管理委託契約書別表第１ ２関係（基幹事務以外の事務管理業務）

(１）理事長・理事会支援業務
① 組合員等の名簿の整備
組合員等異動届に基づき、組合員及び賃借人等の氏名、連絡先（緊急連絡先を含む。）を記載した名簿を整備し、書面をもって理事長に提出する。

② 理事会の開催、運営支援
一 甲の理事会の開催日程等の調整
二 甲の役員に対する理事会招集通知及び連絡
三 甲が乙の協力を必要とするときの理事会議事に係る助言、資料の作成
四 甲が乙の協力を必要とするときの理事会議事録案の作成
五 WEB 会議システム等を活用した理事会を行う場合において、甲が乙の協力を必要とするときの機器の調達、貸与及び設置の補助
なお、上記の場合において、甲が乙の協力を必要とするときは、甲及び乙は、その協力する会議の開催頻度（上限回数○回／年）、出席する概ねの時間（１回当たり○時間を目安）等の協力方法について協議するものとする。

③ 甲の契約事務の処理
甲に代わって、甲が行うべき共用部分に係る損害保険契約、マンション内の駐車場等の使用契約、マンション管理士その他マンション管理に関する各分野の専門的知識を有する者との契約等に係る事務を行う。

(２）総会支援業務

1.  甲の総会の開催日程等の調整

2.  甲の次年度の事業計画案の素案の作成

3. 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付

4.  組合員等の出欠の集計等

5.  甲が乙の協力を必要とするときの総会議事に係る助言

6.  甲が乙の協力を必要とするときの総会議事録案の作成

7.  WEB 会議システム等を活用した総会を行う場合において、甲が乙の協力を必要とするときの機器の調達、貸与及び設置の補助

なお、上記の場合において、甲が乙の協力を必要とするときは、甲及び乙は、その協力する会議の開催頻度（上限回数○回／年、臨時総会への出
席）、出席する概ねの時間（１回当たり○時間を目安）等の協力方法について協議するものとする。

（３）その他
① 各種点検、検査等に基づく助言等
管理対象部分に係る各種の点検、検査等の結果を甲に報告するとともに、改善等の必要がある事項については、具体的な方策を甲に助言する。
この報告及び助言は、書面をもって行う。

② 甲の各種検査等の報告、届出の補助
一 甲に代わって、消防計画の届出、消防用設備等点検報告、特定建築物定期調査又は特定建築物の建築設備等定期検査の報告等に係る補助を行う。
二 甲の指示に基づく甲の口座の変更に必要な事務を行う。
三 諸官庁からの各種通知を、甲及び甲の組合員に通知する。

③ 図書等の保管等
一 乙は、本マンションに係る設計図書を、甲の事務所で保管する。
二 乙は、甲の管理規約の原本、総会議事録、総会議案書等を、甲の事務所で保管する。
三 乙は、解約等により本契約が終了した場合には、乙が保管する前２号の図書等、本表２（１）①で整備する組合員等の名簿及び出納事務のため乙が預かっている甲の口座の通帳等を遅滞なく、甲に引き渡す。

コメント
① 理事会支援業務は、理事会の円滑な運営を支援するものであるが、理事会の運営主体があくまで管理組合であることに留意する。

② 別表第１ ２（１）①の規定に基づき整備する名簿について、マンション標準管理規約において理事長に組合員名簿の作成・保管等が義務付けられていることを踏まえ、管理業者が組合員等から閲覧の請求を受けた場合には、閲覧の請求先が理事長であることを説明すること。
ただし、法令の定めに基づく閲覧の請求の場合は、この限りではない。
また、名簿を理事長に提出する頻度やタイミングについては、理事長とあらかじめ協議しておくことが望ましい。
なお、「理事長」には管理組合法人における理事及び代表理事も含むものとする。

③ 必要に応じて理事会及び総会に管理業者の使用人等を出席させる場合には、あらかじめ出席時間の目安や頻度、理事会及び総会が長時間又は深夜に及ぶ場合の対応等を決めておくことが望ましい。

