企業がCovid-19と長期的に付き合うためのエクセル管理表

エクセルをシェアする目的

Covid-19による影響は長引く。

企業経営者や経営陣にとっては、緊急避難的な対応から、継続的かつ、いつでも緊急事態として活動できる体制が求められている。
本当に秒を争うような対応については、ほとんどの経営者が対応を終えていることだろう。

ここからは、中長期的に打つべき手を事前に備え、適切なタイミングで少し先回りして実行していくことが必要になる。これは火事場のくそ力ではない課題管理と解決の能力が必要だ。カンや危機意識だけではできない、今まで求められていなかった能力が必要になるという事だ。

今回、ある企業の支援の為にエクセル管理表を作ったので、若干一般向けに変えてシェアしたい。

どんな管理表なのか

こんな管理表になっている。
　・漏れ抜けがないようにチェックすることが目的
　・週次なりの対策本部で管理し、方針を決め、担当を決め、期日を決めて行うべきことを行うための管理表
　・個別のCovid-19に関する知識やあるべき手順、助成金情報を載せているものではない。あくまで枠組みであり、情報は別途収集する前提
　
最初に作った会社のプロファイルから、以下のような特徴になっている。適宜自社に合わせた形に直してほしい。
　・対象規模は数十名～２，３００名くらいの会社にフィットするイメージ
　・本社と、全国に支社が～5か所程度ある感じ
　・売上などに与える影響は限定的なため、企業存続の危機が目の前にあるわけではない。ただし従業員数がそれなりに多く現場の存在する業務のため、感染者発生時の対応は重要

特に資金調達やコストカットについては最低限の記載しかないので、会社によってはそのあたりを充実させる必要があるだろう。

使い方

大分類として、体制、感染予防、発生時対応、営業管理、コスト管理、ステークホルダー管理、リスクコミュニケーションに分類している。各項目は小分類に分かれるようになっておりある程度入っているが、小分類については各企業の事情で最適化してほしい。

小項目ごとに本社／支店で分けるようにしているが、このあたりも企業の状況に合わせて運用が変わると思っている。ここでは本社と支店で責任者が変わる前提のため分けているが、責任者が同一であれば管理は一か所でよいので、分ける必要はないだろう。

期日管理にいついてはタスクごとに期日を記載して、という方法もあるが、むしろセルの中にやることと期日を書き込み、毎週チェックして先週決めたことが順調に進んでいるかを見ていくスタイルにした方が分かりやすいと思っている。先週のセルの内容を見ながら今週のセルに書き込んでいくやり方だ。この辺りも各社（というより担当者）の好みだと思うので、適宜よいやり方に変えてほしい。

合わせて読みたい

上記の通り、情報はないので適宜収集する必要がある。情報については様々な方が良質なまとめをつくられているのでぜひ参考にされたい。クイックには、以下の2つが役立つと思う。

①中小企業庁が出している新型インフルエンザ対策のための中小企業 BCP(事業継続計画)策定指針

→古い資料だが枠組みがしっかりしており基本的な考えはとても良くできていると思う。

②MS&ADインターリスク総研が出しているＢＣＭレポート（毎週更新）

→週次で過不足なくアップデートされる情報をキャッチアップでき、リンク集も充実している。

エクセルのリンク先

ここにリンクを張っておくので、適宜活用いただきたい。加筆・修正すべき点があればぜひご意見ください。

＜4月16日追記＞
このエクセルファイルを活用いただいた方からフィードバックをいただき、バージョンアップしました。バージョンアップしたところを赤字にしています。ご参考になればと。