証憑書類②見積書-事務職と管理職とIT#24

今回は誰もが見る機会がたくさんある「見積書」のお話です。作り方や見るポイントについてお伝えしています。

営業マンはもちろんですが、営業事務さんにおいても仕事の中で作ったり、見たりする機会があると思います。ですが、事務職の方でしっかり学んだ経験がある方は意外と少ないので、あらためて見積書とはどんなものか確認してみてください。

見積書とは

買い手が売り手側に求める書類で、取り引き内容(商品、金額、数量、期間、作業内容など)を売り手は提示するための書類です。
買い手は見積書を見て注文するかどうかを判断します。

検討の際に複数の取引先から同条件で見積書を提示してもらう事もあります。これを「相見積もり」と言います。
“あいみつ”取っておいてなんて言われることもあるのではないでしょうか。

相見積もりは金額の相場を知ることや各取引先のサービスや提案の違いを確認するのに役立ちます。

基本的に、各取引先には相見積もりを取ることを伝えます。相見積もりを内緒にしたり、それを交渉の材料に使う事はタブーなので気をつけてください。さらに見積もりをしてもらった取引先全てに結果の報告を行い、断る際もきちんと理由を伝えるのがマナーです。別の機会でお互いが気持ちよく取引できるようにしましょう。

見積もりを依頼するときに気をつけること

見積もりを依頼する際はなるべく丁寧に伝えることが大切です。
・商品、サービス
・数量、単位
『個、枚、袋、箱、台、セット、ケース、グラム、ミリリットルなど』
・条件
『予算、使用環境、素材、機能、サイズ』
・期日
『いつまでに納品できるか』『見積書自体の期日』

作り方

A4用紙サイズが一般的ではないでしょうか。
①まずは、タイトルを大きく「御見積書」と書きます。

②依頼した企業、部署名、役職、名前を記入

会社の場合 ＞ 株式会社〇〇御中
役職者の場合 ＞ 株式会社〇〇　△△部　部長　〇〇様

〇〇部長様や株式会社〇〇御中　〇〇様　などの表記は二重敬語になりますので注意してください。

③発行日を右上に記載します。

④できれば、通し番号を振っておきましょう。再見積もり時など間違いを防ぎ、社内の管理に役立ちます。

⑤自分の情報「会社名、部署名、氏名、住所、電話番号」を記載しましょう。

⑥上記の名前の上に社印を押してください。

⑦見積書の有効期限を記載しましょう。
（発行から○週間または○年○月○日）

⑧納期を記載しましょう。（例・ご注文から○週間）

⑨消費税を含めた総合計金額を大きく記載しましょう

⑩商品やサービスの明細を記載します。（名前、規格、数量、単位）

⑪備考欄を設けておきます。補足説明や注意事項など必要に応じて記載するスペースです。

見る場合の注意

基本は上記の作り方と同じ点を確認していきますが、それ以外に見るポイントがあります。
・金額だけでは判断できない場合がある
・「一式」「セット」などざっくりした内容は要注意
・詳細の見積もりでも内容がわからないものは確認する
・追加費用が発生しないか
・見積もり提出までのスピード、期限、対応
・信用できる会社か

保存期間

法人の場合７年、個人事業主の場合５年

印鑑について

印鑑についてよく知らないと迷う場合がありますので一度確認をしておくことをお勧めします。

【実印】
最も重要な印鑑です。ポンポン押してはダメです。重要な申請書類や契約書などに使います。代表者印とも言われ、会社に一本だけしか存在しません。丸印が主流です。

【角印】
四角の法人用認印です。証憑書類によく使用されます。認印の丸印もありますが、通常丸印と言えば実印を差すことが多いです。

会社の印鑑は陰影が劣化により変わるといけませんので、ゴムやシャチハタはNGです。長持ちする素材が良いとされています。

以上、最後まで読んでいただきましてありがとうございました。

次回もよろしくお願いします。

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