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9000文字超・保存版！BizOpsの重要性とファーストステップ

Kazuyoshi Nakamura

※この記事はBizOpsセールスアドベントカレンダー1日目の記事です。

はじめに

自己紹介

株式会社ネクサフローの代表中村です。
私たちはAI-Powered Operationsを掲げ、人類がクリエイティブに働く時間を取り戻す事業を続々と立ち上げていきます。

まず第一弾はマーケティング、セールス、カスタマーサクセス、データ、バックオフィス、ファイナンスの豊富な知見から、
ビジネス・オペレーション・システム・データをなめらかに接続し、事業成長のエンジンを構築するご支援をしています。

BizOpsアドベントカレンダー概要

BizOpsを盛り上げるという想いをもった各業界の専門家たちが12/1-25まで毎日バトンを繋ぎながらナレッジを寄稿します。

近年、BizOpsは特にスタートアップ企業において増加傾向にあります。
しかしまだまだ情報が不足しているため、現役BizOps(Xops)の方々は1人で悩むことも多いのではないでしょうか？
BizOpsの役割とその広い領域についてのナレッジシェアを行い、事業成長への貢献度を広く知らせることで重要性を広めていきたいです。

記事の狙い

まず初めにBizOpsに期待される役割を一言で説明させてください。

経営と現場を業務プロセス、システム、データでつなぐことで、縦のレイヤー・横の部門間の摩擦を軽減することで、事業貢献し、持続的な成長を実現する役割です。

業界、企業規模、ビジネスモデル、体制などにより、各社個別具体で業務内容は変わりますが、想定される動き方に大きくズレはないと思います。

この記事では多くの方にBizOpsを知っていただくことを目指しておりますので、実際何しているの？を大公開してきます。
事業立ち上げ、PMF前後、グロースなど累計10社以上の支援経験から押さえておくべきポイントをまとめます。
また最後に実際に私がセールス領域でご支援する際、使うテンプレートをご共有します。少しでもお役に立てますと幸いです。

今回、少々長い記事ではありますが、BizOpsが網羅的に理解できるよう心がけておりますので、ぜひ最後までお読みいただけますと幸いです。


1. BizOps歴史

BizOpsの台頭は、特定のビジネス部門内のITサービスサポート機能が起源です。その機能の分散->集中->分散を繰り返しつつ、組織全体にITサービスを提供してきました。
またテクノロジーの進化とともに形を変えてきたため、固定された正解はないと考えられます。まずはその起源に遡ります。

アルフレッド・ジップの貢献

1936年、バンク・オブ・アメリカに就職したアルフレッド・ジップは、手作業による小切手の仕分けから、小切手の読み取りと仕分けを自動化する技術の開発と導入に成功しました。この技術革新は、業界全体で小切手の枚数が爆発的に増加していた重要な時期に行われました。

ジップは、最新のITテクノロジーを導入する技術者ではなく、小切手のボトルネックを特定し、それを解決するビジネス・ソリューションを追求した銀行業務管理者でした。彼の貢献は財務を理解した担当者として効果を発揮しました。
ここでの学びとして、BizOpsとしてITの知識があることは大切ですが、専門家である必要はありません。むしろ適切にドメイン・状況を理解し、適切な仕組みを設計し導入を進めることが求められるのではないでしょうか。

1980年代以降のITの分権化と集権化

  • 分権化: 分権化されたIT部門が、ドメインに特化した業務遂行力を背景に、企業内で成長しました。

  • 集権化: インターネットの台頭とともに、ITは集中化しました。ドットコム・バブル崩壊後、CIOはコスト削減を迫られ、ITのある側面はコモディティ化し、多くの側面は中央集権化しました。

2000年前半のITバブル崩壊以降、BizOpsの誕生と期待される役割

現在に最も近いBizOpsは、ビジネス部門とIT部門をつなぐ役割を果たし、中央集権的なIT部門にはできない、ビジネスの推進が求められました。LinkedInのダン・ユー氏が劇的な成果を上げることで、その価値を知らしめました。
そして、SalesOps、MarketingOps、CSOpsとして分散し、各事業部門はBizOpsの価値を理解し、独自のオペレーション担当者を増やし始めました。

そして現在の形は次の章でご説明しますので、歴史はここまでです。

歴史からBizOpsの価値を理解する

形は変われど、BizOpsの価値はマーケティング、セールス、CS、バックオフィスなどの各部門がよりよく業務を遂行できるようにすることです。
そして、システムを導入する、データを活用することは手段であり、目的ではないことが一目瞭然です。
どのようにしてビジネスに貢献できるか？という視点を常に持ち、日々取り組むことが重要ではないでしょうか？

