忙しいときは、タスクリストを作成するところから始めるとテンションが上がってくる話

仕事と私生活の両方で、今週と来週は少しバタバタしている。
どちらかというと私生活の方で、イレギュラーなタスクがポコポコと発生している感じ。
久しぶりにどこから手をつけたもんか、、、と少しばかり逡巡する。どれも一つ一つはそこまですっごく大変というわけではないけれど、タスクとタスクがネストになっているようなものあるので、段取りよくこなしていかないと、二度手間になりそうな予感も満載。

と、いうわけで、
そんな時はタスクリストを作ることから始める。
タスクリストなんて大層な言い方をしているけれど、やらないといけない事や処理しないといけない事を１枚の紙に書き出して一覧にしたもののこと。

これは前職で意識が飛ぶくらい忙しかった時によくやっていた方法で、抜け漏れなくタスクを処理するために効果的だった方法。ポイントを一つあげるとすれば、大きいタスクも、小さいタスクも、とにかく全部を書き出すということ。ここで書き洩らすと、タスクの処理漏れが発生するリスクがあるので、小さいものでも確実に。

タスクを一通り書き出したら、全体を眺めてみる。
重要度の高いもの、緊急度の高いもの、すぐに出来そうなもの、時間がかかりそうなもの、好きなもの、苦手なもの、過去にやったことがあるもの、今回初めて取り組むもの、下準備が終わっていないと取り掛かることができないものなど、色々なタイプがあることに気づく。

色々な優先順位の付け方があるけれど、基本的には、締め切りが近いものから処理をしていくと言うのが私のスタンスである。

ただ、タスクの中に、自分だけで完結出来ないもの（他の誰かの協力や承認などが必要となるもの）がある場合は、相手の処理時間なども検討した上で、締め切りを設定する。

そんなこんなで、優先順位（取り掛かる順番）が確定したら、予定表に所要時間と併せてタスクを入れこんでいく。この時のポイントは、初めて取り組むタスクは想定した見込み時間の1.5～2倍くらいの時間を予定として組んでおくこと。初めて取り組むタスクというのは、想定外のミスやトラブルが発生することが往々にしてあるので、大目に時間を見込むというのが、安全なスケジュールの立て方である。

もし、タスクリストにあるタスクを1日で全て処理しないといけないとすれば、予定表への入れ込みは省いてしまってもかまわないが、必要時間を見積もった段階で、どうやっても1日で終わらないことが見えているときは、必要な人に状況を共有したり、相談することが必要になることは言うまでもない。

そこまで出来たら、あとは粛々と予定通りにタスクを処理していく。難しいとか大変だとか、そういったことは極力考えないように意識をして、ただ「予定表に書いてあるから」という理由だけで、処理をする。まるでマシーンになったかのような心持ちで、タスクを処理していく。

1つタスクが完了する度に、タスクリストにチェックを入れて完了したアイテムを消しこんでいく。一つ終わって一つ消し、また一つ終わって一つ消す。
タスクに取り掛かってすぐは、残タスクの多さに心が折れそうになるものの、全体の1/3くらいの処理が終わったあたりから、だんだんと残りタスクが減っていることが実感出来てくるので、テンションやモチベーションがどんどん上がってくる。残り2つくらいから、ラストスパート。

最後のタスクが完了したら、終わったーと叫びながら、リストを消す。
単純なことだけれど、それなりの達成感や充実感が得られる。

今回、初めてのタスクがたくさんあったので、所要時間を多め多めに見込んでいたら、思いのほかサクサクと進み、どんどん予定が前倒しされていっている。すると、余力が生まれ、見落としていたタスクに気が付いたり、一つ一つのクオリティを上げるための工夫が出来たり、いいことづくめ。

と、いうわけで、
意識が飛びそうなくらい忙しいときほど、タスクリストを作ってから取り掛かることをお勧めします。でも、会社員の皆さんは意識が飛ぶ前に休息をとってくださいね。