すぐやる人になっちゃダメ！？逆転の発想で仕事を効率化しよう
「５分以内に終わる仕事なら、すぐやりましょう」
「成功者の共通点は、行動力です。だからこそ、すぐやる習慣を身に着けましょう」
世の中では、よく、こういうことが言われていますよね。
確かに、言われたことをすぐやったほうが、信頼されそうだし、仕事も早く終わりそうな感じがします。
実は私も、昔は「すぐやるがベスト」だと思っていました。
すぐやったほうが、仕事がすぐに片付いて、「仕事が速い人だ」と評価される！と思っていました。
でも、実際にはそうではないのです。
実は、すぐやればやるほど、あなたの仕事は終わらなくなってしまいます。
仕事に追われるようになり、大事な仕事に手を付けられなくなり、土日も返上して働くようになり、家族との時間もなくなってしまうのです…。
なぜ、すぐやると逆効果なのか？
どうすれば、仕事を効率よく終えられるのか？
これらについて、今日は解説させて頂きます。
【追記】
2023/9/13：ポッドキャストの音声のご案内を追記しました。
なぜ、「すぐやる」のは逆効果なのか？
ずばり、『仕事は、ベルトコンベアーのように、終わりがないから』です。
アメリカの文化人類学者：エドワード・T・ホール氏は、以下のように話しています。
現代社会の生活は、ベルトコンベアーのようだ。
古い仕事を片付ければ、同じ速さで、新しい仕事が運ばれてくる。
あなたの目の前には、ベルトコンベアーのように、次から次に仕事が運ばれてきます。
もしあなたが、すぐやる習慣を続けると、どうなるのか？
それはつまり、「ベルトコンベアーの速度が上がるだけ」なのです。
肝心の仕事量は、まったく減らないのです。
次から次へと、無限に運ばれてくる仕事に、いつか押し潰されてしまいます。
あなたには、そんな「働けど働けど、暮らし楽ならず」のようには、なってほしくない。
そうならないためにも、このnoteを、ぜひ参考にして下さい。
効率化ツールもノウハウも、無意味
世の中には、多くの仕事効率化ツールやノウハウがありますよね。
例えば、以下のような。
ToDoリスト
手帳術
パソコンのショートカットキー
緊急度＆重要度での優先順位づけ
ペーパーレス化ツール
タスク・プロジェクト管理ツール
私も、こういったツールやノウハウ類は大好きで、例えば手帳は、中学2年生くらいから使っています。笑
確かに、これらのツールは、仕事を効率化したり、処理スピードを上げてくれるかもしれません。
しかし、それでも仕事は終わらないのです。
なぜなら、前述のように、仕事はベルトコンベアーのように運ばれてきて、終わりがないからです。
今日1日の仕事量に上限がないので、いくら作業を効率化しても、スピードを上げても、結局ベルトコンベアーの速度が上がるだけ。
あなたの仕事は、一向に減らないし、終わらないのです。
すぐやる人ほど仕事が終わらない…すぐやる習慣のデメリット×３
（１）いくらスピードを上げても、仕事に終わりはない
あなたが持っているリソース（時間、マンパワー、エネルギー）には、限りがあります。
たしかに昔は、すぐやる！でも対応できる仕事量しかなかったかもしれません。
しかし今は、高度に情報化された社会です。
電話だけでなく、メール、メッセンジャー、チャット、いろんなところから仕事が入ってきます。
仕事はベルトコンベアーのように、次から次へと運ばれてきます。
つまり、「自分で終わりを決めないと、いつまでも終わらない」のです。
大切なのは、「スピードを上げるのではなく、これ以上仕事が流れてこないようにすること」なのです。
（２）緊急モドキの仕事に、時間を奪われる
お客様にメールや電話で依頼されたこと
上司に依頼されたこと
これらにすぐ対応しようとしていませんか？
もちろん、すぐ対応すれば、その仕事は片付くでしょう。
しかし、あなたが本来やるはずだった仕事は、いっこうに進みません。
すぐやることで、「いい人」にはなれるかもしれませんが、「できる人」にはなれないのです。
その仕事は、すぐやる必要があるのでしょうか？
そこまで緊急なのでしょうか？
例えば、お客様に「～～の資料をください」と言われたとしても、本当にすぐ必要なのでしょうか？
ほとんどの場合、「承知いたしました。明日まとめてお送りしますね」でいいのでは？
このように、すぐやろうとすると、緊急モドキの仕事に時間ばかり取られて、仕事が進まなくなります。
結果、働いても働いても、あなたの本当に大事な仕事は、まったく前進しない…。
