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Slackで申請→承認されると、自動で処理してくれるヤツを作った feat. Zoho

やった事

・こんなのを作りました。(下のフロー図)
シンプルに書くと、
 ①依頼者がSlackで申請
 ②承認者がSlackの「承認」or「却下」ボタンクリック
 ③承認されたら共有フォルダ作成
 ④依頼者へSlackで完了メッセージ送信
です。
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目的

今回そこそこの時間を費やして作ったのですが、どういう目的でやったかというと…

・たくさん時間をかけて取り組みたい仕事がある。けども作業が多くてほとんど時間をかけられない。作業を自動化して時間を作りたい
・きっと皆同じ悩みがあるだろう
・Zohoがコスパ良くて便利なのにあまり使われてないので広めたい!

という気持ちでSlackをベースにワークフローを自動化する仕組みを作ってみました。…はい、タイトルの通り Slack feat.Zoho です!

書く事

どんな感じで実装したのか(Zoho中心)

書かない事

Slack、Google Drive APIの実装方法
(ここで書かなくても皆知ってると思うので。知りたかったら聞いてくれ)

やった事(改めて)

今回は下記フローの青字箇所の機能を主に作りました。
(iPaaSとワークフローの正体はZohoでした)
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で、全部説明してると膨大な量になりそうなので、作る上で重要だったZohoの機能に焦点を絞って書こうと思います。

重要な機能

a. Webhookトリガー(Zoho Flow)
b. アプリアクション(Zoho Flow)
c. Custom Function (Zoho Flow)
d. Blueprint(Zoho Desk)
e. アプリトリガー (Zoho Flow)

解説

では、順番に見ていきましょう

a. Webhookトリガー(Zoho Flow)
Zoho FlowではWebhookを受ける環境を簡単に作る事ができます。その名の通りフローを作成するのですが、できあがりは下記のようになります。

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最初にトリガーを選択するのですが、Webhook以外にもアプリ(後で解説)とスケジュールがあります。

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Webhookを選択すると次に、受けるデータのフォーマットの選択と、URLが表示されます。(このURLはSlackへ設定するやつ)

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テストでデータを受けてみるとフォーマットを勝手に分析してくれて、後の処理でとても楽になります。(後で解説)

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b. アクション(Zoho Flow)
Zoho Flowではトリガーで受けたデータをアクションとして利用する事ができます。今回いくつかのアクションを使っていますが、Zoho Deskのチケットを作成するアクションを見てみます。

アクションを使うのは簡単でドラッグ&ドロップです。

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次にアクションで使う値を設定します。
画面は下記で項目に値を入力していくのみです。(簡単!)

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少し戻りますが、Webhookを解析してくれたやつがココで便利に使う事ができます。どう便利になるかというと、下のようにJSONのKeyが表示されて、クリックするとデータを項目へ入力できます。

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項目へ値を入力すれば設定は完了で、あとはFlowが動けばアクション(Zoho Deskのチケット作成)が実行されます。

c. Custom Functiom
上で書いたアクションはZoho Flowで連携可能なサービスのものしかありませんが、Custom Functionはコードが書けます。Zoho独自のDelugeという言語らしい。

画面はこんな感じです。下記はGASへPOSTしてるコードです。

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d. Blueprint(Zoho Desk)
今回、ワークフローの役割として、いわゆるCS向けのサービスではありますが、Zoho Deskを使いました。選んだ理由としては、ワークフローが作れる、Zoho Flowとの親和性が高い(ステータスをトリガーにできる、ほとんどの値を取得・更新できる)という事でワークフローの代わりに使ってみました。

画面はこんな感じで、チケットにビジネスプロセスを設定する事ができます。

設けたいステータスをドラッグ&ドロップで並べて行きます。

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ドラッグ&ドロップでステータスを繋げてプロセスを作っていきます。もちろん分岐とかもできます。

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各プロセスは、
・誰が次のステップへ進める事ができるのか。
・次のステップへ進む時にどういうアクションを実行するか(自動)
・次のステップへ進む時にどの項目を入力させるか
・次のステップへ進む時にCustom Functionを実行する

などが設定可能です。
(国内製のワークフローでもこれくらいの機能ほしい!)

e. アプリトリガー (Zoho Flow)
トリガーとしてWebhookを紹介しましたが、アプリトリガーもあります。
例えば、上で作ったようなステータスの遷移をトリガーにする事ができます。

アプリトリガーですが、対応しているサービスは多いです。
Slack、Box、GSuite、Office365などなど、メジャーなのはほぼ揃ってる。(下記は一部です)

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例えばZoho Deskを選択すると20近くトリガーがあります。今回はチケットのステータスをトリガーにします。

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あとはここから同じようにFlowを作っていきます。もちろんチケットのデータを引っ張ってきてSlackへPOSTする事も可能です。

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という感じで、実際やった事のごくごく一部しか書いてませんが、こういった機能をベースに作りました。

改めてフロー図。

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最後に…

ワークフローを自動化するというのは、とても大きな効果が得られる施策だと思うし、何よりカッコいい!国内メーカー頑張ってくれ!(ステータスUpdateでPOSTくらいしてほしい)

そして、それができてるZohoすごい!

以上

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