そして以下のようなスキルセットが必要だと考えられ、スキルレベルを磨き続けることが良いと考えられます。

  1. 担当領域のドメイン知識の理解(マーケティング、セールスなど)

  2. 担当部門の目標、KPI、チーム体制、業務プロセスの理解

  3. 利用するサービスや技術の理解

  4. データ活用のシチュエーション、そのデータの流れ

  5. プロジェクトマネジメント

2.BizOps設置タイミング

まずは歴史からBizOpsの価値を理解するというアプローチを取りました。
この章ではBizOpsは何を目指す企業にとって必要で、どんなミッションを持ち、どんなメリットが得られるのかまとめます。
そして事業フェーズごとにどタイミングが最も価値を発揮しやすいのか記載します。

BizOps設置目的

  • なにを目指す企業にとって重要か
    成長と拡大を目指す企業にとって、BizOpsは特に重要です。これは、企業が新しい市場に進出したり、新しい製品やサービスを開発したりする際に、効率的かつ効果的に活動を行うことを可能にします。

  • BizOpsのミッション
    BizOpsは、企業の全体的なビジネス戦略をサポートし、その実行を助ける役割を果たします。これは、企業の各部門が連携して働くことを可能にし、企業全体のパフォーマンスを向上させます。

  • 何が得られるのか？
    BizOpsを適切に実行することで、企業は効率性の向上、コスト削減、生産性の向上、顧客満足度の向上など、多くの利点を享受できます。また、BizOpsは企業が市場の変化に迅速に対応し、競争優位性を維持するのに役立ちます。

つまり、BizOpsの価値を発揮するには、効率性にフォーカスが当たるタイミングが適しています。

企業規模、事業フェーズ

BizOpsを設置する前に、まず自社のビジネス状況を確認しましょう。BizOpsはビジネスの成長段階によって、その重要性や取り組み方が変わるからです。

  • △：ビジネスの初期段階　

    • まだプロダクト・サービスがない状態であれば、優先すべきことは仮説検証とヒアリング機会の獲得です。この段階では、BizOpsを設置するのは尚早です。

    • またプロダクト・サービスがあり、少しずつ売れ始めてきた場合、CRMツール（例：HubSpot）をスピーディーに導入して、商談機会の獲得に力を入れるべきです。BizOps専任をおくのはまだ早く、代わりにCoS(Chief Of Staff)のようなロールが良いかもしれません。

    • なぜなら、ビジネスモデルの変更に合わせて、オペレーションが変わる可能性が高いからです。

  • ◎：ビジネスが成長し始め、さらなる成長を目指す段階

    • 顧客、課題の深さが少しずつクリアになり、かつ提供できるプロダクト・サービスが見え、そして提供価値の大きさが少し見えて、ユニットエコノミクスが成立することが見えてきたら、いよいよBizOpsの出番です。

    • 組織規模で言うと30名前後で、今後拡大していく場合、検討を開始すべきです。

  • ◎：コンパウンドスタートアップを目指す場合

    • 広義では2つ目に含まれるのですが、コンパウンドスタートアップを目指す場合、いますぐ検討を開始すべきだと思います。

    • 雑にいうと、次世代のマイクロソフトを目指すことになるので、The Modelをそのまま適用するだけでは不十分ですし、単一プロダクトを運営している時と異なる手法が求められます。

    • なぜなら1つプロダクトを作って、終わりではなく、続々とリリースしていき、プロダクトごとに売り方、支援の仕方が変わってくるので、どうみてもカオスになる部分を整えていく役割は必須でしょう。

まとめると、事業を効率的に運営していくことが重要になるタイミング。
つまり、顧客が見えて、プロダクトができて、売れ始めるあたりから、BizOps設置を検討するのが最も価値を得られるタイミングであると考えられます。

3.BizOpsのスコープ

BizOpsを設置する場合、どのようなスコープを持つことが良いのでしょうか？

2023年11月にIndeedにあるBizOps関連求人票を分析した結果、大きく4つに分類できると思います。

業務内容の具体性が異なる点に注目しました。
ぜひチームでBizOpsにどこまで期待するか、現体制でカバーできているかなどをすり合わせる際にご活用いただけますと幸いです。

