【仕事】『なるべく短時間で終わらせたい！』／会議を効率化するためのひと工夫
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皆さんおはようございます。
毎週水曜日の朝は、仕事に関係する記事を投稿している、かけうどんです。
今日は『会議』について少し書いてみようと思います。
出来れば早く終わって欲しいのが会議ですが。
…ん？
なんで早く終わって欲しいのでしょうか？
「早く終われ」と思うには、何らかの理由がそこにはあるのかと思います。
今日はそんな会議をどうしたら早く終わらせられるか、どうしたらもっと効率化できるかについて書いて見ようと思います。
過去のお仕事記事はこちらのマガジンにまとめております。
会議を効率化するための一工夫
世の中には色んな業種や業界があるので、一概にすべてをまとめてしまうのはできません。なので、あくまでもごく一般的な話として聞いて頂けたらと思います。
まずは会議の定義についてですが、会社や組織内で定められた規定や規則などで枠組みが決まっていることもあるかと思います。
おおよそ、次のような区分になるのではないでしょうか。
（１）会議の定義
★意思決定の場／責任者が仕事の方向性や方針を決める。組織や会社に対して決定した何かを命じる。
★審議する場／議題があらかじめ決まっていて、ＡにするかＢにするかを話し合って決める。
★認識統一の場／既に方向性や方針などが決まっていることの内容を参加者全員で確認し、頭をそろえて同じ事業や企画に向かって総力を結集するための「頭そろえ」。
（補足）
最初から「答えの出ない問題」を話し合ったり、単純な意見やアイデアを出すだけのものは「ブレスト（ブレインストーミング）」と言い、厳密には会議ではなくタダの話し合い。
このほか、担当者クラス（業務の責任者ではあるけど、決定権を持たない実務者）で集まって、仕事の下調整をしたり意見交換をする場のことを「会同」といい、会議よりもワンランク下の話し合いをする場を設定することもあります。
（２）会議を設定するタイミングなど
どんな時に会議を設定するか？
会議の定義に該当する案件がある場合、会議を設定することになると思うのですが、どんな会社や組織にも、会議をするにあたってのお作法とか、事前準備の段取りというものがあると思います。
（（例）関係所掌にあらかじめ情報提供するとか、会議資料は前もって関係者に配って目を通してもらうとか、質問事項や確認事項がある時は会議の場ではなくあらかじめ担当部署に「当日ここを詳しく聞きたい」といった事前のやりとりが必要…など）
大きな区分としては以下の２つが考えられると思います。
①定期的に開催することが決まっている会議
②臨時で開催しなければならなくなった会議
①は、いつもやってるサイクルで準備～実行～会議後の整理などをすればよいので、さほど難しくはないのですが、②は急に飛び込んでくることも少なくないので、準備がやや難しかったりします。
（３）会議の準備
一般的に、会議の準備は会社や組織によって違いはあるものの、大体は次のような順番や要素が入ってるのかなと思います。
①参加対象者への事前通知・連絡
②場所の確保
③議題や議事についての周知
④質問や疑義が生じた場合の処置事項
⑤議事録の作成、後の確認
⑥会議後の業務の流れの周知徹底
ざっくり書きましたが、会社や組織が大きくなればなるほど、各項目に関連する細目が増えます。
会議担当者が事前の把握事項や、確認することも増えたりします。
（４）会議のやり方
議事進行は紙か、タブレットなどのツールを用いて、「めくり」でやるか、または、会議室に常設されているパソコンとプロジェクターなどを用いてプレゼン方式でやるか。
あらかじめ会議のやり方が定型化していて、やり方が固まっている会議なら、会議室のツール（パソコンとプロジェクター）を使ったプレゼン方式であることが多いかも知れませんが、なんでもかんでもコレでやらなきゃ！と言う訳では無いです。
準備時間などが足りなかったり、時宜に応じたやり方としてであれば、めくりでやっても問題はないのではと思います。（これも会社や組織の文化・風習にもよりますが…）
【気を付けたい事】
○会議参加者のうち一言もしゃべらない人が大勢いるのはNG。
会議は人の時間を多く奪います。開催理由があるから人が集まります。なので、参加者の生産効率を下げないよう、最小限の時間で最大限の効果が出せるようにする必要があります。
⇒本当に必要な人だけ参加してもらうことが大事
