オンライン秘書として気をつけている3つのこと

2022年。noteはじめました。
こんにちは！オンライン秘書かおさんです＾＾

秘書歴15年以上。
オンライン秘書歴は1年。

さっそくですが、わたしがオンライン秘書として気をつけている3つのことをご紹介します。

1. メールは明るめに
2. 報連相はしっかりと
3. 手を抜かない

順番に説明していきますね。

1. メールは明るめに

オンライン秘書の場合、お客様との連絡手段は主にテキストベースになります。

・メール
・LINE
・Slack
・ChatWork

文字でのやり取りだと、どうしても冷たい印象になってしまう、、、

なので、しつこくない程度に「！」、絵文字などを入れてあたたかい、明るい印象になるように心がけています。

わたし自身が、相手から「。」ばかりだと、「怒ってるのかな？機嫌悪いのかな？」と不安になるタイプという理由も大きいかもしれません。

お客様には、安心してお仕事に専念してほしい。

簡潔でわかりやすい、でも明るさが伝わるようなメールを心がけています！

2. 報連相はしっかりと

社会人の基本でもある

報告
連絡
相談

オンライン秘書は特に大事なことだなぁと感じています。

なぜなら報連相をしっかりするだけで、信頼度がグンっとあがるから。

たとえば、お客様からお仕事を頼まれたら、まず最初の返信で「大体○日までに対応します！」と返します。

お客様からすると、
「頼んだお仕事は、秘書さんが○日までにやってくれる！そしたらそれまでに他のことに集中しよう〜」と一気に意識も時間も手放せるのです。

なかには、「○日までにお願い」と言い出しにくいお客様もいるかもしれない。

そんなお客様にとっても、こちらから大体の納期の目安をお知らせをするだけで安心するのではと考えています。

「報連相」は適度にしっかりと！

3. 手を抜かない

3つ目の「手を抜かない」は、わたしなりに意識していることです。

「お客様のために」は、もちろんなのですが、「自分のために」手を抜かない。

一生懸命やる！

自分が1番、自分の仕事ぶりを見ている。

その時、その時の精いっぱいがんばる。

「オンライン秘書」って聞くと、スマートでキラキラなイメージがあるかもしれない。

でも結構泥くさくて、地味な部分も多いかもしれない。笑

ということで、今回は「オンライン秘書として気をつけている3つのこと」でした＾＾

オンライン秘書
かおさん