＃80【仕事】苦手を武器に〜スケジュール管理は業務習熟度で考えると良い〜

こんにちは。
先週は風邪をぶり返した上に副鼻腔炎になってしまいました。
この時期は気温の変化もそうですし年度末に向けて仕事も忙しくなる時期。
皆様もご自愛ください。

さて、気を取り直して再開初回の記事は、
「苦手だったことが武器になった話」です。

私が苦手だったのは仕事の「スケジュール管理」と「タスク管理」。
現在の職場になった際に大いに悩みました。

○現在の状況と課題認識の背景

私は現在の職場に転職してからはや8年程度経ちますが、
主に2つの部署を経験しています。

最初に配属された1つ目の部署は大学の国際業務全般を管轄する部署。
海外大学との協定を結んだり、学生の派遣（学生の留学）や受入（留学生の受入）を担当部署です。実際の業務では海外からの来客に接待も含め2時間英語オンリーなどもあり、なかなか刺激的な体験をすることができました。

なお、私は海外経験は学生時代に1ヶ月くらい欧州方面を友人と旅行に行ったくらいで、あとはコンサル時代のマレーシア研修とかだけです。留学経験は0。履歴書のTOEICの点数だけで配属が決まったものと思われます。

配属されてみるとみんな当たり前に英語話せるので、自腹でマンツーマンの英会話に半年ほど通い、海外の方と会話する際のアレルギーやハワイでタクシー捕まえて運転手の方と雑談しながら目的地に向かう、みたいなことはできるようになりました（この辺りはまた別の記事で詳しく書こうかなと思います）。

その後に配属された2つ目の部署が、学生支援。留学生以外の学生さんも含め、学生支援全般を行う部署です。クラブや大学祭等の課外活動支援、奨学金、学籍（大学の登録情報やステータス管理）、証明書発行、障がいを持つ学生さんの授業支援、卒業や進級の判定まで様々な業務に加え、最近は新たな事業（多種多様な学生さん支援の枠組み構築や周年記念事業等）も沢山ビルドされまくっております。加えて、日中は窓口が空いているのでいつでも学生さんがいらっしゃいますし、外線・内線の電話も鳴ります。

こういう状況で学科が約20あり、承認先も別で教授会も学科毎に日時が異なる。
この状態で専任の職員は1人13個位業務を持つので、予定が見えるようになっていて、どこがクリティカルパスで、という設計は必須なんですね。スケジュールとタスクの管理ができないと早々に詰んでしまうんですね。

○苦手を克服した方法

まずは「予定」です。ネットで「フリーカレンダー」と調べてA4で1枚を1ヶ月として印刷。できるだけ１日の枠が大きいものを使って、これに予定を書きまくりました。

あまりに多いのでそれを書いたら、毎朝30分ほどドトールで自分が書いた予定を眺めて業務を想像する時間を取りました。

そして、次は「タスク」。見開きのノートにひたすら想像した業務からやるべきことを書き出します。これをその日のToDoリストにして、イメトレが終了したら出勤、その日を猛烈に過ごして、翌朝も同じルーティンで〜ということを繰り返しました。

これを繰り返して１年くらい経つと、もはやルーティンの業務が体に染み込んでいるというか、空ですらすら出てくるようになるんですね。

この状態になると、苦手意識はゼロで、スケジュールが見えない状態が気持ち悪くなってきます。

振り返ってみて、ポイントだったのは「書く」ことと、「イメトレの習慣化」です。

書くと覚える。イメトレして、本当にそれって妥当なの？を問いまくる。
それを毎日やる。

気がついたら苦手が得意になっていました。

○まとめ

ご紹介したのは私がやった方法です。
スケジュール管理は共有を意識してGoogleカレンダーで管理するなど、いろんな方法がありますが、私も色々試しましたが、人によって合う合わないがありますので、まずは自分にあった方法を探すことが大事ですね。
（私の場合は、Web上に予定入れても入れて満足してしまう傾向が抜けず、しかも入れたくせに覗かないという悪い癖があったので、仕事のカバンにフリーカレンダーが見える位置に入れて、職場で鞄を開けたら予定表が目に飛び込んでくるように半強制的に予定を見るようにしました）

そして以下の２点も振り返りで気づいたこと。
・まずは勝ちパターンを見つけて、「スケジュール管理得意ですよ」くらいになってから応用編で色々な方法に派生させる方が上手くいく
・業務の習熟度の段階で管理方法を分けた方が良い。まだ業務経験が浅い時は「書く」が有効です。習熟してきたらそこから効率できな方法に派生させると良いかと思います。私は今は会社のイントラで予定を、Onenoteでタスクを管理しています。

業務の特徴によってもどの粒度で管理するか等、細かいことは変わると思いますので、今の自分の環境や仕事にあったやり方を常に模索し、気持ちよく１日を過ごせるようにしていきたいですね。