ビジネス文書のススメ・はじめに
「議事録、書ける？」
もし、上司からそう問われたならば
あなたはどう答えますか。
・はい、書けます
・いいえ、書けません
自信を持って「はい」と答えられる方は、
本章と上巻を飛ばしていただき
中巻以降をお読みになるのが良いかと思います。
自信がないけど、書けそうと思っている方々。
もしくは書けそうにないと思っている方々。
もしくは議事録って何それ美味しいのと思っている方々。
このまま読み続けて下さい。
議事録なんて書けなくても別にエエやん、
そんなもん若手に書かせればエエやん、
どうせ単なる書き起こしやろ、
と残念な勘違いをされている方々。
このまま読み続けて下さい。
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前回はこちら
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本書におけるビジネス文書の定義は
この後、上巻でお伝えするとして
議事録などのビジネス文書を作成する際、
そこに必ず背景と目的があるわけです。
ひな型に沿って各項目を文章で埋めれば
議事録なんて簡単に作れるやろ、という考えは
「議事録って会議が開催された証拠みたいなもんでしょ」
っていう考えくらいに危険な勘違いでして。
会議が開催された背景にも寄りますが、
今後の役割分担と次のアクションが
議事録に明記されていなければお話になりません。
その議事録（のようなもの）を作成するために
費やした工数もまた無意味であります。
下手すりゃ、その会議の価値すら下げてしまいます。
結局のところ、形式に留まってしまっており、
背景と目的を理解していないがために
大切な中身や結論を伴っていないわけです。
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そんな形式ばかりのイケてないビジネス文書が
社内に出回っている時点で、その会社はイケてません。
という感じで、
それぞれのビジネス文書に求められている要素、
背景と目的を満たすだけの情報が
抜け漏れなく正しく記載されているか。
そして、読み手に伝わるための工夫が施されているか。
そんな当たり前のようなことが
実は現場ではないがしろにされていて
イケてないビジネス文書が社内に出回ることで
沢山の人たちが振り回されたり、
無駄なことをやらされたり、
大きな赤字を生んでしまうこともあるわけです。
大袈裟かも知れませんが
それって人類の損失なんですよね。
ひとつのイケてないビジネス文書のために
誤った意思決定を引き起こし
多くの人の時間を無駄にするっていうのは
他人の寿命を奪っているのに等しいんですよね。
でも、それって実際に起こっている。
ビジネス文書は面倒なものではなく
正しく作成し、活用することで
人類を幸せな方向へ導いてくれるはずです。
それでは「ビジネス文書のススメ」
上巻に続きます。
追伸
一発で通る企画書の書き方とか、
必ず受けるプレゼン術とか、
そんなもんあったら役員会議なぞ要らんわｗ
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