「"なんとなく上手くやる"を信じない！」起業1年目の私が語るプロジェクト管理方法

やってしまいました。毎日更新するはずが、おととい、昨日と稼働なし。切り替えて書いていきます。本日から題名を変更し、紅茶販売事業を含むプロジェクト管理方法についてです。

人は"なんとなく上手く進める"が得意

これまで自身でプロジェクトを持ってマネジメントなどはしてきましたが、うまくいかないことが多かったです。その原因の1つに、人のなんとなく仕事を進める力とツール利用がなかったのだと自身で事業を初めて改めて実感しました。会議においてアジェンダを定める、会議時間は1時間などというキリの良い数字ではなく、必要な分設定する。各個人のネクストアクションを定める。こういったことは前職でも徹底してきましたが、いつまでに、タスクとして何を完了させるのか、それによって滞っているタスクは何なのか、ということを細分化、そして明文化することが非常に重要だと感じています。成果物がぼんやりしていると、それに紐づくtodoの抽象度もあがり、無駄が生じる。

よって、「他のことは必要な時に考えれば良いので、ひとまず必要なtodoを期日通り進めよう」というプロジェクト管理方法にすると、着実にタスクを進めることができます。

プロジェクト管理ツール「Notion」

最近は多くの人が使っていると思いますが、プロジェクト管理方法として私はNotionを利用しています。いろいろな場所に資料や事業構想が散らかっていると、本当に管理が煩雑になり、人が増えた時に地獄を見ることはあきらかです。基本的に全ての情報は集約することにしています。そして、それぞれのタスクはいつまでに誰がやるのか、成果物は何を想定しているのかを全て明文化しています。新しい事業を作る時には特に、何をすべきかが曖昧ですのでつい手が止まってしまいがちですが、何をすべきかをひとまず書き出せば、人は動きます。どんな事象でも同じですが、人を動かすには、動機づけの強さとハードルの低さをどれだけ組み合わせられるかがポイントだと考えています。

仕事のイメージができなければ、細分化する。細分化できなければ、どの要素が細分化できないのか原因を知る。原因がすらわからなければ、知っている人に聞く。これを繰り返せば、「よくわからないので手がつけられていない」や「よくわからない中だったが成果物はこれです」というような状況をなくすことができる。

私自身にも必要な要素

私は徹底的にこういった仕組み化をしようとしているが、つい新しいことを考えていると、タスクの細分化をしないで進めてしまう。というより、人間は抽象度の高いタスクを進めることができるがゆえに、そういった非合理な動きをしてしまうのだと感じる。常に意識し、実行する。これが重要なのだと感じています。

紅茶のオンライン販売事業の場合

「新しい事業を作りたい」と思っている人にとっては、タスクの細分化と実行はフェーズとして面白く感じるはずです。簡単に大項目だけ引用すると、画像のような感じになっています。

サブアイテムの完了定義を満たしていくと、大項目の完了定義が満たされるような構成です。

マーケティングツールとしてのLPやECサイトの構成に、「モニターのお客様からの声」を入れたい場合、それ以外の内容が完成しても、モニターのお客様からの意見を取るべく、別タスクの「製品作成実務」を進めていかなければならない。滞留タスクの関係性もシステム上で明確化することで、優先度と緊急度の高さを認識することができるんです。

こんなことは誰でもやっているのですが、それを簡単に紐づけられたりするのが、世界中で有名になっているこのNotionの素晴らしいところですね。

今後の起業日記

さて、本日からタイトルを変えてみました。そもそも、day〇〇だと、あまり読者からすると意味がないですよね。そして、カウントダウン方式でない限り、特に期限なども発生しないので、1記事ずつ、価値のある情報を発信していこうという方針に変更しました。

3連休も終わりですね。現在は私はこういった事業を作りながらITコンサルタントとしてクライアントのところにも行っていますので、平日と休日では仕事の仕方が異なります。新しい仕組みを作る時間に当てられるので、会社員の時よりも休日を嬉しく感じているかも。

というわけで、また明日。