横軸：マーケティング、セールス、CS、コーポレート。フォーマットの都合、HR、ファイナンスなど省略しています。

縦軸：

  • Strategy：事業計画策定、事業予算・KPI管理

  • GTM(Go To Market)：顧客セグメント、サービス・プロダクトの打ち出し方、プライシング、販売チャネルの方針策定

  • Operation：業務プロセスの設計、関連システムの導入・活用推進、ドキュメント整備

  • Analytics：データパイプライン・分析基盤の構築、サービス・プロダクトの利用状況モニタリング、スポット分析

  • Enablement：担当部門のオンボーディング、ベストプラクティス共有含むナレッジ管理

＊1.0=1人月

1.経営企画型

イメージ：経営陣が事業全体を把握することが難しくなってきたタイミングで、全体を広く見渡しながら、課題に優先順位をつけ、各部門と共同しながら順番に解決していくことが求められる。
BizOpsよりも広範囲なスコープが求められるので、Cosや経営企画の方が近いと考えられます。

CoSについては以下の記事が詳しくおすすめです。

2.事業/営業企画型

イメージ：事業部長がマーケティング、セールス、CSなど各部門を見渡すのに限界が来るタイミングで、事業部長の役割を補完するような動き方。
CoS/経営企画型に対して、コーポレートを管掌しない代わりに、縦軸のStrategy、GTM、Operation、Analyticsを分担しながら、深く入り込んでいく。

3.BizOps型

イメージ：事業部長に加えて、マーケティング、セールス、CSなどに部長やリーダーが設置されて、事業企画/営業企画よりも1人あたりが見る範囲が狭まり、より深く専門的に担当する。

4.BizOps+xOps型

イメージ：横軸の各部門には部長がおり、マネージャーも設置。
BizOpsとして全体を見渡すことに限界が来て、代わりにセールスとSalesOps、CSとCSOpsなどxOpsを設置し、各部門の最適化を図りつつ、BizOpsやDataOpsが横串で全体最適を目指す形。

今回、分類したパターンはあくまでイメージです。
横軸の部門のサイズが大きくなるに連れて、"BizOps"の役割が狭く、深くなっていくことが特徴で、またBizOpsチームの限界はxOpsという形で更に狭く深くなります。

半ば強引に従業員規模で分類できるのではないでしょうか。
1. CoS/経営企画型：5-20名
2.事業企画/営業企画型：20-60名
3.BizOps型：60-200名
4.BizOps+xOps型：200名-

BizOpsといっても、企業規模、事業ステージで求められることが変化します。BizOps立ち上げ期は1人で担当することが多いと思います。
無茶なスコープで対応していないか、ドメイン知識の深さ、各部門への関与度、専門性を考慮して、定期的に期待される役割をブラッシュアップしていくことが重要です。

(余談)数万人規模になると…

ちなみに数万人規模の会社だとどうだったか、ふと思い記憶を掘り起こしてみました。
私は新卒でソフトバンク株式会社の国内通信事業部のプロダクト&マーケティング戦略本部に在籍し、プロジェクトマネージャーでした。
サービス・プロダクトの数が100以上、グループ連携などかなり変数が多い中で中長期経営計画をどのようにして達成していくかが求められるのですが、この本部に150名ほどいました。その中の5-6名のチームでした。経営企画本部はまた別であります。凄まじい規模ですね。
ニーズがあればまた別の機会で書きます。


4.BizOpsの立ち上げの手順

ここまではBizOpsを歴史、企業規模、事業フェーズ、スコープなど様々な切り口から深堀してみました。
続いて実際に立ち上げるとすると、何からスタートするかを記載していきます。

  • ドメイン・ステークホルダーを理解する

    • まず、ビジネス戦略と現状のオペレーションを理解し、それらがどのように連携しているかを把握します。これには、ビジネスモデル、製品・サービス、顧客、市場環境などの要素が含まれます。

    • また社内の組織図だけではなく、重要人物・関係性を押さえておく必要があります。全面的に協力的な方、丁寧に説明が必要な方などコミュニケーションスタイルにも配慮して進めていく必要があります。

    • 繰り返しになりますがBizOpsはビジネス部門がよりスムーズに仕事ができるようにすることが求められます。

  • 目標設定・管理、現状実績の理解

    • 「生産性が高い営業組織」を作ることに対してはまず賛同を得られるでしょう。

    • しかし、いきなり3つ4つの課題を同時に改善することはかなり難しいので、全体像を作って、小さく分解して、何から着手すべきか見極めが必要です。

    • BizOpsとして直接的に売上を伸ばすことはやや狙いづらくても、業務効率化を通じて営業活動量を増やすことで、間接的に貢献することは可能ですし、各転換率を改善することも可能です。

