メールチェックのTipsのお話

先日、近所を歩いていたら、住宅街になぞの行列を発見しました。あまりにも長い列だったので、横を通り抜けながらその数を数えてみると100人くらい。ちなみに私が歩いていたのは東京ではなく、福岡です。こんな行列を見ることをはめったにありません。行列の先にあったのは1件の新しいチーズケーキ屋さん。
#そこまで並ぶチーズケーキって、どんだけ美味しいんだろう。。。

さて、今日は気軽にメールチェックに関するTipsのお話。

前職はメール文化が強く、個人宛＋グループMLなんかで1日の受信件数は500～600件くらい。たぶん私の上司はプラス1000件くらい受信していたんじゃないかと思う。中途入社が9割の会社だったので、新しく組織に加わる人でもビジネススキルの基礎はバッチリの人がほとんどだと思うけれど、多くの人は最初の2週間くらいは、このメール処理で手一杯になるらしい。

メールの量に加えて、意味不明な社内用語が多すぎて、どのメールが重要で、どのメールは読み飛ばしてよいのか分からなくなるというのも、新しいメンバーが苦戦する理由の一つだったと思う。あとはアメリカ系の会社だったこともあり、受信メールの40%くらいは英語だったので、苦手な人はこの辺りで頭が痛くなるか、吐き気を感じるか、黙ってPCを閉じようとする。
＃でも実際にPCを閉じた人は1人しか知らない。

平常時であれば、出勤してメールソフトを起動すると、200～300件くらいのメールを受信している。なので、朝イチの作業はこのメールに目を通すところから始まる。

外資系の特徴として、本国（前職はアメリカ）で重要な意思決定がされ、それが日本に展開されることがあり、往々にして、それは日本時間の"夜中”に起こる。

なので、朝イチに前日の夜からの出来事をフォローしておかないと、状況についていけなくなる。よって朝イチのメールチェックはとても重要だった。

私は200件くらいのメールであれば15分くらいで処理をする。
そうしないと他の業務が始められないし、日中もどんどん新しいメールが溜まる。

下準備⓪　ーViewerの設定ー

前職ではOutlookを使用していました。Viewerの設定は好みも分かれるところかと思いますが、私は縦3カラムを採用していました。
左から「フォルダの一覧」「受信フォルダ」「メール本文」という感じ。
受信フォルダのカラムでは、メール件名が表示されようになっています。

下準備①　ーフォルダ分けー

メール処理について私は基本的には2つのフォルダをメインに使うようにしていました。
受信したメールが入ってくる「受信フォルダ」と処理が終わったメールを格納する「完了フォルダ」の2つです。もちろん、いくつかの条件を満たした場合に個別のフォルダを作成することもあったけれど、それらは全て、この完了フォルダの下の階層にぶら下げる。

下準備②　ー仕分けルールの設定1ー

私が受信していたメールを宛先別に大きく分けると下記の3種になる。
「To 自分」・・・受信メール全体の約20％
「CC（+BCC） 自分」・・・受信メール全体の約20％
「その他（ML宛など）」・・・受信メール全体の約60%

また内容について分類すると下記の3種になる。
「要返信（何かしらのアクションが必要）」・・・受信メール全体の約20%
「内容確認のみ必要」・・・・・・受信メール全体の約20%
「確認しなくても大きなダメージはない」・・・受信メール全体の約60%

基本的に、何かしらのアクションが必要となるメールは「ToまたはCC自分」であることが多いため、「To（またはCC）自分」のメールは受信時にフラグが立つように仕分けルールを設定する。

ポイントはフラグを細かく分け過ぎないこと。そうすることで数百通のメールの中から、優先的に確認しなければならないメールをすぐに見つけることが出来る。

下準備②　ー仕分けルールの設定2ー

定期レポートのMLなど細かく見なくてもよい（見なくてもダメージが少ない）メールに関しては、受信すると同時に完了フォルダに自動的に移動するように仕分けルールを設定する。
ルールの設定方法としては「件名に〇〇を含むメール」のような条件を加える。（定期レポートは差出人や宛先、件名が固定化されるいることが多い）