ハムスターの回し車のように、その場で必死に全力疾走しても、一歩も進んでいないのです。
（３）ミスが増え、仕事量が増えてしまう
すぐやるということは、「段取りせずに行動している」ということです。
しかし、仕事は段取りこそ命。
「段取り八分、仕事二分」と言われるくらい、段取りのほうが大切なのです。
すぐやると、単純なミスや確認漏れが発生しやすくなります。
また、メール連絡などで「あ、あれも伝えるべきだったのに、忘れてた！」のように、二度手間・三度手間になることも多々あります。
結果、あなたの仕事も増えますし、お客様の満足度や信頼も下がってしまうのです。
さて、ここまでで、すぐやる習慣のデメリットを解説してきました。
では、具体的に、どうすればいいのか？
実は、解決策は、すごくシンプルなのです。
それは…
逆転の発想「明日やる」
解決策はずばり、『新たに入ってきた仕事は「明日やる」ようにすればいい』のです。
私もこの「明日やる」という方法を、『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則』という本を読んで知りました。
ご興味ある人は、Amazonでチェックしてみて下さい。
マニャーナというのは、スペイン語で「明日」という意味。
ちなみにトルコには、以下のようなことわざがあります。
明日できることは、今日やるな。
これはすごくシンプルな方法で、「今日新しく入ってきた仕事は、明日の予定に入れて、まとめて処理する」。
たったこれだけでOKです。
例えば、以下のような場面って、毎日のようにありますよね。
お客様に、メールで資料を依頼された
お客様に、電話で作業を依頼された
上司に、「これ、やっておいて」と仕事を任された
仕事に役立ちそうな、いいアイデアを思いついた
ネットニュースを見ていたら、「ビジネスマンなら、これくらい知っておくべき」と投資の基礎知識が解説されていた
これらはすべて、まとめて明日の予定に入れましょう。
今日の仕事を邪魔させてはいけません。
今日やること（一般的に言われる、Todoリスト）を、増やしてはいけないのです。
この考え方を「クローズリスト」と呼びます
【クローズリスト】
「今日の仕事はここまで！」とラインが引かれたリスト。
一度リストをクローズしたら、原則、新しい仕事の追加はできない。
この逆が、オープンリスト。
よくあるToDoリスト（やるべきことリスト）は、オープンリストの代表例です。
多くの人がToDoリストを使っていると思います。
しかし、これでは仕事は終わらないのです。
前述のように、ToDo（やるべきこと）は、どんどんベルトコンベアーで運ばれてきて、終りがありません。
すでにあるToDoを消すより早く、新しいToDoが追加されてしまうのです。
これでは、仕事が終わるはずがありませんよね。
だからこそ、今日やることは、今日の分でクローズし、『新たに出てきた仕事は明日やる』のです。
今日出てきた仕事は明日やる。メリット×３
（１）仕事の終わりが決まる＝仕事が終わる
「明日やる」にすれば、今日の仕事は増えません。
ちゃんと終わるのです。
これはつまり、ベルトコンベアーで流れてくる仕事が止まる、ということ。
私も、「明日やる」ようにしてから、その日の仕事が終わるようになりました。
そして、仕事全体がよりスムーズになり、質も上がりました。
この精神的な安定感、ホッとする感じは、仕事をしていく上で、とても大切だと感じます。
【今日は、今日の仕事に集中する】
禅語に、「一息（いっそく）に生きる」という言葉があります。
「その瞬間に集中し、心を込める」という意味です。
仕事がどんどん追加されていくと、未処理の仕事が気になってしまい、すべての仕事がおろそかになります。
これが、「すぐやる」「オープンリスト」の罠です。
目の前の仕事に集中する。
もっと早く！もっと多く！ではなく、より丁寧に仕事する。
これが、いい結果を生むのです。
（２）大事な仕事に集中できる
大事な仕事とは、例えば私で言えば、以下のようなものを指します。
今後のマーケティング戦略を練ったり
どんなセミナーをやるか？考えたり
ポッドキャストを収録したり
ブログを書いたり
それこそ、読書するのも大事な仕事
目の前の雑事に気を取られていると、こういう「重要だけど、緊急じゃない仕事」がどんどん後回しになってしまうのです。
「明日やる」にすれば、こういった中長期的に大事な仕事にも取り組む時間が十分に取れます。
