仕事が遅い理由は共有しないから

皆さんこんにちは。長野県で理学療法士をしている竹中寿史です。
本日は仕事の効率化を目指す上で抑えておきたいコツを紹介しようと思います。

仕事が遅い理由はやり直しが生まれるから

皆さんは仕事が早い方ですか？
もし自信を持って早いと言えるならば今回の記事は参考にならないかもしれないです。

しかし、なぜか仕事が終わらなくて、遅くまで残ってしまうと感じている人は参考になるかと思います。

そもそも仕事が遅い原因の一つとして、やり直しが多いことが挙げられます。

例えば、書類作成。書類を作ったはいいものの、先輩にチェックを受けたらやり直しがあり、再度また書き直すという場合です。

自分ではちゃんと見直して書いたと思ったのにどうしてやり直しが生まれるのでしょうか。それは、自分の意図とチェックする先輩でそれぞれ違うゴールを想像しているからです。

まず自分が書き始める時には、自分が必要だと思った情報は何かと考えてから、書いていくと思います。しかし、先輩からすると、自分が考えた情報だけでは不足している場合があります。

この時に、そもそも載せるべき情報が違うというゴールの相違が生まれてしまいます。完成形のイメージが違うということですね。

このように完了後のゴールに相違があることで、実際に仕事をした後でやり直しが生まれ、仕事完了までの時間が余計にかかってしまうのです。

仕事のゴールを早期に共有しろ

先ほど仕事が遅い原因は、ゴールの共有ができていないこと。
それによってやり直しが生まれてしまうことだと書いていきました。

では、やり直しが生まれないためにはどうしたらいいのか。

それは、仕事のゴールの共有を早期にしておくことです。

先ほどやり直しが生まれるのはゴールに相違があるからと書きました。なので、仕事のやり直しが生まれないためには単純に、ゴールの一致をしておくことが必要です。

書類の作成を例に出しましょう。

例えば、退院時に作成する書類があり、先輩のチェックが必要な時に、必要な情報をどの記載欄に入力するかある程度共有しておきます。

この時A4の白い紙に、書く内容をざっくり箇条書きしておくと視覚化されて分かりやすいと思います。
イメージはこんな感じです。

このようなざっくりでもいいので、記載する内容を共有しておくことをお勧めします。

これを書類作成をする前にしておくと、

・自分の考えている必要な情報の漏れがないか確認できる
・ゴールの共有がしてあるため、最終的なチェックで大きな変更にはならない
・先輩としてはどのように進めるか分かるので安心して任せられる。

というメリットがあります。

このように仕事を進める前には事前の共有を行っておくと良いです。
これは、何も書類作成だけではありません。

訓練を進める上でどのような評価や治療をしようと思っているか、退院に対して、他職種にどう働きかけようと考えているか、家族に介助指導をするときに何を伝えるかなど様々な場面で応用することができます。

一見すると作業に一手間加わったため、仕事がより時間がかかるのではないかと思われるかもしれませんが、膨大なやり直しをするよりも圧倒的にこの作業を入れたほうが早いです。

「急がば回れ」みたいなことですね。（笑）

皆さんも自身の業務に関して生かせるものがないか少し考えてみると良いかもしれないですね。

まとめ

・仕事が遅い原因はやり直しが多く生まれることにある
・仕事のゴールを早期に共有することで仕事のやり直しは減る

今回も読んでいただきありがとうございました。
少しでも仕事の参考になり、仕事もプライベートも充実した生活が送れるようになれば幸いです。

ではまた！

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