計画と突発的予定のバランスについて。対応方法を書いてみる。

今回のテーマ

予定外のことが入った場合の折り合いのつけ方について書いていきます。
計画していたことが、うまくいかなくなりそうな時ありますよね。そんな時にどうするかを私なりに書いていこうと思います。

よろしくお願いします。

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前提として、クローズリストを使ったタスク管理は、
日々の生活において非常に有効な手段です。

クローズリスト
言葉のとおり閉じたリストです。
いったん完成したら、要素の追加が不可能、
あるいは極めて難しいものがクローズリストです。
その日に行うタスクを固定化するのに役に立ちます。
やるべきことが明確になります。

しかし、どんなに計画的に一日をスタートしても、
予期せぬ出来事は避けられません。
そんな時、私たちはどう対応すれば良いのでしょうか？考えてみます。

そもそも

計画はあくまでガイドラインであり、
全てを完璧にこなす必要はありません。

突発的な出来事が発生した場合、対応するためには、
計画を変更することが必要です。

ただ変更する場合守ると良いことがあります。
その仕事が本当に今処理しないといけないことであるか？ということです。そのような場合のみ変更しましょう。

基本は次の日に回した方が良いです。
焦って取り組むと、本来割く必要のないリソースを
使うことになってしまうかもしれません。それは避けたいです。

次に、交渉する力も重要です。

仕事であれば、期限の延長を依頼することも必要になるかもしれません。
プライベートであれば、家族や友人との約束を調整することもあり得ます。

このように、柔軟に計画を変更し、周囲とのコミュニケーションを取ることで、予期せぬ出来事にも対応できるようになります。

しかし、交渉がうまくいかない場合もあります。
そのような時は、どうしてもその日のうちに対応しなければならないタスクに集中し、他のタスクは後回しにすることが賢明です。

この時、自分自身に対しても優しくあることが大切です。
全てを完璧にこなそうとせず、できることから着実に進めていくことが、
ストレスを減らし、生産性を保つ鍵となります。

自分を責めるようになると、
メンタルヘルスにつながってしまうのでご注意を

交渉することに恐怖を覚える人もいるかもしれません。上司が怖い、同僚に嫌われる。様々な可能性があります。そうしたことを考えることで不安になってしまいますよね。
そういった場合には、理由を淡々と説明して、仕事の予定変更を申し出ましょう。口頭で苦しい場合には、書面を作ってお願いしましょう。紙に語らせるのです。

クローズドリストは、あくまで効率的な時間管理を助けるツールです。

しかし、それを使う私たちもまた、
変化に対応できる柔軟性を持つ必要があります。

計画と柔軟性をバランス良く組み合わせることで、
どんな状況にも対応できるようになり、
より充実した毎日を送ることができるでしょう。

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まとめ

クローズリストを作り予定をやることを固定しても、
うまくいかないこともあるのが世の常です。

計画していたことがうまくいかないと焦る人もいるでしょう。
私の考えではよほどのことがない限り、
クローズリストのままで
仕事を次から次へと増やさないことが大切だと考えています。
どこかで増やすことを我慢しないと仕事につぶされてしまいます。

今回の考えが参考になれば幸いです。