それはつまり、着実に成果を積み重ね、売上アップにもつながっていく、ということです。
（３）仕事の効率＆質が上がる＝お客様にも喜ばれる
もしかするとあなたは、「仕事をすぐやらないで、明日に後回しにするなんて。それでは余計に仕事が溜まってしまって、仕事が終わらなくなるんじゃないだろうか？」と、不安に思っていませんか？
その気持ち、よく分かります。
実際私も、「明日やる」をやってみる前は、同じように不安に思っていました。笑
しかし、やってみてすぐに、取り越し苦労だったことに気づけたのです。
実は、この「明日やる」という方法は、人間の脳の仕組みを上手く活用したやり方だったのです。
人間の脳は面白いもので、仕事以外の時間にいいアイデアを思いつくことが多いものです。
例えば、以下のような逸話も残されています。
【アルキメデスのひらめき】
アルキメデスは、古代ギリシャで活躍した科学者です。
ある時、アルキメデスは、当時の王様に、「この王冠は、本当にすべて純金でできているか？混ぜ物をしてごまかされていないか？調べてほしい」と依頼を受けました。
しかし、せっかく作った王冠を溶かしてしまうわけにはいきません。
アルキメデスは、王冠を壊さずに、中身を調べる方法を必死に考えましたが、なかなかいいアイデアが思いつきません。
そんな時、アルキメデスがお風呂に入ると、お湯がザバーっと溢れました。
これを見たアルキメデスは、「水に沈めれば、取り除かれる水の量で、体積が分かる（アルキメデスの原理）」に気づき、「エウレカ！！（わかったぞ！）」とひらめいたのです。
これも、お風呂に入ったことで、脳がリラックスし、そこに「アイデアが生まれる余白ができた」と考えられます。
実際、フルパワーという本の中では、『職場でひらめいたり、アイデアが浮かぶ確率は、わずか16%』とも言われています。
私も、お風呂に入っていたり、子どもたちと遊んでいる時に、仕事の素晴らしいアイデアを思いつくことが多々あります。
これを、デフォルト・モード・ネットワーク（DMN）と呼びます。
脳のエネルギーのなんと７割が、このDMNで使われている、それくらい大事な脳の活動なのです。
仕事を「明日やる」ようにすると、このDMNが、あなたが働いていない時間にも活発に動いてくれます。
そして、明日になるまでに、あなたの脳が勝手にいいアイデアを思いついたり、段取りしてくれるのです。
例えば、以下のようなひらめきやアイデアが生まれます。
あ、Aさんに資料を送る時に、こっちの資料も一緒に送ってあげよう。
Bさんに提案しようとしていた案件、こっちのやり方のほうがよさそうだぞ。
Cさんの案件、工程３よりも工程５を先にやったほうがスムーズだ。
このように、明日やるようにすることで、脳に少し時間が与えられます。
その時間に、脳は無意識に、最適な方法を探し出してくれるのです。
（余談）人間は、はやく不安から解放されたい
以前の私は、典型的な「すぐやる人」でした。
しかし、ある時から上手くいかなくなり、悩んでいました。
そんな時に、この「明日やる」という考え方を知って、衝撃を受けました。
こんなやり方があるのか！と。
そして実際、今はすごく上手くいっています。
そうしているうちに、気づいたことがあります。
すぐやるようにしていた頃は、ただ単に「目の前で発生したタスクから、早く解放されたいだけ」だったのです。
不安や焦りを感じたくないから、すぐやろうとしていただけだったのです。
仕事に押しつぶされないように、もっと早く、もっと多く仕事しなきゃ、と思っていました。
しかし、そこには丁寧さは、ありませんでした。
そして、前述の通り、もっと早く！もっと多く！仕事をしても、仕事は終わらないんですね。笑
「明日やる」ようにしてから、もっと早く！多く！ではなく、より丁寧に仕事ができるようになりました。
すると、お客様にも喜ばれることが増えたし、それに伴ってお金もついてくるようになったのです。
禅語に、『結果自然成（けっか、じねんになる）』という言葉があります。
「結果を目的に行動するな。目の前に集中して取り組んでいれば、結果は自然とついてくる」という意味です。
今日新たに出てきた仕事を「明日やる」ようにし、丁寧に仕事できるようになってから、あらためてこの「結果自然成」の意味を実感できました。
よくあるご質問
私はこの「明日やる」方法を、セミナーやコンサルティングでもお伝えしていますが…
その中でよく出てくるご質問に、ここで回答します。
