時間=コストという考え方。会議の時間を削減しよう

前置きと今回のお話

時間がコストだなんて、たぶん誰でも一度は聞いたことがあると思います。
正直、僕がいまさらどうこういう次元ではないかもしれません。
ただ、実際の会社や日々の業務を振り返ってみるとこの部分は放置されがちです。
例えば、特にホワイトカラーの人達なら1つや2つは定例で決まっている会議があるのではないでしょうか。
よく色んなビジネス本にも出てきて読む度にギクッとするのが↓

日本人は会議を開始時間を厳密に決めたがるが終了時間は決めない

本当にコレ。
恥ずかしながら、私の会社でもあるあるです。
もちろん終了時間がいつも決まっていないわけではありません。
ただ、決まっていないことのほうが多いのは間違いないです。
こんな状態では生産性なんて上がるわけないですよね。

そこで今回は僕が勤めている会社で実際に取り組んだ改善事例(業務改善)をご紹介します。
事例というより注意点、着眼点とも言えます。
みなさんの会社の規模や会議の趣旨に合わせて、もし1つでもパクることがあれば使ってやってください。

会議は何のため？

会議ってそもそも何なん？何をするところなん？

入社したときから上のことを役員や上司に叩き込まれました。
答えはみなさんそれぞれかもしれませんがよく言われたことは以下のことです。

・些細なことでも良いから何かを決めろ
・決めたことをみんなで共有化しろ

なんかそれっぽい話をみんなでして、それで？どうするの？っていうのがよくある風景です。

Aさんは課題を解決する方法を提案したとする。
それに対してBさんが質問したとする。
Cさんがそれに答える。
でもDさんがそんなことはわかっている、リスクや費用はどうするんだといいはじめる。
Eさんが対応策をいくつか答える。
他の出席者がその対応策について質問する。
以外、無限ループ。

これは相当酷い例だと思いますが、お察しのとおりこんなことをしていたらまぁ終わりませんわね(笑)

次がいよいよ改善事例です。

改善事例(業務改善)

みなさんにとっては当たり前のことが多々あると思うので1つでも参考になればと思います。

・事前に出席者、終了時間、場所を決める(見直す)
出席者が無駄に多くて1時間もの間、何の発言する機会もない人はいませんか？
逆に決定権を持っている人がそもそも参加していなかったりしませんか？
一度見直しても良いかもしれません。

・会議で決めたいこと、議論したいことを事前に決めて案内しておく。
簡易的なものでも構いません。
これがあるだけで進めやすさ、参加者の心構えが変わります。
できれば各テーマの時間配分、発表者や担当者も併記するとなお良いです。

・事前に資料は配布しておく。
当たり前なんだけど、なかなか守れない人もいます。

・議長と議事録係を決める。
これは定例会議なら固定でも良いし、議事録は当番制でもいいかもですね。
議事録当番制の場合、会議冒頭に今日の議事録は○○さんですよね？と確認することも忘れずに。
議長は終了時間も意識して場を仕切ってください。
必要に応じて議長は議事録係に「今の内容は議事録に残すように」と念押ししてください。

・何をするか決める(決まったことを明確にする)
5W2Hで！とまでいかなくても、誰が、いつまでに、でも十分効果はあります。
細かく決めすぎるとそれが会議進行の妨げになるときもあります。
この項目は議事録にも必ず明記してください。

・議事録を会議中にみんなで見ることができる状態にする。
時と場合によりますが、そうしたほうがわかりやすいときもあります。

・定例会議なら前回決まったことの振り返りとそれに対するチェックを必ず実施する。
決めるだけ決めてなにもしていないにならないように。

・参加者は参加した会議の議事録を必ず読むように義務づける。
参加してそのときの勢いだけで色々やっちゃう人がいるので。

・今日決まったことは何だったのか
例えば会議の終わりに確認の意味も込めて、全員で確認しましょう。

・議事録は可能な限りその日のうちに配布する。
紙でもメールでも何でもいいです。

・議事録の形にこだわりすぎる必要があるかどうか。
いちいちパソコンで清書するほどのものか、ノートをスキャンしたデータではダメか、会議中にパソコンで作成できないか　など。

終わりに

どうでしたか。
特別な設備や能力がなくても、きっと誰でもどの会社でもできることばかりだと思います。
しかし、残念ながら僕が勤めている会社では以前は実施できていなかったもしくは会社としてルールすらなかったことです。
ここに書いたことが当然すべてではありませんし、100%正しいわけでもありませんが、日本のある中小企業の出来事なのは事実です。

みなさんの会社それぞれに企業文化があると思うので、合う合わないはあるはずです。
1つの事例としてもらえると幸いです。

こんなん当たり前やろ！程度低いわ！という人もいらっしゃると思います。申し訳ございません。

最後に余談ですが、本当は会議すら必要ないぐらいホウレンソウが密にできる会社が究極の形なのかもしれませんね。
そして紙とハンコを必要としなくても話が進む会社がもっと日本中に増えればと願います。