    • 以下は生産性が高い営業組織です

  • データの出口から逆算して、入り口を抑えることが重要

    • データの流れを理解し、どのデータがどのプロセスで生成され、どのように利用されるのかを把握することで、全体のオペレーションを効率的に管理することができます。


  • 敢えて一つ隣まで理解して部門間の状況を考慮して、滑らかな接続を目指す。

    • セールスは前工程のマーケティングとも繋がっているし、後工程の見積・契約・請求などの販売管理とも繋がっています。

    • 各部門にオペレーション、システムで、データが閉じやすいので、BizOpsが間に入り、最適解を模索していくことが求められます。

  • 各部門の運用にまで配慮し、利用<>改善のサイクルを回す

    • この段階での目標は、データの流れを理解し、それをもとにオペレーションを整えることです。しかし、この時点でのオペレーションは完璧ではありません。常に改善を意識し、データをもとにしたPDCAサイクルを回すことが重要です。

次章以降で一部ハイライトして解説していきます。

5. 目標設定・管理

目標設定・管理への関与はBizOpsの外せない部分で。チーム全体の目標と個々のメンバーの目標を明確に設定し、それぞれが何を達成すべきかを理解することが重要です。

何を追うかに責任を持つのはビジネス部門リードで良いのですが、どうやって追うかはシステム、データの観点から、 BizOpsがサポートに入ることで、適切な状況把握・モニタリング体制が構築できます。
また次のステップでダッシュボードを作成することになるので、背景まで含め理解しておいた方がスムーズです。

  • チーム目標だけでなく、個人目標も必ず作り、行動指標の設定がポイント

    • チーム全体の目標と、それを達成するための各メンバーの目標を設定します。

    • 必達なのか、検証用の基準なのか、目標の意味合いを擦り合わせておくことが重要です。

    • また結果指標だけでなく、行動指標を設定することが重要です。

    • 行動指標はコントロールしやすく、実施したか/否かが分かりやすく、課題を特定しやすいからです。

6. データの出口の管理

続いて設定した目標の進捗を確認するための場が必要です。

出口の管理は、BizOpsの重要な要素の一つです。出口とは、データが最終的にどこに流れていくか、つまりデータの最終的な利用先を指します。以下に、出口の管理について詳しく説明します。

多くの場合は各部門の定例から取り組むと良いです。定例での目標、実績、達成率、今月の着地、改善案を確認しやすくすることはBizOpsが貢献しやすい部分です。

  • 出口、誰がいつ何のために使うか

    • 出口のデータは、主に営業マネージャーやその他の関係者が、営業活動の計画や評価、改善のために使用します。

    • 例えば、毎週の営業チーム全員が参加する定例の場合、以下が目的です。

      • 営業マネージャーが部門目標と実績をもとに、今月の着地、それ以降の予測をし、必要に応じてチームメンバーの問題点を特定し、改善の意思決定をする。

      • チームメンバーはマネージャーが意思決定に必要な情報を事前に準備し、必要なサポートを依頼する。また得られた場合はそのタスクを受け取り実行する。

    • 上記が決まると、営業定例のミーティングのアジェンダを整理することができます。

  • 現状確認に必要なダッシュボード設計

    • データを効果的に活用するためには、ダッシュボードの設計が重要です。ダッシュボードには、営業活動の主要な指標やトレンド、問題点を一目で確認できるような情報を表示します。

  • ダッシュボードに必要なデータソース確認

    • ダッシュボードを設計する際には、どのデータソースからどのようなデータを取得するかを確認します。これには、CRMツールやデータベースなどのデータソースが含まれます。

  • ダッシュボードの使い方共有

    • せっかく作って活用されない原因には「かっこいい、綺麗、すごそうなのはわかったが、具体的な活用イメージがわかないことです」

    • 従って、どう使うかを事前に確認するのはもちろんのこと、どこをみたら何がわかるのか、何を確認して欲しいのかを丁寧にマニュアルを作った方が良いです。

    • ダッシュボードの利用率やアクセス数が見れるなら確認するのも手です。

    • 以下は例です。

7.業務プロセス、システム、データの流れを整理

活用シーンが決まると、次のステップです。
全体の流れを理解し、整理することはBizOpsの重要なステップです。これには以下の要素が含まれます。

  • ざっくり全体像の把握

    • 次に、ビジネスの主要なプロセスをマッピングします。これには、マーケティング、セールス、CSなどのプロセスが含まれます。各プロセスの入り口と出口、主要なステップ、関連するデータやツールを特定します。