○紙（スライドの枚数）がやたらに多い。
何を言いたいのかがよく分からない（会議の焦点がぼやける）司会や進行役のスキルによるところもありますが、このような目に見えない所要が貴重な時間を奪う遠因になっていることも少なくありません。
⇒会議の適切なやりかたを考えることが必要。努めて、一つの会議で取り扱う議題や審議事項などは一つにすることが望ましい。
○単なる「ガス抜き」にしてしまわないこと。
会議の目的が必ずあるはずなのに、結果的に参加者がそれぞれ自分の言いたい事だけを言って「言いっぱなし」の収拾がつかない状態になることも…。会議前に、あらかじめ関係所掌に対して、どんな議題を扱って、どんな方向性でどんな結論を出そうとしているのか、その時に決まっていることは何で、今きまっていないのは何かといったポイントをしっかり共有していないことでこういった事象が起こることが少なくありません。
⇒事前にできる下調整や根回し、資料提供や情報共有を怠ると、会議の場が荒れる原因にもなる。会議を１秒でも早く終わらせるための努力が必要。
会議は、速く終わらせるのが良いではなく、最短距離で最小限の労力で最大限の効果を得るには、そのために必要な事前準備が無数にあるということ。
会議って必要なの？
結論：会議以外の方法で目的を達成できるのであれば、会議はしないほうが良い。
これも、会社や組織の特性によって違いはあると思いますが、わたし個人的には、会議はしない方が断然良いと言うのが三十数年間の経験から得た教訓です。
ルーチンワークで決まっているミーティング（上司や責任者にインプットしなければならない情報を端的に素早く入れるための場など）は、既にやり方が確立されていて、聞く方も「わかってくれている」から、スムースに進みます。（それは逆に端折ってはいけないもの）
ここで取り上げている会議とは、臨時でやらなきゃいけなくなった案件であったり、「実はソレ会議ぢゃなくてもいいんじゃね？」みたいなことについて言っております。
大昔のことですが、某有名大手企業では、会議は○分以内、資料はA4ペーパー１枚と決められてると聞いたことがありますが、まさにその通りだと思います。
じゃあ、どうすれば無駄な会議をしなくて済むようになるのでしょうか。
（１）『慌てる状態』に自分を置かない
ほうぼうにアンテナを張って、自分や所属部署に関係することについて目鼻を利かせておくと、「ん？これって、早めに上司に入れたほうがいいかも？」と思えることにピンときます。
これをやっていないと、自分の知らない間に勝手に外側で話が進んで行き、気付いた時には「あ、アナタの室には今度の○○の件で、こことここをこうしてもらうように既に課長級のブレストで合意してますんで、よろしく」みたいなことに…。
「そんなの聞いてないよ！」が通用すればいいんですけどね（汗）
仕事の進め方
組織の構造などの西洋化
インターネットの普及
各種ITテクノロジーの急速な導入
これらによって、かつては人と人が顔を突き合わせて話し合いの結果同意を得てすすめていたことがもはやなくなりつつあります。
どんなに便利なツールがたくさん導入されようとも、それらを活用したり、時には自分の脚をつかって、色んな場所に言って情報を仕入れる。ただ情報を集めるのではなく、それがゆくゆくはどんな影響があるかを考えつつ行う情報収集が後に「慌てる」と言うことを防いでもくれます。
（２）「これよろしく！」は最低限に
逆の立場で考えてみたら分かるのですが、白紙の紙を１枚渡されて、「見たことない動物なんだけど、何でもいいから描いて！でも、この案件の着地点はAとB、もしかしたらCもありえるんで、それにあわせて描いて！」と言われたらどうしたらいいでしょうか？
言い替えると、「これはアナタの所掌の仕事なので、アナタのところで何とかしてください」。言ってみれば、「全部よろしく！」と言っているのと同じ。
時間がなくて、申し訳ないですが、情報収集から何からゼロから完成まで全部やってくれと言わざるを得ない場合も無くはないでしょう。ですが、できることなら「ここまではうちで案を作ってみました。どうしてもココとココが分からなくてボケてます。すみませんが、専門分野であるアナタのお力で、ここだけブラッシュアップを頼めますか？」こう言えば、相手も仕事の焦点を合わせやすくなります。
こうするためには、準備する側の所掌が、ある程度他の部門のことも理解した上でそれなりに「勉強」しなければできません。
そもそも機能別に所掌を分けている組織であれば、相手の聖域に踏み込んで良い場合といけない場合もあるので、使い分けは必要かも知れません。なので、事前に担当者間での情報共有や意見交換が不可欠になります。
