『残業を減らすプチIT化仕事術～元SE女子の事務職奮闘記～』PART1

こんにちは！金風舎です

2019年4月から施行されている「働き方改革法案」。
残業時間の上限は、原則として月４５時間・年３６０時間と定められています。
残業は経営者にとっても、従業員にとっても大きな問題です。
同じ時間でもより効率的な仕事がしたい！

そこで、今回からSEから一般企業の事務職に転職した経験を持つ、マンガ家・ぞえさんの著書『残業を減らすプチIT化仕事術～元SE女子の事務職奮闘記～』から、時短テクを少しずつご紹介！
ちょっとしたPCスキルを身に付ければ、事務仕事がぐんとラクになること間違いなしです。

時短テク①作業メモはデジタルで残す&共有する

仕事上何度もやる作業があるみなさん、マニュアルは作っていますか？
わざわざ資料を作るのは面倒な気もしますが、マニュアルを作ることは長い目で見ると他の人だけでなく自分の役にも立ちます。

特に初めてやる作業はメモしておくと後で助かることが多いし、他の人から聞かれた時にも説明する時間が少なくて済みます。マニュアルを作ることで未来の自分を助けることとなるのです。

もちろん社内用なので決してしっかりとしたマニュアルを作る必要はなく、自分だけが見るなら文字だけで十分！
新人に渡すなら画像をつけて、職場の人に渡すなら基本情報は省くなど誰が見るかを意識して作るのがオススメ。

作成したマニュアルは、下記のような方法で他の人にも共有しておこう。

・メール(通知、検索がラク)
・共有フォルダ(メンバー追加に対応しやすい)
・Wiki(検索しやすいが新規導入のハードルが高い)

共有しておけば、言語化した情報が埋もれることなく、さまざまな人に活用してもらえます。

時短テク②「メモ帳」の代わりに「高性能テキストエディタ」を使う

「言った言わなかった問題」
これは働く上でどうしても出てきてしまう大きな問題です。

これを防ぐためにもオススメなのは"仕事のやり取りを文字で残す"こと。
デジタルで残すことによって、過去のやり取りの内容を簡単に検索することができるようになります。

そして、やりとりの記録には「高性能テキストエディタ」が最適です。
いわゆる「メモ帳」のようなソフトですが、「メモ帳」よりもできることが多く、検索機能が充実しています。

中でもGrep機能(フォルダ内の複数ファイルを対象に検索可能)が使えることは、高性能テキストエディタを活用する一番のメリットです。

検索しやすい状態で記録を残しておくことで、こちらも後々の自分を助けてくれます。

いかがだったでしょうか？
少しでも皆さんの仕事の効率化に繋がれば幸いです。
今後も定期的に時短テクをご紹介していきたいと思います！

残業を減らすプチIT化仕事術①〜元SE女子の事務職奮闘記〜