組化していきたい。もちろんシステムやコンピューターに任せられれば理想ですが、そうでないとしても工夫で乗り越える。紙とペン、あと人さえいれば案外なんとか仕組化できるものかもしれません。

マクロなどよりカッコよく効率化するのもいいですが、肩ひじ張らずに身近な繰り返し作業を、ちょっとずつでも仕組化していきたいですね。

noteの書き方も定型化できてきているから、少しは取り組めているのかも・・・？笑