オンラインイベントをするために気をつけることまとめ

コロナが再度成長をまし
イギリスで発症した新しいタイプのコロナウイルスなど
なかなか外出がしにくい世の中に再度戻ってきた中
僕と同じ年代の方々は就活であったり
はたまた僕たちTABIPPOのオンラインでのイベントに
参加してる人もいるのではないでしょうか？

そんな中でオンラインイベントを行う上で
重要視しないと満足度が高くなかったり
結果的に参加者の時間を奪ってしまう恐れがあります。

今年に入って多くのオンラインイベントがありましたが
zoom慣れしていなかったり、準備不足だったりなどなど

様々な要因で
参加者側はなんか違うなぁと思ったり
主催者側もなんか想定と違う‥と思うことあると思います。

今回はそんな人のために主に
主催者側の立場で想定しておくといいことなどを中心に
note書いていこうと思います。

イベントは準備が9割

オフライン・オンライン問わず一番重要なのは
事前準備です。

ここを疎かにしていると確実にと言っていいほどイベントはこけます。
時々恐ろしくファシリテーションが上手い人がいることでなんとか
イベントが持つタイミングもありますが
多くは準備段階でイベントの質が分かれます。

オンラインイベントでよく見かけるのは

・zoomなどのオンライン媒体に慣れていない
・参加者の反応が掴みずらい


あたりが多く見かける要因です。
一つずつ見ていきましょう！

zoomなどのオンライン媒体に慣れていない

オンラインイベントを行う場合
主に使われるのはzoomではないでしょうか？

zoomにはいろんな機能がありそれをちゃんと
把握しているのか？いないのか？
でイベントの全体の運営のスムーズかどうかが別れます。

ブレイクアウトルーム
参加者を任意のグループでわけ、少人数での会話をさせたい時に使います。
その中でもルームに分ける際に
自動で分けるのか、手動で分けるのか
それに制限時間を設けるのか、強制的にルームに招待する方法があったり
少人数に分けて発言量を増やすことが可能です。

よくある失敗
・制限時間設定を間違える
・手動で分ける際に名前指定をしていなくて分けずらい
・同じ組み合わせのグループを作ってしまう

画面共有
作成したスライドや動画などを参加者全体に見えるようにする機能
音楽などのBGMなども流すことができる

よくある失敗
・BGMが流れていない
・BGMの音量がうるさすぎる
・スライドのトークスクリプトが見えてしまう

他にもレコーディングや投票機能など
多くのこと上げられるんですが、
基本的に使う機能は上の2つではないでしょうか

他にも参加者がzoom慣れはしていない想定で考えるのがベストです。
最初に名前の変更を促す→名前の変更の仕方を教える
イベントの方向性にもよりますが、最初はミュートを促す
チャットを活用してもらう
そのためのアイスブレイクなどをチャットを用いて行うなど

イベント最初にあらかじめ
主催者側でルールを設定しているのがいいです👍
ルールを設定しているだけである程度制御がしやすい状況になります。

参加者の反応が掴みずらい

オフラインとは違い
オンラインでのイベントは参加者の温度感が掴みずらいです。

オフラインでのイベントであれば何かトラブルが起きた場合
対処が目に見えて分かったり、参加者を見たりして気づける部分も多いです。

そんな中オンラインイベントだと
途中で参加者が画面から出なくなったり
トークを面白いと思って聞いているのか？などの
反響がとても見にくい状況になります。

解決策としては
・チャットを盛り上げる
・発言の機会を増やす

チャットを盛り上げる

基本的にイベント関係はどのイベントも
自分が参加しているという認識がないと盛り上がらないものです。
オフラインだと目の前にゲストがいて
他の参加者がいて、一緒に交流してと
空間自体に参加しているという認識があります。

オンラインだとどうしてもそれが薄れてしまいます。
なので最初にチャットで促して
質問事項などをその都度上げてもらったりをすることが大事です。

ただこれに関しては参加者に任せていても
始まらないので、まずは主催者側がさくらとして
コメントしまくる→参加者も発言してもいいのかも‥
と思わせることが大事です。

発言の機会を増やす

上でも述べた通り、イベントに参加している感覚を参加者につけることが何よりイベントを作る上で大事です。

イベントのあいまあいまに
参加者をブレイクアウトルームに分け
感想の共有やワークなどをさせる
基本的に発言する機会が増えれば増えるほど
参加者が忙しくなります。

暇になってしまうとスマホいじったりするので
ある程度忙しいタイミングを作ることで
参加している認識を植え付けることができます。

またイベントで話を聞いてインプットを行い
そのまま参加者同士で交流しアウトプットを行うことで
より多くの学びを届けることもできます。

またこの際に
参加者に投げっぱなしにするのではなく
〇〇さんはどうでした？など参加者に投げかけると
発言するハードルが低くなります。

イベント後に

イベント前に準備することや当日行うことなどを中心に話しましたが
一番重要なのは

振り返り

イベントの振り返りを軽視する人多いのでこれだけはちゃんとしてください

Googleフォームでアンケート作成しよう

誰でも簡単にアンケート作成できます。
ただこれにも少しこだわりを入れましょう

時々見かけるのは
Googleフォームのそのままの色でアンケート回収してしまう人

正直言います‥
鬼ださいです。

基本的なトーンが紫なのですごくのっぺりした印象持たれます。
それに多くのアンケートがその色なので参加者から印象に残りずらいです。

写真を入れるだけでそのトーンマナーに合わせてくれるので
積極的にイベントバナーなどを用いて色を変えましょう。

またフォームも記入事項を設定したりすることが大事で
極力参加者に記入させる欄は少なくしましょう。
記入が長くても5分程度で終わるものがいいと思います。

そしてアンケートの結果を見て
次回以降のイベントに対して向き合っていきましょう！

最後に

長々となりましたが、今回のnoteはこれで終わりです。
正直もうちょっと細かいことや
チェックシートなどを作るとよりいいものになるのですが
長くなるので割愛します。

もしチェックシート気になる場合は僕のTwitterに
DMいただければと思います。

Twitter：@Kz_cola