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今までやってきた仕事で気づいたこと...
私は会社員として、いろんな業界を見てきました...
その中で仕事をしてきて、共通に必要だったこと...
それは、『先読み』です...
『先読み』というと、「言われる前にやる」とか「先手必勝」みたいに思われると思いますが、少し違います...
もちろん「出る杭をあらかじめ打つ」というのも違います...
私がおこなってきた『先読み』は、自分の仕事を効率よく進めるための一種の作業です...
仕事をしていくうえでよくあること...
・今作業している仕事が完成寸前で、「ちょっと手直し」という指示...
・突然、「この作業お願い」というような『たらい回し』的な振り...
・突然上席から「これ調べて提案してほしい」というような指示...
結構あると思います...
「この『よくあること』と『先読み』は関係ないやん!」
と言うかたもおられると思います...
実は、私が体験して実行してきた限り、関係あるといえます
どう関係あるかといいますと...
私の『先読み』とは、仕事の『先を読む』のではなく、上席や同僚の行動や思考の『先を読む』ことだからです...
仕事を依頼してくるのは上席や同僚です
その人物の性格や行動・考え方を読み取り、『次に何をするか』を読み取ります
そこで、自分に依頼されそうな案件を予測し、あらかじめ下準備をしておくことが、私のいう『先読み』です
これが結構難しい...
読み過ぎると仕事が増えます...
読まなさすぎると『先読み』の意味がなくなります...
職場環境や時事ニュースなどに常時アンテナを張っておく必要があります...
例えば、「店舗火災が発生した」というニュースが流れたとします
そうすると、店舗を持っている企業の社内では何が起きるでしょうか?
十中八九下記の事案が発生します
・店舗の火災保険の現状と問題点の洗い出し、もしくは見直し
・店舗の消防設備の点検がされているか、不良個所は無いか?
・店舗スタッフの消防訓練などはできているか?
・その他、火災に関係する確認事項
という事案と確認事項が起きるでしょう...
とくに、その店舗火災が同業者ならなおさらです...
そこで、担当部署にいる自分がニュースを見た時に、事前に口頭で店舗や各部署に確認をしておくと、上席から問い合わせがあった際に即答して作業を完了できます
「聞かれなかったら無駄な作業やん!」
と言われる方もおられますが、実はそうではありません...
普段の仕事をしていくうえで確認事項は必要です...
今は必要なくても、いつかは必要となります
事案が発生した際に確認しておくことで、「全く確認していない」ということは防げます...
「それでも、必要になった時にだけ確認すればいいやん!」
とよく言われますが、必要な時だけ確認した際、「現状はわかった。前はどうだった?」というような質問がされた際、回答できなくなります
なので、無駄にはなりません...
もちろん、全部がそうではなく、無駄に終わることもあります...
話を戻しますと...
この『事前確認』ができていないと、上席からの問い合わせがあった後に調べ、報告書などを作成し、再度上席へ報告するなどという作業が発生します
こうなると、再報告を受ける上席にも手間がかかります...
社内での仕事も同じで、なかなか『突然仕事が発生する』ということはありません
何らかの予兆が必ずあります
その予兆は、上席や同僚の行動や言動に出てきます
普段から注意しておくと、その変化で「何か仕事が回ってくる」とわかるようになり、慣れていくと、どんな仕事が回されるかわかるようになります
予兆がわかると、あらかじめ下準備しておくことが可能になり、スケジュール調整も容易になるので効率よく仕事をこなせます
作業中の訂正案件でも同じことです
仕事の依頼者の思考を読んでおくと、どういう結果を求めているのかわかるようになります
仕事自体はそのまま進めていき、訂正や修正を先読みして準備しておくことで、仕事の完成を早めることができます
もちろん、『先読み』は完璧にできません
私の20年以上してきた経験でも60~80%読めるかどうかです...
でも、やらないよりは『先読み』をした方が仕事の効率を上げることができます
将棋や囲碁で『数手先を読む』のと同じです
仕事で『数手先』を読んでしまうと手間ばかりになってしまいます
ですが、『一手先』を読むだけならそんなに手間にはなりません
慣れてくれば『二手先』を読まれても良いと思います...
あまり読みすぎると収拾がつかなくなるので、私は二手くらい先までしか『先読み』しないようにしています...
習慣づけして慣れてしまうと、作業効率は『先読み』の手間が増えても、作業全体の20%くらいの効率化ができました...
これは、私自身の経験なので、あくまでも『個人差』が発生します...
『先読み』はどんな仕事でもつかえますし、私生活でも意外と役に立ちます...
この文章を読まれて、「そんなん既にやってるわ!」と思われる方も多いと思います...
私が実践している、この『先読み』の手段は、慣れれば、仕事以外にもいろんな情報を察知することができます...
もし、まだ実践されておられないようでしたら、ぜひ試されてはいかがでしょうか?
それでは、このへんで...
皆さまにとって良い仕事環境になりますように...
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