このように自動的に完了フォルダに振り分けられたメールはほぼ見ることはないが、時間が空いた時や、何か確認すべきことが発生したときにまとめて目を通す。
#人によってはゴミ箱に直行させている人もいたくらい

この仕分けルール、最初は勇気がいりますが、これだけでメール確認に必要な時間の6割を削ることが出来ます。

メール確認の順番

時間が無いときは、自分宛のメールで絞りこみ、且つ件名を見て、緊急対応が必要そうなものだけ確認します。

平常時は、MLなどの自動仕分けをして受信フォルダに残っているメールを、「受信した順番（古いものから）」に一つずつ目を通していきます。

古いものから読む理由は、一つのトピックについて、メールでラリーが展開されている場合、新しいのから読んでも意味が分からず、結局最初から流れを追い直すことになるためです。

大体の場合は、件名を見て、本文を3行ほど読んで、重要度が低く対応不要であれば、すぐに完了フォルダに移します。「確認しました」程度の簡易な返信で済む場合も、その場で返します。
すぐに返信するか、後でじっくりと対応するかの判断基準は「5分以内で処理できるかどうか」としていました。5分で処理できるものは即レスです。
#簡単なレスほど素早く。すぐやる今やる。

全てのメールを確認し終えた後、最後に受信フォルダに残っているメールは、対応にある程度時間がかかるもの（＝対応すべきタスク）となります。

補足になりますが、私は重要なタスクや忘れてしまいそうなタスクが発生した場合は、すぐに自分宛にメールを送っていました。そうすることで"タスクリスト"化して、抜け漏れない状態にしていました。
#受信フォルダを見れば抱えているタスクが分かる

対応が終わったメール（案件）から完了フォルダに移していくため、未処理のメールが多い状態は、すなわち自分のタスクが溢れている（＝危険な状態）となります。
基本的に受信したメールはその日のうちに全て処理して帰ることを自分のルールにしていましたが、案件によってはその日中に完結しないものも多々ありますので、だいたい常時10～15件くらいのメールが受信フォルダにあるのが、私にとって"健全"な状態でした。
#受信フォルダはバロメーター

あ、そうそう迷惑メールフォルダも1日に1回くらいは確認します。たまに迷惑メールではないメールが混ざってしまうことがあるので。
#普通のメールが迷惑扱いされるOutlookの謎

完了フォルダの副産物

さて、この「完了フォルダ」振り分け術ですが、もう一つ大きなメリットがあります。というか、むしろこっちの意味の方が大きい。

それはメール検索の効率性です。

メールフォルダの分類（送信者別、案件別など）を細かくし過ぎた結果、後で必要なメールを探すのに苦労したなんて経験ないでしょうか？

前述の仕分け方法の場合、ほぼ全ての過去メールが「完了フォルダ」に格納されています。　※もちろん状況により他のフォルダを使うこともありますが。イレギュラーケースです。特例です。

私の場合だと年間で20万件程度のメールを受信していたので、これらの中から必要なメールを"手作業"で見つけることは、ほぼ不可能です。

ではどうするか。「検索機能」を使います。まぁ、これは誰もが思いつく方法なので、何の新しさも無いのですが、完了フォルダ一つにまとめておけば、検索対象となるフォルダが1か所だけで済むのです。もちろんPCのスペックにもよりますが、20万件の中からでも、検索にかかる時間は長くても数秒です。

もちろん、検索するキーワードはどういうものがよいのか、多少の訓練や慣れは必要ですが、慣れれば数秒から3分以内で見つけられるようになります。

特に前職はメールやチャットによる文字コミュニケーションが多用される環境だったので、過去ログをすぐに参照できるというのは、非常に重要でした。

＊＊＊＊＊＊＊
これから先、Slackなどのコミュニケーションプラットフォームが進化して、今みたいなメールチェックがどんどん不要になっていくと思うけれど、それまでの間、皆さんのメール確認の時間を短縮できればいいなと思い、このnoteを書きました。

もし他にもTipsをお持ちの方がいれば、コメントいただけると嬉しいです。