  • データフローの理解

    • データがどのように生成され、どのように利用されるかを理解します。これには、データの収集、保存、分析、利用の各ステップが含まれます。

  • ツールの選択

    • ビジネスプロセスとデータフローをサポートするためのツールを選択します。これには、CRMツール（例：HubSpot）、データ分析ツール（例：Tableau）、コラボレーションツール（例：Slack）などが含まれます。

  • 全体の流れの作成

    • 最後に、上記の要素を組み合わせて全体の流れを作成します。これにはFigJamなどのツールを使用します（最後にテンプレートあり)

このステップを通じて、ビジネスの全体像を理解し、それを効果的に管理・最適化するための基盤を作ります。

8. 入り口の管理

入り口の管理は、BizOpsの重要な要素の一つです。入り口とは、データが最初に生成される場所、つまりデータの起源を指します。以下に、入り口の管理について詳しく説明します。

  • お問い合わせフォーム入力、広告などリードをCRMに集約する

    • お問い合わせフォームの入力や広告などから得られるリード情報をCRMに集約します。これにより、リードの情報が一元化され、管理が容易になります。

  • 状況次第だが、商談作成がCRMで必ず行われるようにする

    • 状況に応じて、商談の作成がCRMで必ず行われるようにします。これにより、商談の進行状況をリアルタイムで把握し、必要なアクションを迅速に取ることができます。

  • リードの情報を正確に記録する

    • リードの情報は、後の分析や営業活動のために重要なデータ源となります。そのため、リードの情報を正確に記録し、必要な情報が欠けていないことを確認します。

  • リードの情報を定期的に確認し、更新する

    • リードの情報は、時間とともに変化する可能性があります。そのため、リードの情報を定期的に確認し、必要に応じて更新します。

  • リードの情報を活用する

    • リードの情報を活用して、営業活動を計画し、実行します。また、リードの情報を分析して、マーケティング活動の改善点を見つけ出します。

入り口の管理を適切に行うことで、データの品質を保ち、データを効果的に活用することができます。これにより、BizOpsの全体的な効率と効果性を向上させることができます。

9. 運用

定例MTG実施

  • 週に1度は各部門との定例を設け、コミュニケーションを取りましょう。

  • Slackなどのチャットでは聞きづらい改善のヒントをもらえることがありますし、カジュアルトークから生まれる事業の変化を察知することができます。

  • またAsana、Jira、ClickUpなどのタスク管理ツールを使って、今進んでいるもの、検討しているものが一目でわかるようにしましょう。

  • せっかく要望を出したのに、今どうなっているのかが見えないと不安になりますし、次から要望を出してくれなくなります。

リード・商談などの責任の明確化とメンテナンス

  • リードが来た際には、対応タスクを自動で作成し、対応漏れの確認を不要にします。これにより、リードへの迅速な対応を確保し、機会損失を防ぐことができます。

  • リードや商談には、必ず1人の担当者を割り当てます。これにより、管理責任が明確化され、迅速な対応が可能となります。

  • 商談のクローズ日や完了予定日は未来日とします。これにより、商談の進行状況を明確に把握し、必要なアクションを計画することができます。

全体最適を目指す

  • BizOpsのスタンスと関わり方は、全体最適を目指すことが重要です。各部門やチームが個別に最適化を図るのではなく、企業全体としての最適化を目指すべきです。

  • 全体最適の視点を持ち続けることが重要です。各部門やチームの活動が全体のビジネス目標にどのように貢献しているかを常に考え、全体最適の視点で改善を続けます。

10.最後に

最後までお読みくださりありがとうございました。
今回、BizOpsがなぜ重要なのか？そして具体的に何をするのか？を様々な角度から解説しました。

経営と現場をつなぐために、オペレーション、システム、データを整理して、事業に貢献するというイメージが少しでも具体的になれば嬉しく思います。
何かお役に立てることがありましたら、各種SNS、サイトからお問い合わせください。

https://nexaflow.io

引き続き、BizOpsアドベントカレンダーをよろしくお願いいたします。

テンプレート

↓こちらから閲覧可能です。コピーしてご活用ください。

参考文献

The History of BizOps　https://www.tonkean.com/blog/history-bizops

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