④ 管理業者は、業務時間外や休日に管理組合が管理業者の使用人等に連絡した場合、翌営業日又は休日明けの対応となる可能性があることを事前に伝えておくことが望ましい。

⑤ 理事会及び総会の議事録は、管理組合の活動の重要な資料となることを踏まえ、管理業者に議事録の案の作成を委託する場合は、その内容の適正さについて管理組合がチェックする等、十分留意する。議事録については、議事の経過の要点及びその結果を記載する必要がある。「議事の経過」とは議題、議案、討議の内容及び採決方法等を指すが、それらの要点を記載することで足り、すべての発言を一言一句記録するものではない。しかし、議事に影響を与える重要な発言は記録することに留意する。
また、管理業者は、管理組合がチェックする上で十分な余裕をもって議事録の案を提出する。

⑥ 大規模修繕、長期修繕計画変更、管理規約改正等、理事会が設置する各種専門委員会の運営支援業務を実施する場合は、その業務内容、費用負担について、別途、管理組合及び管理業者が協議して定めるものとする。

⑦ 総会等の決議や議事録の作成を電磁的方法により行う場合には、事務処理の方法等について具体的に記述することが望ましい。

⑧ 別表第１ ２（２）四の組合員等の出欠の集計等の業務を実施する場合は、総会の成立要件とも関係するため、管理組合が事前にチェックできるように十分留意する。
なお、議決権行使書や委任状により議決権を行使する方法について、管理組合から管理業者が協力を求められたときは、その協力方法について、別途、管理組合及び管理業者が協議して定めるものとする。

⑨ 理事会支援業務や総会支援業務について、区分所有法及び管理組合の管理規約に照らし、管理組合の管理者等以外の正規に招集の権限があると考えられる者から当該支援業務に関する契約書に規定する業務の履行の要求があった場合にも、これを拒否すべき正当な理由がある場合を除き、管理業者は業務を履行すべきものである。
ただし、あらかじめ定めた理事会等支援業務の頻度を超える場合には超えた部分の費用について、WEB 会議システム等を活用した理事会・総会を行う場合には機器の調達、貸与及び設置の補助に係る費用（アカウントのライセンス費用を含む。）について、別途、管理組合及び管理業者が協議して定めるものとする。
なお、別表第１ ２（１）②一～四、（２）一～六の業務のうち、電磁的方法の活用が可能である場合、具体的に明示すること。

⑩ 別表第１ ２（３）③一の設計図書とは、適正化法施行規則第 102 条に規定する設計図書その他の管理組合が宅地建物取引業者から承継した図書及び管理組合が実施したマンションの修繕等に関する図書であって、管理組合から管理を依頼された図書をいう。

⑪ 管理組合の管理者等は、区分所有法第 33 条及び第 42 条第５項等により、管理規約及び総会議事録の保管、利害関係人に対する閲覧を義務付けられている。管理業者は、管理組合の管理者等の依頼の下にこれらの図書等の保管業務を行うものである。

⑫ 管理業者が別表第１ ２（３）③一及び二の図書等の保管業務を行う場合には、管理組合の役員の交替等により預かっている図書等の種類が当事者間で食い違うことのないように、例えば、定期的な管理組合と管理業者双方の立会いや図書等の保管リストにより保管状況を確認することも考えられる。

⑬ マンション分譲業者はマンションの分譲に際し、あらかじめ規約共用部分等について区分所有法第 32 条に基づき、単独で公正証書により規約設定することができる。マンションの管理規約は、本来、この公正証書規約と一覧性を有するよう作成すべきであるが、マンションによっては、公正証書規約とそれ以外の管理規約の両方の保管が必要な場合も想定される。

⑭ 本契約書第３条に個々のマンションの状況や必要性に応じて業務を追加した場合には、具体的な内容及び実施方法を記載すること。