チャットでの社内コミュニケーションで気をつけていること

リモートワークになり、slackでのコミュニケーションがメインになりました。

私は前職がLINEだったので、社内のコミュニケーションもほぼLINEでした。

ちなみにLINEの頃は、ログを残すべき重要事項や関係者が多い内容はメール。速さ重視の内容はLINE。という感じで、3：7くらいの比率だった体感です。

というわけで、約9年くらいチャットでの社内コミュニケーションをしている私が、ふだん意識していることを書いてみます。

だれかの参考になるといいな。

スタンス１：図々しくいこう

自分が思うほど、相手は見ていません。

特に、上司や役員などチャットが飛び交う人ほど、気付きづらいです。

なので、「メンションしたら急かしちゃうかな」「大勢いるチャンネルにこんなこと書いていいのかな」などの心配は不要！

それは配慮じゃなくて遠慮です。

それよりも、ちゃんと仕事を進める方が大事。
周りの人や上司もそれは分かってるので「メンションするな！」と怒りません。

・返事がほしい人にはメンションつける
・返事がなければリマインドする（再メンション）
・それでも来なければDMする
・急ぎなら電話！

これでも返事なければ、さすがに心配なので勤務状況や体調を確認。

スタンス２： チャットは、あくまで手段

テキストだけで完璧に意図を伝えるって、やっぱり難しい。だから、伝わらなくてもしょうがない。理解でなきなくてもしょうがない。それくらいの気持ちでいましょう。

テキストは自分が思っているより、テンション低く伝わります。気持ちの高ぶりや焦りをテキストだけで表現するって難しい（岸田さんって本当にすごいなぁ）。

なので、恥ずかしくても絵文字や記号、使う単語は大袈裟なくらいがちょうどいいです。

また、テキスト向きな人もいれば、口頭で話すのがむいてるひともいます。図解が一番表現しやすいひともいるかも。

チャットは早くて便利だけど、時間かかってでも正しく伝えたいときは、自分の得意なやりかたを採用しましょう。

細かいテク：通知設定を自分仕様に

ここからは当たり前かもしれないけど細かいテク。

slackって、便利ですね。

特定のキーワードが含まれた場合に通知してくる機能があります。

重要事項を見逃さないために

そこで、自分に関わることや、自分が特に見逃したくないジャンルの単語を登録しておくと便利です。

ちなみに私はこんな感じ。

・名前：あだ名や表記ゆれも含める
・関心事：自分が関与していたい、アンテナを張っていたい話題
・上司の名前：忙しすぎる上司の様子を知る＆必要ならボールを拾うため

細かいテク：　冒頭10文字が勝負

通知ONにしていると、PCでもスマホでもプッシュ通知が表示されます。

そこに表示される文字数は、端末によりますがせいぜい10〜15文字程度。

そのため、要件の種類や話題のジャンルなど、できるだけ冒頭10文字で一番伝えたいことを書くようにしています。

たとえば

●　緊急でAさんに見てほしいとき
緊急なのに「XXさん、お忙しいところすみません。実は◯◯の件でXXがあり、いま緊急でこのzoomまで来てもらえますか？」なんて書いたらスルーされます。私だったらこう書きます。

@xxxx(メンション) ◯◯の件で緊急事態です。〜〜〜

●　急ぎじゃないけど、今日中に戻しがほしいとき
「今日中」ってひとによって感覚が異なりますよね。23:59だと思ってる人もいれば、明日の始業前までが「今日」だと思う人もいる。私だったら、お互いのためにも具体的に書きます。

@xxxx 【確認依頼】今日17時までに、◯◯の原稿戻しをお願いします。〜〜

細かいテク：とりあえずリアクション

slackコミュニケーションで困るのは「相手が見てくれたか」がわからないこと。

LINEの「既読」はそのてん便利だったなぁ…。

見たかどうか、もそうですが、ファーストリアクションとして「OK 😊」なのか「え！Σ(ﾟДﾟ)」なのか、によって次の会話も変わりますよね。

なので、物事を自分のところで止めないためにも、slackのリアクション絵文字はフル活用しましょう。

私はこれらをよくつかいます。

細かいテク：「何をしてほしいのか」を端的に

メールとチャットの一番の違いは「件名がない」こと。

LINEが普及したときは「件名を考える手間が省けてよかった」という声もありましたが、ビジネス面では意外と不便なことも。

なので、冒頭に【共有】【依頼】【緊急】【相談】【リマインド】など件名の冒頭につけそうな趣旨を短くつけると便利です。

そうすると、相手は「ああ、共有ならあとで見よう」「私への依頼ならすぐ開こう」と、タスクの優先度を判断することができます。

また、横幅が狭く短文コミュニケーションが中心のチャットでは、本文もできるだけ端的にしたほうが読みやすいです（私は長くなりがち）。

敬語なども最低限にして、わかりやすさ重視の方が、結果的に相手への気遣いにつながります。

*

他にも日頃気をつけていることはありそうなので、思いついたら追加します。

いろいろ書きましたが、社内チャットも根っこにあるのは「相手への思いやり」がベースなのだな…と再確認しました。

私もまだ知らないtipsがたくさんあると思うので、他にもあれば是非おしえてほしいです。zapierなどbotはあまり活用できていないので特に知りたいなぁ。