分かりやすく説明するために全体像を伝える
電話応対では、視覚情報が使えません。したがって、資料を指し示しながら説明するということができません。互いに手元に同じ資料があり、それを見ながら説明するという状況もあり得ますが、それとて本当にこちらが思っている箇所を見ているという保証はありません。
そんな電話応対で人に説明するときに必要なものはなんでしょうか。
全体像が分かれば、聞き手は安心して集中できる
まずは、全体像を示すことです。
この話が3分で終わるのか5分かかるのか。
3分で終わると思って聞き始めた話が10分たっても続いていたら、いい加減、聞き手は嫌になります。そうなったらもう、頭の中では話を聞かない工夫を始め、いかにストレスを軽減するかに意識を集中しているかもしれません。
そうならないためには、最初に全体像を示すことが大切です。
「3分ほどよろしいでしょうか。」などとご案内すれば、聞き手にも心づもりができます。
「それでは、やっていただきたい手順が５つございますので、順番にご案内しますね」と言えば、聞き手は「メモを取ったほうがいいかも」などと考えてくれるかもしれません。
＜休憩コーナー＞
ミニチュア・クリエーター 工房てるとさんより頂戴した花器に挿してみました。
ドライフラワーにすれば、数か月は楽しめるそうです。
もちろん、全体像を示しただけでは分かりやすい説明としては十分ではありません。説明するときの細かなテクニックを、今後12回に分けて説明していきますので、よろしければフォローしてくださいね。
それではまた。
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世界や自分自身をどのような言葉で認識するかで生き方が変わるなら、敬意を込めた敬語をお互いに使えば働きやすい職場ぐらい簡単にできるんじゃないか。そんな夢を追いかけています。