（１）緊急の仕事が出てきたら、「明日やる」じゃダメなのでは？
確かに、「本当に緊急の仕事なら」すぐ対応したほうが良いでしょう。
例えば、消防士が「火事が発生したので、現場に急行しないといけない」のように。
しかし、多くの場合、「本当に緊急の仕事」は、ほとんどないはずです。
私もそうでしたが、ほとんどは「早くやったほうがいい（と、自分が思い込んでいる）」だけです。
現代社会は、メールやメッセンジャーなどの影響で、「早く反応するのが当たり前」のような空気感があります。
しかし、それに流されていると、いつまでも仕事に振り回されることになります。
目の前の仕事は、本当に緊急の仕事でしょうか？
明日にしたら、取り返しのつかない事態になるのでしょうか？
もし、「明日でも問題ない」なら、「明日できることは、今日やるな」なのです。
今日のあなたの大切な仕事に、集中して下さい。
※もし、緊急の仕事が多発するようなら、それは、仕事の仕組みに問題があると考えられます。
（２）「明日やる」なんて、仕事が遅いと思われて、自分の評価が下がりはしないか…？
これも、私も同じように思っていました。笑
でも、大丈夫です。
私自身、「もっと早くやってください」と言われたことは、一度もありません。
明日やっても、相手の反応はなんら変わりありません。
むしろ、追加の情報を送ってあげたりする余裕が生まれて、逆に喜ばれることも結構あります。
安心して、明日やってください。
（３）「5分で終わる仕事ならすぐやった方が効率的」と聞いたことがあるのですが…
私も、それは存じています。
そして、実際にやったこともあります。
しかし、私は、上手くいきませんでした。
その理由は、以下にあると感じています。
脳は、邪魔が入ってから、もとの集中力を取り戻すまで、約23分かかる。
（引用）https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
たった5分の作業だったとしても、もとの作業を中断している時点で、これだけの無駄が発生しているのです。
もし、この「集中力の無駄」が、1日3回起こったとしたら、実に1時間以上も損していることになります。
だからこそ、5分で終わるようなことでも、原則「明日やる」をお勧めします。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
それでは、今日の内容をまとめます。
【なぜ、すぐやる人は、仕事が終わらないのか？】
仕事は、ベルトコンベアーのようなもの。
いくら効率化しても、ベルトの速度が上がるだけで、仕事量は減っていない。
大切なのは、「スピードを上げるのではなく、これ以上仕事が流れてこないようにする」こと。
【すぐやるデメリット×３】
（１）いくらスピードを上げても、仕事に終わりはない
（２）緊急もどきの仕事に時間を奪われる
（３）ミスが増え、仕事量が増えてしまう
【逆転の発想：明日やる】
今日新しく入ってきた仕事は、明日の予定に入れる。
これにより、今日の分の仕事がクローズされ、新しい仕事が入らなくなる。
結果、仕事に上限が設定され、その日の仕事が確実に終わる。
【明日やる：メリット×３】
（１）仕事の終わりが決まる＝仕事が終わる
（２）大事な仕事に集中できる
（３）仕事の効率＆質が上がる＝お客様にも喜ばれる
これからも、いろいろな業務効率化ツールやノウハウが出てくるでしょう。
しかし、どんなにこういったものを「足し算」しても、仕事は終わりません。
なぜなら、「そもそもの仕事量が減っていない（終わりがない）」からです。
足し算ではなく、「引き算（今日の仕事に上限を設ける）」ことが大事なのです。
だからこそ、「明日やる」にしましょう。
今日やる分だけで、リストをクローズしましょう。
今日の仕事に集中し、完了させましょう！
このnoteが、あなたが「すぐやる人」から「明日やる人」に生まれ変わるキッカケになれたら、とても嬉しいです^^
ポッドキャスト（Podcast）で聴きたい方は、こちら▼
この内容を、ポッドキャスト（音声）で解説したものを、以下でお聞き頂けます。
「今は、文章を読む時間がないから、"ながら聞き"だと助かる！」
「ポッドキャスト（音声）でも聞いて、より理解を深めたい！」
という方は、ぜひポッドキャストもお聞き頂けると嬉しいです^^
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