事例紹介：オフィス移転PJの開始時期や全体計画を相談したい

事業：デジタルマーケティング事業
規模：1500坪から1800坪への移転
利用いただいたサービス：
全体計画支援　サービサー紹介　コンペ運営アドバイス　RFP作成支援

どんなお悩み？

「定期借家契約で入居中のビルに、立て壊しの計画が浮上。できれば残りたいけど、移転を考える場合、どのタイミングから動き出せばいいのでしょう？スケジュール、コスト、入居先の調整、設計パートナーのコンペなど、初めてのことばかりで不安しかないです」とご相談いただいたのが、現ビルの契約満了の3年前でした。元々、月刊総務さんのイベントで私がファシリテーターとなっていた会で同じグループにいたことがきっかけで運用含めて時々ご相談に乗っていた方からでした。

ロードマップ作成

まず始めに、移転する場合を想定し、プロジェクトを開始するベストなタイミングを示したロードマップを作成し、全体のイメージを掴んでいただきました。

やがて時期が来て、移転が確定すると、新オフィス構築にあたり、ビルのグレードやオフィスデザインなど、複数パターンでのコストの違いを共有させていただきました。これで、月ごとに発生する費用を大枠で掴むことができ、大いに役立ったようです。

入居先の選定

代表の方は、現ビルの近くに移転をしたいビルがありました。
しかしながら、「その第一候補のビルは、オーナーと直接やり取りするも、もう少し待ってくださいと言われ続け、回答がなかなか来ない」とのことでしたので、理由を探ると、近くの再開発が影響していることが判明。

再開発先のビルのテナントの受け入れ先として、調整されていたビルでした。どれだけの会社が避難してくるかというのがわからない為、回答ができないという状態でした。

ロードマップをもとに回答を待つ期限を決め、他の物件候補もあげておくようアドバイス。また、手数料がかからない仲介会社を紹介し、少しでも移転プロジェクトのコストをおさえられるようサポートしました。

結果的に、第一候補のビルは入居の募集を出しませんでした。
それが判明したのは、現ビルの契約終了の6カ月前。
1800坪の移転となると、6カ月では移転まで間に合いません。
ずるずると、YESともNOとも言わないビルオーナーの回答を待っていると、移転自体が間に合わなくなり、露頭に迷う所でした。

パートナー選定

物件が決定し、オフィス構築を依頼するパートナー選定のフェーズへ。
1800坪という大きな規模であることに加え、工事区分においてはB工事の縛りがかなり厳しいビルを選択されましたので、オフィス構築をお手伝いする会社の大部分を締めている設計施工一括で対応する会社はマッチしないことが見えていた為、「プロジェクトマネジメントおよびデザイン」でのコンぺの実施をすることをお勧めしました。

コンペのやり方や選定のコツなどをレクチャーしつつ、RFP（要件定義書）を代行作成。

コンペに関しては、色々な会社から提案を受けたい所ではありますが、参加企業が多ければそれだけ提案する側が受注できる角度は下がるので、必然的に力を入れた提案はされない傾向があります。

当該の案件が得意な会社での３社でのコンペが一番良い提案を引き出せると考えています。

今回、コンペに際して、お客様から既存のパートナー２社をノミネートを依頼されました。

ただ、入居先のビルのグレードや工事区分、規模などから鑑みて、フィットしない会社であると判断し、当社の方で追加で３社を推薦して、５社に対してオリエンテーションを実施しました。

オリエンテーションを経て、既存のパートナー２社はプレゼン直前に辞退され、当社が紹介した３社でコンペを開催することになりました。

辞退した会社の１社は元々私も接点がありましたので、辞退の連絡をされる前に、提案しないことは失礼にあたいしないかなど相談は入りました。
マッチしない案件での提案を依頼された側も、その対応方法に気を遣うものです。

すべての案件が得意ゾーンという会社は存在しませんので、該当する案件で力を出せる会社を見極めることが大事です。

コンペを経て、無事、一緒に移転を並走してもらう1社を決めていただくことができました。

私の役割はここまでとして、コンペを経て決まった1社にその後リードしていっていただきました。

最後に

オフィス移転を慣れている担当者は殆どいない状態です。
そしてやりたいことに対して、どのパートナーがより適しているかはもっとわからない方が多いと思います。

プロジェクトに合ったパートナーと一緒に進めることが、すべての会社がハッピーになる第一歩ですね。

どんなパートナーさんが適しているかに関しては、無料でご相談を受けておりますので、必要時にはお声かけください。

たまに自グループを紹介することもありますが、マッチする確率は５％程度なので、ほとんどが紹介になります（笑）