こういった地道な努力の積み重ねが、最終的に重要な会議の進行を円滑にすすめる手助けとなることは少なくありません。
一言で言うなら、準備を怠らない。相手に全部任せない。自分で出来ることは可能な限り自分の手を染める。そういったところでしょうか。
（３）目的が全て
何事もそうですが、目的が明確でなければ、みんながどこに着地したら良いかが分からなくなる。すなわち仕事の方向性がバラバラになってしまいます。
会議を行うことが目的になってもいけませんが、何らかのことを決めるためには会議によって関係者間で意思の疎通や認識の統一のもとに合意形成を図る必要があります。
なので「目的」や「狙い」が最初にしっかり明確になっていることが大事になります。
会議に付随する関連業務
（１）議事録の作成と確認作業
会議に参加したどこの誰が、ここでどんな発言をした。それに対してどこの部署の○○部長がこう答えた・・・
必ずしも、一言一句を書き留める必要はありませんが、会議でどんな話し合いがあり、結果としてその場でどんな結論に至ったか？は残しておく必要があります。
最近ではITツールが発達していて、口頭で話した内容をすぐに精度の高い文章にしてくれるツールも存在していますが、昔はこの作業を全て人力で行っていたのが普通でした。
（ICレコーダーで録音したのをイヤホンで聞きながらワープロソフトでパチパチうちこむ作業…１時間の会議だと、およそ数時間の入力作業がついてくるのが普通でした…）
それを考えると、今は良い時代になったのかも知れません。力仕事がかなり楽にもなっています。
大事なのは、会議の場で誰が何を言い、それに対する答えはこうなった。それを発言者の方々に後に確認してもらって、「これで良いですか？」「うん、それでいいよ進めてくれ」と言わせる許可を得ることです。
（中には、この段階で、「あの時、俺がこう言ったのはこういう意味じゃなくて、こういう意味で言ったんだ！」と会議中には一言もいってないことを言ったと言い出すめんどくさい重役がたまにいますが（汗）でも、この確認作業がないと、後にもっとめんどくさいことにもなります（汗汗））
（２）Q&Aの整理
議事録の作成作業にも似ていますが、会議参加者から出た意見などに対する「打ち返し」が最も重要な「まとめ作業」でもあります。
これは要約で良いのですが、各審議項目に対して、どこの部署からどんな確認や意見があったかを端的にまとめ、それに対して今後どのようにするかをしたためるだけです。
これをやっておかないと、「いつも会議で意見を出しているのに無視される。だったらうちを呼ばずにそっちだけで仕事しろ」とも言われかねません。
必ず、会議に出席した人から上がった意見はくみ上げて、これからどうしていくかを回答する義務が、会議主催者にはあるのです。
最後に…
日本と言う国は、その国民性や文化・風習が「禍根を残さない」というところを大事にしてきました。西欧化が進んだ最近ではそう言えないことも少なくありませんが…。
欧米の会社・組織構造に良くみられるような、強力な権限を持った責任者の「鶴の一声」、ようはトップダウンで仕事をさせられるのを嫌う傾向が、日本人には少なからずあるとも言えます。
（めんどさい下調整や事前の根回しが重要とされるのも、西洋にはない風習ですが、ここが影響しているのかも知れません。
ただ、それがダメだとまでは言えず、最終的にクオリティーの高い仕事に繋がることも一理あります。なぜなら、組織に属する人間がみんな同じ考え・価値観・遣り甲斐をもって仕事にかかるからです。
今回の記事の焦点は、めんどくさい、時間がかかる、できれば早く終わって欲しい、そんな会議をどうすれば早く片づけられるのか。どうすれば手っ取り早く終わらせられるのか。そういった視点で書いたつもりではありましたが、結果として、めんどくさい下準備や下調整が欠かせないという、本末転倒な結論を書いていることに、少々戸惑いを隠せません。
会議はしない方がいい。
これは間違いなくあるのですが、どうしてもそれを避けられないのが会社や組織と言うものでもあります。
会議本番をシャンシャンでささっと終わらせるには。
つまるところ、事前にどれだけ面倒な下準備をしたか。
これに尽きると言うお話でした。
長い記事になりましたが、最後まで読んで頂いてありがとうございました。
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